5文件控制程序.docVIP

太原钢铁（集团）公司 批准：2012年09月20日 修建有限责任公司OHSMS程序文件 生效：2012年10月08日 文件控制程序 修改码：B/1 编码：TGXJ-AQ-OHSMS-2005-2012 第1页 共8页 1 目的 2 适用范围 职责名 称 修订审核批准人 一级 管理手册 最高管理者 二级 程序文件 各职能 专业部门主管领导 管理者代表 三级 管理文件各职能管理者代表四级 作业指导书作业区班组管理者代表五级 记录、表格 编码 修改码 代 码 含 义 表示体系文件 2 表示该文件在职业健康安全管理体系 xxX 对应文件顺序号 表示发布年号 修改码 字母/数字 字母B ---表示厂级体系版本；数字0 1 2---表示本版本第几次修改 4.3.2.2 管理文件依据《修建公司规章制度管理办法》进行编号。 4.3.2.3 作业指导文件、记录表格的编码方法： 编码 修改码 代 码 含 义 表示体系文件 n 表示该文件在职业健康安全管理体系 z 取值范围1-7代表作业区； 1代表煤备；2代表炼焦；3代表运焦；4代表化产；5代表化验；6代表运保；7调度室； 00 对应文件顺序号 表示发布年号 修改码 字母/数字 字母B ---表示厂级体系版本；数字0 1 2---表示本版本第几次修改 4.3.3文件的格式 程序文件、管理文件、作业指导书按照本程序首页、中间页行文格式编写。文件统一用Word文档，A4纸，上边距3cm，下边距2.5cm，左边距2.5cm，右边距2.5cm，装订线0cm，全文行间距1.5倍，文中所有英文字母/数字统一用Times New Roman字体。 4.4文件的内容 4.4.1程序文件内容主要有：目的、适用范围、引用标准与术语、职责、工作程序、相关文件与记录等6项； 4.4.2管理文件内容要求按照《修建公司规章制度管理办法》执行。 4.4.3作业指导书内容按照体系一体化整合后的管理手册执行。 4.5文件的发放应形成记录，受控文件加盖“受控”印章，涉密文件加盖密级章。外来文件需要加盖“外来文件供参考”印章。 4.6 文件控制 4.6.1各科室、分公司应制定本科室、分公司文件发放、领用登记规定。 4.6.2文件要保持清洁，不得毁坏和丢失，不得涂改、增加或删减。 4.6.3文件严重破损，影响使用时，文件使用人应到发放部门办理更换手续。 4.6.4文件丢失时，文件使用人应到原发放部门重新办理领用手续。 4.7文件的更新： 4.7.1使用文件的部门、单位在实际执行过程中发现或审核、管理评审发现文件规定不适用、不充分或无效时，应更新文件 4.7.2更新文件时应由科室、分公司说明更新原因和内容，重要的更新应附有充分的依据按文件原审批程序审核、批准后，方可发布。 4.8 文件的换版与废止 4.8.1当发生如下情况时，应对文件进行换版或废止： 4.8.1.1体系文件已修改多次或需要进行大幅度修改时； 4.8.1.2体系所引用的规范应修订，或组织机构发生重大变化时； 4.8.1.3文件长时间停止执行不可能再执行时； 4.8.2文件批准换版后，同时作废的原版文件由主管科室负责处理。文件的修改可以采用换页的方式进行，当修改内容较多时也可以全部更换。 4.8.3对已作废，但有参考价值的文件进行归档，应加盖红色“作废”印章，无价值的立即收回作废，按规定审批后，统一销毁。 4.9各科室、分公司应对与体系有关的各种文件、资料制定相应管理规定，确认为有效版本，登录在科室、分公司文件、资料清单予以管理。 5 相关文件与记录 《安全管理制度清单》 《文件分发领用登记表》 文件控制程序流程图 序号 输 入 工作程序 输 出 责任部门 1 1、需要以文件形式描述职业健康安全管理的思想、方法等 1、相符文件标识、格式规定的待审批稿 各科室、分公司 2 1、待审批稿 1、审批后意见稿 各科室、分公司 3 1、领导批准稿 1、文件编号、套打盖章、领用、保管发放记录； 各科室、分公司 4 1、4.5.1，4.5.2，4.5.4，4.6要素发现文件规定有不适用、不充分或无效时； 1、不适用、不充分或无效的具体描述 2、作废文件 各科室、分公司 5 1、作废文件的批准稿 1、有参考价值的文件加盖红色“作废供参考”印章归档；