办公用品管理制度--规章制度_0.docVIP

办公用品管理制度--规章制度 办公用品管理制度 第一章　总　则 第一条　为了有效地对办公设备进行采购和管理，规范公司办公设备采购流程及管理工作，控制办公用品预算费用，使公司办公设备在生产和管理中充分发挥作用，特制定本制度。 第二条本制度办公用品包括固定资产类办公用品、低值易耗类办公用品和消耗类办公用品。 第三条公司办公用品管理实行归口管理和分级管理相结合的原则；实行谁主管、谁承办、谁负责的原则。 第四条办公用品管理涉及的所有项目审批表、采购信息、用品入库、维修、领用等具体遵照相关使用管理制度执行。 第二章　职　责 第五条　行政管理部门是公司办公用品归口管理部门，其它部门为各部门办公用品管理部门。 第六条　根据公司年度预算和各个部门需求，行政管理部门确定各个部门全年办公用品的预算费用，制定办公用品年度采购计划，由公司主管领导审批后生效。其中各部门全年办公用品的预算包括固定资产类办公用品预算费用、低值易耗类办公用品预算费用和消耗类办公用品预算费用。 第七条行政管理部门控制全公司年度办公用品的预算费用，各个部门控制本部门年度办公用品的预算费用。 第八条行政管理部门根据各个部门全年办公用品的预算费用和需求，负责配发办公固定资产类办公用品， 第九条行政管理部门责提供低值易耗类和消耗类办公用品清单，使用部门根据清单领用低值易耗类和消耗类办公用品。 第十条行政管理部门负责收集供方资料、签订订货合同，采购办公所需的满足质量和技术要求的各类办公设施。 第十一条　行政管理部门对办公用品使用部门有监督、考核和管理的权利；办公用品使用部门对使用人有监督、考核和管理的权利。 第十二条　物资部部负责审查合格供方资质，并参与采购产品合同的洽谈工作。 第十三条　财务管理部负责收集合格供方的资信，监督采购办公设施合同订货的签订，确保公司办公设施采购业务交往中的资金安全。 第三章　管理内容与方法 第十四条办公设备采购管理的内容 办公设施采购管理包括信息收集、供方选择、采购计划的执行、采购过程的控制、合同管理、采购产品的验证及财务结算等。 第十五条办公设备采购管理的要求 ——严格遵守国家、政府有关物资采购管理方面的法律、法规、政策和市场管理规定等，防止和杜绝三无、劣质产品流入我公司，影响公司的生产、建设，减少和免除不必要的经济损失。 ——坚持质量第一的原则。办公设施采购要坚持做到按时、按量地为公司的经营、生产、建设提供高质量的物资。 ——坚持招标采购订货的原则。对于满足招投标条件的物资采购，要严格按照公司《招标投标管理制度》及《合同管理制度》办理。 ——坚持公平竞争的原则。物资采购必须坚持“公开、公平、公正”询价、报价、比质比价、择优定货的原则。 第十六条办公设备采购的信息收集 1、依据《物资采购计划表》，了解和掌握需求信息，包括物资的名称、型号规格、数量、性能、用途、需要时间、库存情况和消耗使用情况。 2、采购人员要根据物资采购订货范围，不断收集有关的新技术、新产品和物资供求方面的信息。 3、采购人员要不断收集供方资料：主要有供方的证明材料（如《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》等），以及供方的业绩、价格、生产技术能力、质量管理体系、产品质量证明及优良品率、售后服务、顾客满意度等。 第十七条采购计划和执行 行政管理部门根据库存、年度计划和各部门需求提出采购计划，在合格供方名录所列的供方中去采购、订货。采购、订货时要明确告知供方所采购产品的技术要求等信息内容，并对其保存。 第十八条采购过程的控制管理 ——市场采购的控制管理应做到： 随时了解需用办公设施的采购执行情况及到货期等。 ——合同订货采购的控制管理应做到： 1、要适时地了解合同订货采购办公设施的生产准备情况，是否能满足合同所载明的各项事宜。 2、在条件许可的情况下可对其生产和准备的过程进行直接或间接的监督。 3、对于重要设备和材料的采购，对生产人员资格、生产的程序、过程质量及对环境和职业健康安全等管理体系有特殊要求的，公司派员进行监造。 第十九条采购订货的合同管理 1、洽谈和签订合同必须按照公司的《合同管理制度》和《招标投标管理制度》执行。 2、签订合同必须执行会签制，由行政管理部门根据采购金额规定分类、分级办理的合同会签，实施监督机制。