公文处理的基本要求.doc.doc

公文处理基本要求 一、版面要求 （一）字、行定义 1、字。标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。字形高和宽均为5.6mm。通常标题字号为小二，正文字号为三号。 2、行。标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。每行距离为5.6mm+7/8×5.6mm=10.55mm，一般简称每行为10mm。即：行距为26至30磅，通常为28磅。 （二）公文用纸 版面及版心尺寸 1、版面。采用A4纸型（长宽为260mm×184mm）。 2、版心。上白边（天头）为：28磅左右 ????? ???下白边（地脚）为：28磅左右 ????? ???左白边（订口）为：28磅左右 ???? ????右白边（切口）为：28磅左右 （三）排版规格与印刷、装订要求 1、排版规格。公文的基本字形采用3号仿宋体，一般每页排20行，每行排28个字。公文标题用加粗小2号华文中宋体；一级标题用加粗3号黑体，用汉字数字“一、二、三、四……”标识；二级标题用加粗3号楷体，用汉字数字外加小括号“（一）、（二）、（三）、（四）……”标识；三级标题用加粗3号仿宋体，用阿拉伯数字“1、2、3、4……”标识；四级标题用3号仿宋体，用阿拉伯数字外加小括号“（1）、（2）、（3）、（4）……”标识。 2、印刷要求。一般公文均要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm；黑度要求100%。对发文机关名称以及反线、文武线等要求采用红色，但不要采用鲜红，而采用淡红或浅红，有利于视觉。 3、装订要求。采用左侧装订，订位为两钉外订眼距上下边各四分之一处，允许±2mm误差。订锯与书脊间距离10mm，允许误差±2mm，无坏钉、漏钉、重钉。成品要求四角成直角，误差不超过±1mm。 （四）公文中各要素标识规则 机关公文格式分三大块，即眉首、主体、版记。 1、眉首区。红色反线以上部分。眉首区内容包括：必威体育官网网址等级、紧急程度、发文份号、发文机关名称及发文字号等内容。 a、必威体育官网网址等级。标识在眉首区左上角第1行。根据国家必威体育官网网址法的规定，国家秘密共分三级，即：“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”级文件必威体育官网网址期限为30年，“机密”级文件为20年，“秘密”级文件为10年。必威体育官网网址公文超???上述规定年限就可以解密。 b、紧急程度。机关公文紧急程度分为二级，即“紧急”、“特急”，标识在眉首区左上角，当没有必威体育官网网址等级时紧急程度可标在左侧第1行。 c、份号。可在版记栏单列“共印××份”。 d、发文机关名称。发文机关名称采用红字标识。要标发文机关名称的全称或规范化简称，在机关名称后要加“文件”2字。标识位置在眉首区距版心顶部15mm处用小标宋体标识，字体字号不应大于15mm×22mm（宽×高），发文机关名称居中对称摆放。如遇字数较多可分2行排放，但“文件”2字在末尾居2行中间位置摆放。 e、发文字号。发文字号一般由三部分内容组成，即发文机关代字、发文年代、发文号三部分内容。标识位置在发文机关标识下面空2行即20mm处，用3号仿宋体字居中排布。其中年份要标全称，外用六角括号“[ ]”括入。公文编号，不编虚号（即1不编成01或001），在编号前也不加“第”字。例如：临发[2006]5号。 f、反线。即在发文字号下面空4mm处划的一条红色实线。其粗为0.8mm—1mm，长为130mm，中间加“★”。这是眉首区与主体区的一条分界线。 2、主体区。包括标题、主送机关、正文内容、附件、发文机关印章、成文时间、附注、说明等项目。 a、公文标题。一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部分内容。发文机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。文种则按《条例》的规定选用标识。公文标题的位置在反线下空2行即20mm处标识。标识标题时除要注意准确、简洁、齐全、美观、对称外，还要注意标题中引用的书名、人名、数字等不要分离。标题中一般不用标注标点符号，但在特殊情况下仍然需要使用标点符号。当标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，要用引号；当标题或者标题中的某一部分需要注释或说明时，要用括号；当标题中出现并列词语时，要在并列词语之间使用顿号；当标题中出现书名、文章名和报刊名时，要用书名号；当公文标题由正副题组成时，副标题应当在正题之下偏右位置由破折号引出。 b、主送单位。指要承办公文事由的单位。标识在公文标题下空1行即10mm位置，左侧顶格用3号仿宋体字标识。回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标识全角冒号。主送机关名称用全称。 c、公文正文。在主送单位名称下面1行标识，标识时，每个自然段开头空2个字。回行时顶格书写。数字、年份不能回行。 e、附件。公文如有附件，在正文结