项目管理学 第十章 项目沟通管理.pptVIP

第十章 项目沟通管理 沟通及其管理的概念和特性 项目沟通方法与技巧 项目沟通中的主要障碍及其解决方法 项目沟通计划编制 项目沟通计划的实施 项目会议沟通的管理 §1沟通及其管理的概念和特性 沟通的概念 沟通的过程 开展沟通的基本原则 影响沟通效果的基本要素 沟通的概念 有关沟通的最基本的概念包括以下几方面： 1.沟通的目的是相互达到理解和交流； 2.沟通的内容包括信息、思想和感情； 3.沟通是提出和回应问题与要求； 4.沟通是信息和思想交换的过程； 5.沟通是一种有意识的行为。 沟通的过程 任何沟通活动都必须有沟通主体和渠道，其中沟通主体包括信息发送者（或叫信息源）和信息接收者（或叫信息终点）。沟通的主要步骤如下： 1.确定想法 2.进行编码（Encoding） 3.选择渠道 4.传送信息 5.接收信息 6.开展解码（Decoding） 7.全面理解 8.积极反馈 9.消除干扰 项目沟通过程示意图 开展沟通的基本原则 准确性原则 完整性原则 及时性原则 充分运用非正式组织沟通的原则 影响沟通效果的基本要素 信息发送者 信息接收者 沟通环境 信息资源 沟通方式与渠道 反馈与回应 代码的多义性 §2 项目沟通方法与技巧 项目沟通中的主要方法 项目沟通中的主要技巧 项目沟通管理的概念 项目沟通管理是指对于项目全过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的全面管理。这一管理的根本目标是保证有关项目的信息能够适时，以合理的方式产生、收集、处理、贮存和使用，保证项目团队成员的思想和感情能够有效地获得交流。 项目沟通管理是对项目信息和信息传递的内容、方法和过程的全面管理，也是对人们思想和交流情感（与项目工作有关的）活动与过程的全面管理。 项目沟通中的主要方法 口头沟通：面对面、电话或会议 书面沟通：报告、报表、备忘录、信函 非语言沟通：身体语言、语调 研究表明口头沟通中信息的55%来自沟通双方的面部表情和身体姿态，28%来自说话的语调，仅有17%来自口头述说中的词汇和语言。 电子媒介沟通：电子邮件、多媒体和信息网络 项目沟通中的主要技巧1 1.聆听的问题和技巧 聆听的问题： 被动地听 注意力分散 偏见和固执 过早下结论 项目沟通中的主要技巧2 聆听的技巧： 使用目光接触和对视 展现赞许性的表示 避免分心的举动或手势 适时合理地提问 正确有效地复述 避免随便打断对方 尽量做到多听少说 使听者与说者的角色顺利转换 项目沟通中的主要技巧3 2.表述的问题和技巧 表述的问题： 逻辑不清 编码错误 缺乏互动 不生动 项目沟通中的主要技巧4 表述的技巧： 预先准备思路和提纲 及时调整和修订编码 及时合理地征询意见 避免过度表现自己 尽量言简意赅 §3 项目沟通中的主要障碍及其解决方法 项目沟通中的主要障碍 克服项目沟通障碍的方法 项目沟通中的主要障碍 沟通的时机选择不当 信息或想法不完备 环境影响和噪音干扰 虚饰和欺诈 语言与词汇问题 非言语信号的问题 克服项目沟通障碍的方法 合理地选择沟通方式和环境 正确地安排沟通次序和时间 适时地营造沟通的氛围 不能进行超范围的沟通活动 充分运用信息反馈 积极驾驭语言与使用词汇 积极地使用非语言信号 §4　项目沟通计划的编制 项目沟通计划编制前的准备工作 项目沟通需求的分析与确定 项目沟通方式与方法的确定 项目沟通计划的编制 项目沟通计划编制前的准备工作 收集与项目沟通计划相关的各种信息 1.项目沟通需求与内容方面的信息 2.项目沟通方法和手段方面的信息 3.项目沟通时间和频率方面的信息 4.项目信息来源与最终用户的信息 5.项目沟通的各种限制和约束信息 加工处理收集到的各种相关信息：整理、汇总、归纳、分类和提取 项目沟通需求的分析与确定 项目沟通需求是项目全部相关利益者在项目实现过程中的各种信息需求总和。 项目组织管理方面的信息需求 项目内部管理方面的信息需求 项目技术管理方面的信息需求 项目资源管理方面的信息需求 项目实施管理方面的信息需求 项目公众关系方面的信息需求 项目沟通方式与方法的确定 影响项目选择沟通方式方法的因素： 1.沟通需求的时间敏感程度 2.沟通方式和方法的有效性 3.项目相关人员的能力和习惯 4.项目本身的规模与内容 项目沟通计划的编制 项目沟通计划的编制结果是一份项目沟通计划书，内容一般包括： 1.信息收集和加工处理方法的规定 2.信息储存和使用方法的相关规定 3.信息的收集和处理的归档格式规定 4.信息的发布格式与发布权限的规定 5.对所发布信息的规定和描述 6.项目沟通活动的时间和行动方案 7.项目沟通活动的预算安排 8.更新或修订项目沟通计划书的规定 9.计划的约束条件与假设前提条件 §5 项目沟通计划的实施 项目的信息加工与传递 项目报告及其分类 项目