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档案管理规定总则为规范文件等材料的归档工作，完整、系统地保存公司档案，促进档案工作为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合固安九鼎建筑有限责任公司（下称“公司”）实际，特制定本规定。组织管理2.1文件归档流程文本文件、招投标文件归档流程移交合约预算部工程技术部财务部文件收集整理列出清单移交保管编目归档文件材料文书文件各部门工程技术部档案保管移交移交招投标文件按档案管理要求整理立卷生产办公室 注：各部门于每年3月1日前将上一年办理完毕的文件材料整理列出清单后由工程技术部按有关规定、规范进行归档、移交。施工资料及竣工文件归档流程档案移交工程技术部各项目经理部负责编目归档整理分类文件收集管理流程检查接收责任部门注：项目经理部按当地城建档案馆相关规定进行整理、立卷、移交工程技术部验收合格后交公司档案室进行管理。当超过保管期限时2.2档案管理流程档案销毁归还登记归还检查档案借阅借阅登记主管领导批准借阅申请档案保管归档职责与范围档案管理所称档案是指公司在经营、管理工作中形成的真实的、具有一定保存、利用价值并经过系统整理、立卷归档集中保管起来的各种不同形式和载体的材料。所有工作人员，对档案形成工作均负有责任。对各自经办的文件材料应及时收集、保管并对其完整性、准确性负责。档案工作应列入到各部门和项目经理部各项管理程序和职责范围中，并应作为考核的一项基本内容。文书文件材料的归档工作执行国家及集团公司的相关规定，保管期限分为永久、长期、短期三种；施工资料和竣工文件的归档工作按项目所在地政府有关规定执行，本公司暂时执行河北省廊坊市固安县的有关规定。归档的文件资料必须及时、真实、完整、准确、系统化，文件材料的组卷、归档要规范、合理，符合国家档案标准及集团公司有关规定。工程技术部协助各职能部门对归档的文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认。对应当立卷的文件、材料必须按规定向主管部门移交，任何部门、个人均不得据为己有或擅自带走和毁弃。同一事项由多个人员或部门经手办理的文件资料，应由主经办部门和经办人负责将资料收集齐全。3.1文书文件工程技术部负责文书文件的归档、管理工作。3.1.1归档类别文字、图表类：包括文字、图纸、表册、画册等。声像类：包括照片、录像带、磁盘、光盘等。实物类：包括证书、奖杯、奖旗、牌匾等。3.1.2归档范围各部门负责各自职责范围内形成和保存的已办理完毕的上一年各类文件、资料，包括声像类、实物类材料的收集、整理工作，并将应归档的文件、材料列出清单，于次年3月1日前向工程技术部移交。声像、实物类材料经办人应附有文字说明。3.2招投标文件招投标文件（含总包合同、中标通知书、授权委托书）的归档工作由招投标责任部门负责。履约类保函由财务部负责。3.2.1归档类别招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、投标邀请函等。投标书、资格预审文件、履约类保函、授权委托书、投标澄清文件、修正文件等。中标通知书等。合同谈判纪要、合同审批文件、合同书（含分包合同）、合同变更文件等。3.2.2归档范围各有关部门负责将本部门涉及的招、投标文件、法律文书收集齐全，列出清单交招标责任部门。3.3施工资料及竣工文件项目经理部负责将所施工程的施工资料及竣工文件的收集、整理、立卷归档工作。项目经理部应随工程进度及时收集、整理施工资料并按专业进行归类，由相关业务部门整理保管。工程技术部负责各项目经理部竣工资料的审核及验收，合格后归档保存。施工资料及竣工文件归档，必须经过分类、整理，并应组成符合要求的案卷，案卷必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。归档文件分类要一目了然，便于今后的管理与查找。立卷、归档格式统一要求如下：所有资料必须采用A4纸。格式：1、封面：应采用统一、能体现公司形象格式。一般使用硬面淡黄色；2、字体：宋体 项目名称（2号字）施工技术文件（初号）；3、类与类（C0-C1……）(2号字)，类与类之间建议用彩色插页分开；4、工程资料纸小于A4纸时，必须托裱在A4纸上，上述资料在装订时需剔除金属物，在其右上角，反面有内容在左上角编上页码后，将封面、目录、资料、封底在左侧打三孔用棉线装订在一起，归入对应的档案盒内。应按如下分类表建立档案盒侧面标签：工程资料分类表C类 施工技术文件B类监理资料A类基建文件C0合同管理资料C7施工质量验收记录C6施工试验记录C5施工记录C4施工物资资料C3施工测量记录C2施工技术资料C1施工管理资料C0合同管理资料工程图纸归档需折叠成A4纸大小并进行统一编号（号码编在图纸右上方），将封面、目录、图纸、备考表用棉线在左上角装订在一起，装入档案盒内。以固安九鼎建筑有限责任公司名义承接的项目，封面下方文字即“固安九鼎建筑有限责任公司。3.3.2归档时间及要求施工资料和竣工档案在工程竣工最终验收