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分析纸质档案与电子档案的区别及技术保护 【摘要】随着社会经济的飞速发展，全球经济文化政治等等都在向信息化过渡，这使作为信息的主要承载体的档案类储存媒介发生了很大变化，它们的变化主要表现为文档媒介从纸质过渡到电子技术，这是由于纸质档案与电子档案存在着许多的差异，例如：现在管理模式的差异、保护技术的差异以及各自环境的差异等。当今的档案管理工作由于处于过渡期，因此使电子档案与纸质档案并存于世，为此我们更应该做好这一时期的档案管理工作，尽量快速完成纸质档案到电子档案的过渡。为此，本文将着重讲解电子档案与纸质档案的某些区别与它们的技术保护措施。 【关键词】纸质档案；电子档案；区别与技术保护 1引言 由于计算机的普及，我国各行各业的发展都离不开它，特别是由于计算机技术运用而带来的大量电子文件，这些电子文件在进行归档处理时，不管是从它的本质属性与来源等众多方面来看，还是从它的归档办法与载体来看，都是与传统的纸质文档不相同的。而这些不同就是电子档案的优势力量。 2传统的纸质档案与现代化的电子档案在管理上的不同之处 电子档案与纸质档案有很大的不同，一般来说，电子档案需要很多复杂的编码和解码过程，只有这样才能进行利用，它和载体之间是没有什么必然联系的，它可以被复制或者储存在不同的媒介中，只要阅读者愿意，他们就能随时调出需要阅读的信息。因此面对这如今社会中的电子档案，传统中的管理方式早已与其不符。 2.1归档时间的差异。 通常看来，电子档案的归档时间具有随意性，它既可以在文件办理结案后归档，也可以在一个时间统一归档。这样做有两点好处，其一是可以在一定程度上保证档案的完整，避免档案遗漏；第二点是不但可以避免档案的流失，还比较符合电子档案自身的特性。 2.2归档方式的差异。 电子档案在形成时为了保护它在处理的过程中不会出现错误，就要随时的进行信息认证和身份认证，这样才能够确定档案部门所收到的档案是最原始的、最准确的，从而确定电子档案的法律地位。 2.3保管方式的差异。 因为电子文档的长期可读性受到信息多媒体的影响，而电子档案的载体也很容易老化，因此，档案部门的工作人员一般在接收到电子档案时还会打印一份纸质档案用以保存，并且将接收到的电子档案转化为通用的格式进行保存，这样做可以更加方便的利用资源。 2.4管理方式的差异。 由于电子档案局有一级管理的特殊性，因此档案部门在接收到档案时应该给每一份档案编制独一无二的档案号。这样做的好处是：当有人在条查档案资料是可以根据档案编号来进行查询，减轻的档案工作人员的工作负担。 3电子档案和纸质档案在保护技术上的差别 电子档案因为自身所独有的特性对传统的纸质档案造成很大的冲击，因此它们在保护技术上也有许多不同。 3．1载体寿命的差异。 传统的纸质档案的载体是纸张，而纸张的使用寿命是由前纤维素来决定的，可是纤维素在一定的条件下会有氢化与水解的迹象，因此档案管理人员在管理和维修档案时，应该注意发生这两种迹象所需要的前提条件，只有这样才能让纸质档案保存的时间越来越长。电子档案的档案载体是光盘和磁性物质，但是这些材料是极不稳定的，它很容易氢化或者和碱溶液发生化学反应，因此与纸质档案的保存时间相比，它的保存时间是很短的。 3．2环境条件影响的差异。 3.2.1温湿度影响的差异。 由于纸质档案的载体是纸张，而对于纸张而言，温度过高或者湿度过高会使纸张发生一些化学反应，对纸张内部的影响不好，并且还会使字迹发生扩散；当电子档案处于温度较高的环境中，光盘的载体会变形，这样会影响到电子档案的读取。经过多次试验验证，纸质档案的最佳保存温度应该在14℃～24℃之间，最佳的湿度是在45％到60％之间；电子档案的最佳保存温度应该是在l6℃～2O℃，最佳适度是4O％±5％，由此可知，温度对纸质档案和电子档案的影响是不同的。 3.2.2灰尘影响的差异。 其实灰尘对于纸张档案的影响是不太大的，因为即使造成了纸张磨损的情况，也是可以通过后期修复来读取档案的具体信息。但是灰尘对电子档案的影响却是极大的，它一旦对档案造成损坏，载体上的信息就会丢失，读者也无法读取自己所需要的信息，电子档案也就失去了存在的意义。因此，在保护电子档案的具体措施上，要防止灰尘对档案的损坏。 3.2.3外来磁场和机械震动影响的差异。 外来磁场和机械振动对纸质档案基本是没有影响的。但是电子档案却不一样，它需要远离强磁场，并且还要避免强烈的震动。 3.2.4光线和有害气体影响的差异。 光线和有害气体对纸张具有危害作用，主要体现在是纸张发生水解和氧化的现象，这些会使纸张的强度发生变化；光线与有害气体对电子档案的影响要更大。一般来说有害气体大多具有酸性，它会腐化电子档案的载体，是电子档案的信息丢失。光线会使其在体发生一些光化学反映，具体是会光盘老化，强度下降。而紫外线就会破坏载体的稳定性，减