秘书工作试卷.ppt

1.4 港台及国外的秘书工作 1.4.1 香港秘书工作 1、香港秘书分类 （1）高层次秘书，他们是上司的直接重要助手，其职责是全面辅佐上司。其中层次最高、职权最大的是公司秘书（也有称行政总管）和董事长秘书。从事这一工作需要5年以上工作经历，并通过英国特许秘书及行政人员公会组织的秘书特许状考试。 （2）一般事务性秘书。 香港秘书工作 2、香港秘书具有的职业观念 （1）服从上司 （2）忠诚公司 （3）处理好人际关系 （4）以处理事为主务 1.2台湾秘书工作 1.2.1 台湾秘书的必备条件 1、传统标准 ⑴外形利落出色 ⑵学识涵养丰富 ⑶个性成熟稳重 2、新增标准 ⑴有问题时，能自己找答案 ⑵有情绪时，能自行排解 1.2台湾秘书工作 ⑶不断给自己找机会 ⑷随时站立在旁（主管随叫随到） ⑸话不多但很中听 ⑹做事很有分寸 ⑺凡事能察言观色 ⑻能设身处地地考虑问题 ⑼能扮黑白脸 ⑽有公关能力 1.4.2 台湾秘书工作 1.2.2 台湾的秘书职衔 ⑴传统秘书职衔： ①行政助理 ②助理秘书③秘书 ④资深秘书 ⑤执行秘书 ⑥主任秘书 ⑵外商对秘书职业的分类 ①打字员 ②接待员 ③速记员④操作员 ⑶新世纪秘书的普遍头衔 ①行政助理②协调员③行政专员④资讯 专员⑤行政处长⑥行政经理⑦行政总监 1.4.3 英国秘书职责 1、市政府秘书的职责： ⑴上午九点开始，与上司对照各自的日程表 ⑵剪报 ⑶充好咖啡，送给上司及来宾饮用 ⑷速记上司口述指示 ⑸复信 ⑹接听电话 ⑺使用办公设备 ⑻接待来访 ⑼处理邮件 ⑽分发文件 1.4.3 英国秘书职责 2、英国公司秘书职责 ⑴速记上司的口述指示 ⑵打字 ⑶接待来客 ⑷文件归档 ⑸记账 ⑹烧煮咖啡或者茶 ⑺拆阅文件 ⑻寄发邮件 ⑼记录来电 ⑽安排工作日程 1.4.3国外秘书工作的发展趋势 由事务型转为智能型 秘书工作日益专业化 秘书人员的高学历 秘书工作的永业化 * 秘 书 实 务 1.1.1 “秘书”词义的演变 宫中秘藏之书 ： 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。 职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。 社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。 1.1 秘书的定义、分类及层次 1.1.2 秘书的定义 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。 1.1.3 秘书的职业特色 1.直接性 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。 2.稳定性 秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。 3.知识化 秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。 4.年轻化 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。 5.女性化 近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。 1.1.4 秘书的分类 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。 秘书职业资格证书封面 秘书职业资格证第二页 1.2.1 秘书部门的涵义 秘书部门又称秘书机构，有广义和狭义之分。 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。（如下图） 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 1.2 秘书部门 秘书机构图 办公室（主任、副主任