EXCEL应用第一讲.docVIP

EXCEL应用第一讲――分列、行列互换、宏 一、分列 分列可实现将一个单元格的文本分隔在多个单元格中。 步骤： 1．选择含有文本的单元格区域。该区域可以有多行，但只能有一列。 （ 注： 选中列的右边可添加一个或多个空白列，否则选中列右边的数据有可能会被覆盖。） 2．在“数据”菜单上，单击“分列”。 3．按照“文本分列向导”的指示来设定如何将文本拆分到列中。 案例1：制作“分列案例.xls”。 要求： 1）将“电子表单数据属性说明.doc”文件中的内容复制到“分列案例.xls”文件中的“答题1”工作表中（如“答题结果样例”表中图1所示），应用EXCEL的“分列”功能，将图1中每一行数据分成多列，并进行相应的格式化操作。结果如“答题结果样例”表中图2所示。 （注：将格式化的文档转换为EXCEL表格还有两个方法：1）将“电子表单数据属性说明.doc”转换为txt文本文件后，直接用EXCEL打开；2）将“电子表单数据属性说明.doc”转换为txt文本文件后，使用EXCEL的“导入外部数据”功能导入到EXCEL中） 2）在“答题2”工作表中，如图所示，选择A1：A7单元格，单击数据、分列，打开文本分列向导，设“列数据格式”为日期：YMD。；这里选定YMD，还有很多日期格式，根据需要自行选择）；“目标区域”设为C1单元格，单击“完成”。选择A1：A7单元格，单击数据、分列，打开文本分列向导，原始数据设为“固定宽度”，设好每一列分别为年、月、日的数据，再选定每一列的“数据格式”为文本； “目标区域”设为D1单元格，单击“完成”。 3）在“答题3”工作表中，如图所示，先用公式求出表达式，复制粘贴成值，最后用Excel分列激活表达式。=IF($A2=B$1,$A2×B$1=$A2*B$1,)写入A1单元格，向右填充9列，向下填充9行。 宏 什么是宏？ 宏是通过一次单击就可以应用的命令集。它们几乎可以自动完成您在程序中执行的任何操作，甚至还可以执行您认为不可能的任务。宏，译自英文单词Macro。 宏是一种编程吗？ 宏是编程，但即使您不是开发人员也可以使用它们，您甚至不需要知道任何编程知识。在 Office 程序中可以创建的多数宏都是用一种称为 Microsoft Visual Basic for Applications（通常称为 VBA）的语言编写的。 何时使用宏以及为什么使用宏？ 宏可以节省时间，并可以扩展日常使用的程序的功能。使用宏可以自动执行重复的文档制作任务，简化繁冗的操作，还可以创建解决方案（例如，自动创建您和您的同事要定期使用的文档）。VBA 高手们可以使用宏创建包括模板、对话框在内的自定义外接程序，甚至可以存储信息以便重复使用。 请看本文提供的示例，该示例说明了如何在 Word 文档中设置多个表格的格式。假设需要在文档中重新设置 50 个表格的格式，即使您是一个非常能干的用户，设置每个表格的格式只需五分钟，那么完成这项任务也要四个多小时。如果您录制一个宏来设置表格的格式，然后编辑该宏，使之在整个文档中重复执行更改，那么完成这项任务就不是几个小时了，只需几分钟就足够了。 如何创建宏？ 在许多 Office 程序中，您可以通过录制一系列操作创建宏，也可以直接编写宏。 录制宏： 录制宏就像开关录像机那样简单。宏录制器会根据您执行的操作自动编写宏。您可以在 Office 的 Word、Excel、PowerPoint、Visio 和 Project 中录制宏。 举个例子，让我们看一下如何对本文开头提到的第一个任务录制宏 — 在一个 Word 长文档中重新设置多个表格的格式。您可以应用一个表格样式来设置许多表格的格式，不过，您可能还需要应用不属于某种样式的格式，如表格宽度或表格行高。 要录制该宏，请从要设置其格式的第一个表格的插入点开始，执行以下操作： 在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“录制新宏”。 在“录制宏”对话框中（如此处所示），您可以命名该宏，为其指定一个工具栏或键盘快捷方式以便访问，自定义保存宏的位置并添加对宏的描述以便日后参考。或者，如果愿意，现在即可跳过所有这些步骤，只单击“确定”来开始录制宏。 您可以重命名为宏自动分配的数字名称。宏名称可以包括字母和数字，但不能包含空格。 默认情况下，录制的新宏保存在名为 Normal.dot 的全局模板中。还可以将宏保存在活动文档或模板中，或保存在其他自定义模板中。 您可以为宏指定访问方式：通过工具栏或通过键盘快捷方式进行访问。如果跳过此部分，还可以在创建该宏后的任何时间执行这些分配。 宏描述包括录制宏的日期和录制宏的用户的名称。可以根据需要编辑此描述。 单击“确定”后，将打开一个包含以下两个按钮的小工具栏：“停