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浅谈医院数字档案室建设及其优越性 　　摘要：数字档案室建设是信息时代档案工作的主题，是当今社会档案管理工作的必经阶段，也是医院信息化技术发展的重要组成部分。如何应用现代信息技术，对各类档案信息资源进行数字化管理，使档案工作向规范化、数字化迈进，已成为时代的必然要求。通过数字档案室建设，利用电子计算机互联网信息化功能，改善档案归档方式，提高其检索水平，完善资源整合共享，使得医院档案信息更具完整性、有效性、便捷性。 　　关键词：数字档案室；建设内容；优越性 　　近年来，随着我国医疗卫生体制和医疗保险制度的不断健全，以及现代医学信息科技的飞速发展，在医院各项管理工作中产生的信息日益增多。而档案工作为医院信息资源的重要组成部分，涉及方面囊括了医院经营管理、医疗服务评价、疾病预防控制、社会医疗保障、保险理赔、医疗纠纷和法律案件等领域，同时也为医院的医疗、教学、科研、经济活动提供基础性信息，它还是评估和衡量医院管理，技术水平和医疗质量的重要依据。 　　1数字档案室的含义 　　所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术，数字化具有简单、直观、速度快等优点。数字档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用，使其管理模式发生转变。它是随着计算机网络技术、多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。 　　2数字档案室建设的主要内容 　　从对象来看，数字档案室建设的内容主要包括以下两个方面：①对原有馆藏纸质档案进行数字化，即将原有传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换；②对正在形成的电子文件进行及时归档与保存，做到电子文档的齐全完整、真实有效。从档案数字化的程度来看，内容分为以下两个层次：①档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；②档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。从数字化的过程来看，档案数字化建设应包括数字化档案的收集整理、存储保管和查阅利用等方面。我们可以通过文件和档案一体化的方式，借助计算机技术及相关信息技术完成数字化档案的收集整理；采用磁盘、光盘等数字存储设备实现数字化档案的存储保管；由计算机及其网络技术实现数字化档案的查阅利用。 　　3数字档案室建设的优越性 　　3.1有利于部门立卷制度落实 档案室代替部门立卷的现象在我国大中型医院很普遍。个别立卷科室、部门一年中分几次乃至几十次送一些零散材料给档案室由档案管理人员代为立卷，由于档案管理人员对该科室、部门的工作不了解，无法判断材料是否齐全完整，从而影响档案卷的质量。医院数字档案室建设以后，档案实现数字化、网络化管理，由各归档部门工作人员将文件材料输入网路系统，由档案室管理人员统一负责立卷编码保存，从根本上保证了档案收齐收全的归档原则。 　　3.2改善文件的归档方式，使得档案管理将不受时间和工作环境的限制，大大提高了工作效率 日常管理工作中，档案工作人员要对各类文件进行及时整理和录入。纸质文件时代，工作人员需采用手工及笔录的方式，花费大量的时间和精力在整理档案和登记目录上，工作量巨大且任务繁重。信息化时代，数字化档案室建设后，工作人员只需利用计算机软件进行工作，它会提供统一的信息格式，使各部门人员可以随时随地利用医院联网计算机进行录入，并将录入信息由后台直接发往档案管理人员处进行统一立券编码，改善了其他人员只能上班时间去档案室才能归档整理。 　　3.3提高了档案信息的检索、利用水平，有利于档案内容信息的开发，使医院各项工作开展更加便捷 传统档案管理查询文件需进行手工查询档案资料，费时费力。某些档案还不一定能够顺利查到。数字档案室建设后，对档案信息化处理，采用了电子目录和电子文档归档，提供了快捷的电信信息查询系统，使用时只需输入关键词，可搜到体现同一事件（问题）的若干历史性联系的电子文件，帮助利用者了解事情的来龙去脉，满足利用者关于某一专题的深层次查询需求。 　　3.4便于档案资源的保护、整合和共享 现今社会随着互联网的普及实施，电子计算机已大量应用于医