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试论公共关系学在档案部门中的运用 　　摘要:本文以公共关系学的基础知识为基础,结合档案部门的实际工作,对档案部门开展公关活动的重要作用进行了论析,提出了档案机构进行公关活动的几种方式,即正确定位、主动提供该质量的档案利用服务,举办展览、开展宣传型公关活动,加强交流、打造行业协作的纽带,以此来为档案部门赢得社会效益和经济效益。 　　关键词:档案公关公共关系协作交流 　　中图分类号:G27文献标识码:A 文章编号:1673-0992(2010)06A-0034-01 　　 　　1前言 　　公共关系是内求团结完善,外求和谐发展的经营管理艺术,以社会组织机构为主体,在自身完善的基础上运用各种信息沟通手段,协调和改善自身的人事环境和舆论氛围,使本组织机构同各项政策、活动和产品符合于相关公众的需求,争取公众对自己的理解、信任、好感和合作,在双方互利中共同发展。 　　自从实行社会主义市场经济以来,公共关系开始在社会各个领域、各个行业产生巨大的作用,并逐渐发展为一门新兴的学科,公共关系对赢利性组织来说是十分重要的,对于非盈利性组织的作用也是不可忽视的。 　　笔者认为,对于档案学及档案行业来说,一方面公共关系具有的协调关系、传播引导等功能在档案行业中同样适用,另一方面,档案本身就可以作为公关活动的手段,将公关的某些手段结合档案本身加以利用,也许可以收到意想不到的效果。 　　2档案部门进行公共活动的重要作用 　　长久以来,档案部门无论是作为文化事业机构,还是企业单位的内设机构,都已经在进行着公共关系活动,只不过没有将其作为具有明确公关目的活动而已。在商品经济的影响下,档案部门也要追求高效益,以此来提高自身的社会地位,引起全社会对档案工作的重视。 　　2.1 档案部门进行公关活动可以提高社会地位 　　档案部门作为社会生产活动的二线部门,经常不能受到应有的重视,但其保管的却是全社会各行业的重要财富, 应该引起全社会的重视,号召大家去主动开发利用。档案部门向来以低调、冷淡的形象出现,如果通过进行公关活动改变档案部门在公众心中的印象,就可以吸引用户主动利用档案,使档案和档案部门发挥其应有的作用,这样档案部门的社会地位便可以得到提高。 　　2.2 档案部门进行公关活动可以协调工作关系和人际关系 　　协调关系原本就是公共关系具有的重要功能之一,档案部门在组织内部进行公关活动,协调与同级部门、上级领导之间的关系,创造有利于档案事业发展的周边环境,就可以使人在产生某方面的需要时主动想到查找档案,为档案部门创造经济效益和社会效益提供机会。同时,档案部门在资金、人力上有需求时,向上级部门的申请也可降低难度。 　　3档案部门开展公关活动的形式 　　围绕着档案部门开展公共关系活动可能产生的巨大作用,建议档案人员在以下几方面进行公关活动: 　　3.1 正确定位,主动提供高质量友好服务 　　档案部门应将自己的性质定位为辅助性、服务性和一定的参与决策性,虽然档案部门是二线部门,但掌握的本单位活动的真实历史记录是一笔巨大的财富,如何让这笔潜在的财富转化为现实的社会和经济效益,就需要公关活动发挥作用了。 　　2000年,上海市政府收到一封来自英国的函,对方某档案馆在函中写到,上世纪初由英国设计的一座大桥将临百年的使用寿命期限,友情提示上海市政府引起注意,适时改造。这封来自英国提醒函让上海人民体会到了对方的责任心和友好态度,这便是档案公关呈现的良好效果。因此,档案部门改变过去被动的惯性,主动提供利用服务既是提高服务水平的途径,又可以达到打造良好外界形象的公关效果。 　　3.2 举办展览,进行宣传型公关活动 　　档案部门人员时常抱怨不受领导重视,资金申请困难,其实导致这种结果有档案部门自身的原因,在日常工作中体现不出价值。摆脱这种困境,建议档案部门利用所保管的档案、资料举办馆藏展览或专题展览,一方面可以引起注意,起到良好的宣传作用,改善档案部门门可罗雀的尴尬境地,另一方面可以起到激励员工、增强员工自豪感和组织凝聚力的作用,为组织发展作出贡献,从而提高自身的社会地位和组织地位。 　　3.3 加强交流,打造行业协作交流的纽带 　　如前所述,档案本身可以作为档案部门开展公关活动的手段,如何利用档案产生经济效益是许多档案机构缺乏深究意识的问题。 　　许多进行科研、生产的单位产生的档案具有必威体育官网网址性,涉及知识产权的问题,不能完全开放向社会提供利用的可以进行成果转让。科技成果技术转让是一种十分重要的档案利用服务,许多单位或职能部门在一些具体业务上具有交叉重合性,如果将一些先进技术成果进行转让就可以节约其他单位的劳动成本,为国家节省大量资金。某些单位把成果转让作为本单位创收的方式之一,每年给档案部门下达定量的任务,这不失为一种促进档案信息交流的有效手段。