合同归档管理办法(董巧婷讲义).pptVIP

课程主要内容介绍 合同归档的含义（静态与动态）、作用与意义 合同归档管理（建设工程文件归档整理规范 ） 文档管理的职责 文件归档总体要求 文件归档的形式与范围 保存期 文档资料的保管期限根据重要程度和资料类型确定。 采购文件保存期限为从采购结束之日起至少十五年。 文档（件）交接 归档文件交接时，由文档管理人员按照文档管理的统一编号登记备案，注明交接人及交接时间，并由经办人签字确认。 应设立专门的文档存放区域，配备文档存放、保管所需的设备用品，保证文档存放具备良好的环境及安全防范措施。 文档借阅 文档归还 归还文档须经文档管理人员核对无误后，文档资料方可再次归档。文档资料在借阅过程中出现散乱、缺页、丢失的应追究借阅人责任，情节严重者予以处罚。 文档管理的职责（制度） 认真执行文档管理的相关规定，及时收集、汇总、分析需归档的文件资料，按照归档要求加以核对、系统整理，组成保管单元（卷、册、袋、盒）。 建立健全文档簿记登记制度，及时登记文档的归档、借阅、归还、销毁等相关事宜。 注重文档资料的平时维护，经常检查文档的保管情况，及时发现保管隐患，提出补救措施。 接受领导及相关部门的监督、检查，逐步完善文档管理工作制度，确保文档安全和方便利用，提高文档管理工作水平。 相关工作人员应注意各类文档资料的及时收集、整理。 文件归档的形式与范围 形式 文书资料以A4版式为统一尺寸，图纸宜采用国家标准图幅； 照片、磁带、碟片等影像资料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等； 所有归档的文字资料的手写体部分必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。 文字清晰，一般应为原件归档。 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，一般不使用计算机出图的复印件。 文档资料以电子文档的方式保存的，应进行备份，并将备份与原件分别保存。 范围 凡与合同管理工作相关的、具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，均属合同管理文档的归档范围，具体包括合同协议书及所有的附件和合同中所有提到的文件。 文件归档总体要求 文件归档管理单位，对合同管理过程中的有关文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁； 有关单位应安排专人负责文件资料的保管及存档，并单独存放，建立目录，除工作检查外不得带出单位，确保文件及资料保存完好、完整并不被外泄； 所有归档的文件资料的借阅及查询应办理有关手续，对于重要的、涉及机密的文件资料不得翻拍、复制及涂写。 文档借阅 各单位内部工作人员因公借阅文档，需由经办人在文档借阅登记簿上登记后，方可查阅；重要会议记录、纪要，必威体育官网网址文件等重要资料借阅时，须经文件归档部门负责人审核批准； 单位外部人员一律不得直接借阅本单位的合同文件归档资料，确需借阅的应由有关负责人批准，由合同管理工作人员代借并注明借阅人； 借阅文档的人员，应对所借阅文档的安全、必威体育官网网址、完整负责，不得擅自拆卷、翻拍照、复制或在文件上涂改、乱划； 各类文档文件原则上应约定期限尽快归还，如需延期，必须办理延期借阅手续。 石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷 * 铁路工程项目管理讲义 合同归档管理 石家庄铁道学院管理科学与工程系 董巧婷 教授 Email:shxt7@；dongqiaoting@126.com 加强工程合同管理 提高企业竞争实力 石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷 * 铁路工程项目管理讲义