第一讲文件新建和保存.docVIP

第一讲 办公自动化中级课程概述 很多人一提到Office软件,就会觉得非常简单,只是打打字,做个表格啊,没什么的。其实这是对office众多功能中的一个小小用途，很多其他更强大的功能才是提高工作效率的方法，比如WORD能制作漂亮的版式，EXCEL有功能强大的数据运算和数据处理功能，POWERPOINT可以制作绚丽的幻灯片，OUTLOOK可以轻松地管理邮件、安排日程等…… 很多人对OFFICE软件不陌生，只在一直在一知半解的状态下，有时候可能会因为一个效果无法实现而浪费了很多时间，不利于工作效率的提高，试想如果能免熟练掌握OFFICE软件的使用，就可以用更少时间去完成相同的工作。 一、OFFICE 应用程序简介 Office 包括了多个满足不同需要的应用程序，主要的应用程序有： WORD 是文字处理程序，它适用于制作各种文档，如文件、信函、传真、报纸、简历等，也可以利用它快速制作网页和发送电子邮件。 EXCEL 是电子表格程序，利用它可制作各各复杂的电子表格，完成繁琐的数据计算，将枯燥的数据转换为彩色的图形形象地显示出来，大大增强了可视性，并且可以将各种统计报告和统计图打印出来，掌握EXCEL可以成倍地提高工作效率。 POWERPOINT 是演示图形程序，制作幻灯片，可用于单独或联机创建效果。而且可以将制作的幻灯片在计算机上演示或发布到网站浏览。 ACCESS 是数据管理程序，具有强大的交互性，用户不用编程就能够创建整个数据库，利用它可以将信息保存在数据库中，并可以对数据进行查询及生成报告。 OUTLOOK 是个人信息管理器和通信程序，可用于组织和共享桌面信息，并可以与他人进行通信。MSN 二、软件的安装 1、要有软件的安装程序 第一种：购买 第二种：网上下载 第三种：复制他人的软件 U盘或移动硬盘 CTRL+C复制 CTRL+V粘贴 W2K/安装软件/office大全/ 双击安装程序（SETUP.exe） 2、当一个软件我不需时候，怎样去除？ 开始菜单/设置/控制面板/删除或添加程序 三、WORD 应用基础 软件的启动1、开始菜单/程序2、快捷图标(开始菜单/程序上右击击选择 发送桌面快捷方式)3、双击一个已有的WORD文件（.DOC） 软件的退出1、窗口控制按钮2、ALT+F43、任务栏上右击选择/关闭 工作界面1、标题栏位于窗口最上端，作用是显示当前正编辑的文档名称、公司、软件名称，当文档还未保存时默认为文档1、文档2……2、窗口控制按钮最小化:窗口缩小为一个小图标还原按钮:窗口缩小一部分,该按钮变为最大化,单击窗口放大覆盖整个屏幕.关闭:窗口关闭。3、菜单栏包括了WORD中的所有命令。单击只能展开菜单栏的一部分，双击全部展开，或单击之后停留。灰色代表不可用…代表将弹出对话框三角代表级联菜单4、工具栏工具栏调出：在空白区域右击 或者 视图菜单工具栏可以随意移动，将光标放置在工具栏的前方添加与删除工具栏上的按键 在工具栏最右边单击下拉箭头选择5、标尺水平、垂直以字符为单位，通过标尺可以设置页边距。6、页面区域7、滚动条水平与垂直翻页与浏览按钮8、状态栏显示当前光标所有页、行、列，共有多少页，当前的输入状态。 文件的基本操作1、新建 CTRL+N 任务窗格 可以新建空白文档，也可依模版新建，还可 以新建邮件或网页。 2、保存 常用工具 文件菜单 CTRL+S 工具/安全性/保存密码（打开与修改）3、另存 F124、关闭 CTRL+W 第一种：在保存对话框中设置（打开密码与修改密码） 打开密码：没有密码不允许打开文档； 修改密码：没有密码不允许修改文档，但可以只读方式打开文档。 第二种：工具菜单/选项/安全性 注：无论是设置、修改、删除密码之后一定需要进行保存。 文件的基本编辑 1、换段与强制换行 2、换段是直接回车，换行有两种：一种是文档输入到版心最边缘时自动换行，另一种是强制行，SHIFT+回车 3、在页面上输入内容时需要单击插入点，在插入点进行输入。4、即点即输：光标在任意位置上双击都可以设置插入点进行输入。5、工具菜单/选项/编辑/启动即点即输功能6、即点即输有三种对齐方式：左对齐、居中对齐、右对齐 （1）中文与英文输入法切换 CTRL+空格 （2）中文与中文输入法切换 CTRL+SHIFT （3）输入英文字母的大小写 在中文状态下按SHIFT输入字母大写 打开字母大小键（CAPS LOCK） 再按SHIFT输入的是小写 （4）全角与半角切换 SHIFT+空格 （5）中英文标点 。，., CTRL+。 文档视图普通、网页、页面、大纲、阅读版