政府信息寄存制度的保存功能与实施模式探析..doc

●吴 钢 （武汉大学 信息管理学院，湖北 武汉 430072） On the Government Information Depository System’s Preservation Functions and Implementation Model [关键词] 政府信息；寄存图书馆；保存制度 [摘 要] 政府信息寄存制度的制定和实施能够实现对政府信息资源有效保存和利用。介绍了美国、加拿大等国政府信息寄存制度的发展历程和保存功能的发挥，分析了数字环境下政府信息寄存制度的发展趋势，提出了改进我国政府信息寄存制度的对策措施。 [中图分类号] G253 [文献标志码] A 1 政府信息寄存制度的保存功能 Copyrighted Materials）和政府出版物（Official Government Publications）[1]。可见将政府出版物向指定的图书馆呈缴被认为是一种保存国家信息资源的重要制度。 在美国，联邦寄存图书馆计划（Federal Depository Library ProgramFDLP）起源于1813年。根据《美国法典》第44部第19章的规定，联邦寄存图书馆的建立基于3个原则：“①除了某些例外，所有的联邦政府信息都应该提供给联邦寄存图书馆；②每一个州和国会辖区都应该建立联邦寄存图书馆，以确保政府信息能够被广泛获取；③所有载体的联邦政府信息都应被普通公众免费获取利用。担负寄存图书近200Handbook）中，对寄存图书馆的运作流程有详细说明，其中的相关规则对信息资源保存进行了全面规定，要求寄存图书馆必须保证正确管理和维护寄存馆藏。寄存馆藏维护的最低标准是不能低于其他商业性购买的馆藏资源。所有寄存图书馆都应开发政策和实践以提供对寄存馆藏资源的维护和持续获取。手册强烈建议寄存图书馆制定和维护书面的保存政策。不同图书馆根据馆藏的年限、范围和馆藏发展政策，其保存政策会有所不同，但是至少要包括两方面内容：保存优先领域的说明和系统评估保存需求的方法。寄存图书馆可以确定保存的优先领域，其中判断标准包括：（1）信息资源的人为价值（Artificial Value）；（2）资源过去和未来的利用；（3）资源在其他图书馆中的可获得性；（4）政府出版物的物理形态；（5）其他格式出版物的适应性和可获得性；（6）保存活动的成本收益分析等[5]。确定保存的优先领域可以集中资金和人力资源有效开展政府信息资源的保存活动。手册鼓励寄存图书馆开发和制定灾难预防和恢复方案，使政府信息资源保存过程中能够预防风险发生，并在意外发生时能够将损失降到最低。 通过联邦寄存图书馆计划分发到寄存图书馆的政府出版物应作为美国政府财产妥善保存，不能随便剔除。美国法典规定，授权地区性寄存图书馆允许选择性寄存图书馆剔除过了最短保存期限5 年后的寄存馆藏。剔除是授予地区性寄存图书馆的一种特权，而非选择性寄存图书馆的权利。如果地区性寄存图书馆觉得资料应该保存更长时间，可以拒绝选择性寄存图书馆对政府出版物的剔除请求。为了保证联邦寄存图书馆计划的宗旨，所有选择性寄存图书馆应与GPO、地区性寄存图书馆和邻近寄存图书馆合作，剔除的寄存馆藏可以考虑移交给同地区的其他寄存图书馆中[6]。 综上分析可以看到，政府信息寄存制度的设计是促进政府信息资源保存与利用的有效结合。政府信息资源通过遍布全国的寄存图书馆系统实现了有效的保存和传播利用，其多个复本存在的方式保障了政府信息资源的长期安全性。通过保存管理、灾难预防、剔除管理等具体内容规定，为政府信息资源的长期保存提供了条件，保证了政府信息资源的完整性。政府信息寄存制度的实施发挥了图书馆系统在政府信息保存和传播过程中的功能，通过图书馆为政府信息资源的长期获取提供保障。 2 数字环境下政府信息寄存制度的发展 在数字环境下，政府信息资源的类型和传播方式发生了巨大变化，数字政府信息资源逐渐成为主流。2009年，在美国大约有97%的政府信息资源以数字化的形式传播获取，有大约3/4的政府出版物仅以数字形式存在[7]。政府机构在网络上发布了大量数字信息资源，直接向公众提供获取利用。 在数字政府信息资源增多、纸本资源减少的情况下，政府出版物主要通过在线传播的方式提供公共获取，政府出版物分发政策也随之有所变化。在美国的联邦寄存图书馆计划中，除了一小部分《重要纸质载体公共利用目录》中列出的出版物以及一部分特殊格式的出版物（如地图等）外，大部分出版物会以在线形式传播[8]。政府向寄存图书馆提供的纸本政府出版物数量快速减少。 虽然数字政府信息的生产、传播和利用可以提高获取效率、可检索性和可获取性，但也对政府机构产生了许多新的挑战：信息资源的长期保存问题就是其中之一。大部分数字化的政府信息都具有永久的法律、立法和文化等方面的价值，但是由于易于损