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石家庄铁道大学党政办公室 关于改进和加强公文处理工作的通知 校属各单位、机关各部门： 我校于去年10月份，根据中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理条例》（中办发〔2012〕14号），重新修订了《党政公文处理实施细则》。新细则实施以来，较大程度上促进了学校公文处理工作规范化、程序化，但也存在一些问题。我们对学校公文处理工作中经常混淆、出错的内容进行了梳理并归类说明，现印发给你们，请结合单位、部门实际抓好落实，以进一步改进和加强学校公文处理工作。 一、关于公文格式 （一）公文标题。由发文机关、事由和文种三个要素组成，缺一不可。标题中除书名号、引号、顿号、连接号和括号外，不用其它符号。标题可分一行或几行分布，回行时要做到词义完整、间距恰当。标题中涉及到年份要用阿拉伯数字标示。字体一般用小标宋体或华文中宋加黑，字号根据字数多少可选用2号字或小2号字，以庄重、美观为宜。 （二）主送机关。用单位全称或规范化简称。位于标题下一行，左侧顶格，后加冒号；若有回行，仍顶格。字体用3号仿宋体，不用加黑。 （三）正文。正文的字号都是3号字。 1.标题层次。标题序号应按“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”分级规范排列；字体应按“一级标题用黑体、二级标题用楷体加黑、三级标题用仿宋体加黑、四级标题用仿宋体不加黑”标注。 2.正文内容。在主送机关下一行，左空2字用仿宋体开始书写。一般为单倍行距或28磅行距较为适宜。文中数字、年份在回行时要注意完整，不形成两行排布。此类情况可通过调整字间距避免。 3.常用符号。引用文件时，年度括号要用六角括号〔〕（在word“插入”栏“符号”中可找到），实际中常用“[]、【】、〖〗”是不合规范的。文中作为副标题或内容小结时常用到的连接号“——”时，可从word“插入”栏“符号”中找“特殊字符”第一个，需要划长时可多重复几次。 （四）附件说明。公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后加冒号，标注附件名称，不加任何标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标示（如：“附件：1.ⅹⅹⅹ”），第二个附件，数字部分要与上一个数字对齐排列。 （五）署名和成文日期。 1.署名。一个发文单位或两个发文单位时，均要署名。署发文机关全称或规范化简称。这个与之前“一个发文单位或两个发文单位均不署名”有根本区别。 2.成文日期。一般署会议通过或校领导签发日期。若联合行文署以最后签发校领导的签字日期为准。根据省委、省政府和省委教育工委、省教育厅文件格式，成文日期一律采用阿拉伯数字标示。 （六）印章。正式文件都需要加盖印章，但印章要与署名机关相一致。有特定发文标志的普发性公文和电报可不盖章，如学校的各类简报等。 （七）附注。是指需要说明的其他事项。一般为公文的发放范围、注意事项或联系人及联系方式。标注在成文日期下一行，左空2字用圆括号标识。请示类公文一般要标示联系人及联系方式。校内请示文件因部门、单位间都相对熟悉可不标示联系方式，但向上级机关报送请示文件时，一定要在附注位置标明联系人、联系方式，以方便及时联络。 （八）附件。在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，如“附件1”。下空一行，标注附件标题。附件名称和序号要注意前后一致。 二、关于易混淆的几个文种 （一）请示与报告。最常用的两个文种，都是上行文。报告是用于向上级汇报工作、反映情况或答复询问等。请示则是向上级要“钱、财、物、人”等并需要上级明确答复，“批复”就是专为“请示”所设。请示要一文一事，报告可以是综合性的。在标题中要注意不能出现“请示报告”字样。另外，二者的结尾有所不同：报告结尾可有可无，若有可用“特此报告”、“专此报告”、“请审示”、“请审核”等。请示结尾用语必须有，可用“以上请示妥否，请予核准”、“可否，请批示”、“当否，请批复”等。 （二）意见和实施意见。这两个文种都可直接行文，但涵义上有所差别。意见一般用于校党委、校行政对某项工作的决策。实施意见一般为落实上级意见的延伸。它们的标题写为：XXX关于XXX的意见（实施意见）。一般情况下，基层单位在落实意见或实施意见时，要以实施方案来对应。 （三）规定、实施方案、规划、纲要、计划、安排。规定这个文种在新条例中已去除，所以它同实施方案、规划、纲要、计划、安排等都不是法定文种，不能直接印发，只能用“印发性通知”。如，学校“十二五”及中长期改革发展规划纲要，就以“中共石家庄铁道大学委员会关于印发《石家庄铁道大学“十二五”及中长期改革发展规划纲要》的通知”来印发。再如组织部最近拟定的《领导联系服务辅导员制度实施方案》，也以“中共石家庄铁道大学委员会关于印发《领导联系服务辅导员制度实施方案》的通知”予以印发。 （四）汇报与报告。汇报是非法定文种，但非常常用，是向上级机关汇报工作