谈谈人事档案的管理利用及信息化建设.docVIP

PAGE  PAGE 5 谈谈人事档案的管理利用及信息化建设 　　【摘要】事业单位的人事档案是人才信息的重要存储器，能记载人才的重要信息，反映人员的学习工作经历、工作表现奖惩情况、工资薪酬、职务职称、历史背景，是组织部门选拔任用干部的重要依据。管理好利用好人事档案，加强档案的信息化建设，对于开发人力资源有着重大的作用。 　　【关键词】事业单位 人事档案 信息化建设 理由策略 　　伴随着事业单位的人事制度改革，人事档案管理工作也日益显得重要。事业单位的人事档案是人才信息的重要存储器，能记载人才的重要信息，反映人员的学习工作经历、工作表现奖惩情况、工资薪酬、职务职称、历史背景，还是组织部门选拔任用干部的重要依据。管理好利用好人事档案，加强档案的信息化建设，对于开发人力资源有着重大的作用。下面就结合自己的???作谈谈事业单位的人事档案管理存在的理由及策略。 　　一、人事档案管理工作中存在的理由 　　（一）不重视对人事档案管理 　　人事档案工作是一项默默无闻的工作，整日里面对的是档案柜和一本本的人事档案，不像其他工作那样有色彩、有味道，怎么努力都没有明显的成绩。正是这样的静默，使得社会及相当一部分领导干部对人事档案工作的重要性认识不足，且都存在一些误区。在人们的心里，档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，能应付外调、查档就可以，就是好档案员。所以这是一项最容易被忽视的工作，提到日程上来的机会几乎没有。各单位的的档案工作，基本上是“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的局面。人员素质不高，工作积极性不高，被动应付，便是档案管理工作的写照。 　　（二）缺乏有效的档案管理 　　人事档案工作只看重以往个人历史信息记录的维护，忽视现期内容的补充和更新。一部分人员业务素质不高，没有经过专业的档案知识培训，档案收集意识淡薄。所以工作中对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务处理不当，缺乏全面性、系统性、连续性；对于应该归档的材料没有及时整理归档，档案的收集、整理、储存、检索以及利用等方面，仍沿用传统的管理策略，整理档案靠小作坊式加工，档案材料的检索基本靠手工完成。如此种种严重影响了档案管理水平。 　　（二）档案的搜集管理意识不强 　　档案管理工作的主要内容便是材料收集和保管。但现实情况却是有些档案员档案意识淡薄，搜集和保管档案的重视程度不够，轻视了这项工作的重要性，导致部分人事档案材料跟不上个人经历的变化，给档案的使用带来诸多不便。 　　人事档案材料不健全。现存人事档案内容单一，选拔任用干部时，只能从干部人事档案中得到如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等一些基本信息。档案缺乏动态管理，人事的继续教育、德能勤绩、收入、经济审计、组织考察等重要内容几乎没有资料可查。 　　干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，单位应当配备专职人员管理，单独存放。但实际情况却不尽如人意，有些单位还是有人兼职管理，或者非专业人员管理。 　　（三）人事档案信息化、现代化水平不高 　　一些单位虽然配备了微机，但是也仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索。微机成了工作人员的工具，而不是档案管理的机器。根本不能实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时代发展对档案工作管理的要求。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。 　　二、做好人事档案管理的措施 　　（一）健全制度 　　结合档案工作实际，建立健全档案管理的各种规章制度，干部档案工作人员职责、干部档案查借阅制度、干部档案保管必威体育官网网址制度、档案材料的收集制度等。把档案的管理工作责任落实到人，奖惩分明，确保档案管理工作有章可循，有据可依，规范运转。 　　（二）加强信息化建设 　　人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，有关信息全部录入计算机，利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷，为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时，突出个人特色，实现档案的动态管理和补充。同时要注意电子档案的安全必威体育官网网址工作，因为电子文字修改后是不留痕迹的，电子档案的安全必威体育官网网址是档案信息化管理的前提工作。 　　（三）配备专职档案人员管理