CH-NK01内控管理工作策划(行政).docVIP

内控管理工作策划（行政） 项目 工作要点 工作标准 管理控制 责任人 工作记录 支持文件 1 文 件 处 理 1 对 外 发 文 1.经办部门撰写发文内容，部门经理、分管领导、总经理逐级审核。 2.行政部审核备案、加盖公章。 3.填写《文件发放签收登记表》，行政部统一对外发文。 1.对外文件必须经总经理签字同意后由行政部盖章发文。 2.涉及费用的文件，须经分管财务副总及总经理共同签字后方可上报。 3.涉及机密的文件，由总经理亲自督办。 行政部经理 《文件发放签收登记表》 《函》 2 收 文 1.所有外来文由行政部审核签收、登记，并填写《文件收转登记表》。 2.根据需要填写《文件批阅单》，呈送总经理批示。 3.行政部根据领导批示意见转至相关领导或部门传阅，并按处理权限、期限等对承办部门（人员）进行督办。 4.各部门收到文件后按照总经理批示办理。 5.执行后行政部负责将相关记录归档。 收文后由行政部及时呈办或告知相关人员。 行政助理 《文件收转登记表》 《文件批阅单》 3 内 部 事 务 处 理 1.部门之间发文以《内部联络单》（纸质、OA均可）的形式传递，并由相关领导签批确认，由相关部门存档。 2.被联络部门应在《内部联络单》时限内完成工作，并将处理结果反馈联络发起部门。 3.发起部门将重要《内部联络单》存档。 各部门文员 《内部联络单》 2 印 章 管 理 1 保 管 使 用 1.印章使用部门须填写《印章使用登记表》，由部门经理、分管副总签字确认报总经理审批后方可使用。 2.部门如需加盖财务用章，须经财务经理及总经理批准后方可使用。 3.掌印部门核对文件和相关手续，在需要用印文件上盖章，文件多页的需加盖骑缝章。 4.用印部门使用印章后，将用章文件复印件交行政部归档。 1.公章由行政部保管；财务章由财务负责人保管；法人手章由财务部出纳保管。 2.审批签字齐全方可使用。 3.特殊情况总经理室电话确认，事后补签。 行政部经理 财务负责人 财务出纳 《印章使用登记表》 2 刻 制 、 更 换 、 废 弃 1．印章的刻制、更换、废弃必须由总经理批准。 2．印章刻制、销毁由行政部负责。 1.印章模糊不清。 2.印章损坏。 3.公司名称变更或税务号变更。 行政部经理 3 证 照 管 理 1.在规定的时限内依照国家相关规定完成证照的申办、补办、变更等工作。 2.确保证照保存环境的安全与适宜。 3.建立证照保管明细，在规定的期限内完成年审、变更等工作。 4.与各部门业务相关的证照，可提供盖有公章的复印件，并在复印件上注明用途。 5.因业务需要使用证照，需填写《档案借阅/复制登记表》，并按权限进行审批。 1.行政部负责与公司运营相关的证照管理工作，包括但不限于：企业法人营业执照、组织机构代码、资质证书、车辆证件、停车场许可证等。 2.财务部负责税务相关证照的管理工作。 3.借用证照复印件需行政部经理审批，借用证照原件需总经理审批。 行政部经理 《档案借阅/复制登记表》 《档案借阅/复制审批单》 4 名 片 管 理 印 制 1.名片版样、格式必须按公司标准要求。 2.印制名片须由部门经理、行政部经理、分管副总签字后，方可交行政主管由指定单位制作。 3.名片只限公司部门副经理级以上人员印制，业务部门员工如需使用，需报总经理审批。 审批签字齐全后可印制。 行政主管 《名片印制审批单》 5 档 案 管 理 1 归 档 行政部负责档案范围中所描述各类文件的管理和规范。 档案收存范围包括但不限于：各类合同、协议、公函等对外文件；公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、考察、凭证价值的文件。 凡处理完毕的文件、资料及其他材料均要归档保存，进行资料移交时，必须由经办人及行政部兼职档案管理员的签定确认。 档案整理要求根据业务流程进行，做到条理清晰，便于检索。 行政部经理不定期抽查各部门档案管理情况。 2.各部门负责收集日常业务档案，整理归档，保证档案的完整。 行政部兼职档案管理员 各部门文员 2 保 管 1.根据档案年度、种类进行分类保管。 2.建立电子索引目录。 3.设立专用档案室，每年将分类好的档案存放入档案室集中保管。 4.各部门文员于次年3月31日前将本部门上年度形成的分类好的档案移交公司档案室，由行政部统一保管。 行政部负责做好档案的防火、防潮及防虫工作，保证档案安全。 行政部兼职档案管理员 各部门文员 《档案索引目录》 《备考表》 《档案移交清册》 5 档 案 管 理 3 借 阅 / 复 制 1.档案资料借阅、复印必须履行审批流程。 2.借出、复制公司档案的需经公司总经理同意，经办人在《档案借阅/复制审批登记表》上亲笔签字，方可进行查阅。 3.员工可直接查阅本人所在部门非涉密档