采购订单变更履行流程(A2).docVIP

文件编号HN-WI-7.4-23名称采购订单变更履行流程版 次A2页 次 PAGE 6/ NUMPAGES 6 港湾网络生产采购部 采购部文 件 编 号文件版本共6页HN-WI-7.4-23A2 采购订单变更履行流程 拟制李云丽日期：2005-05-29审查覃纯洪日期：2005-05-29标准化沈俊丽日期：2005-05-29批准贺文华日期：2005-05-29 文件版本变更记录日期版本更改内容记录变更人批准人2003-4-20A0首次定义李云丽李家龙2005-4-15A1文件名称变更，原名称《PO变更操作指导书》，变更为：《采购订单变更履行流程》李云丽覃纯洪2005-4-15A1原文件中引用表格：《订单变更申请单》，《订单取消通知单》，现在表格优化统一使用《订单变更申请单》，并同时更新相应的内容李云丽覃纯洪2006-3-3A2重新启用《订单取消通知单》，具体要求见内文。 两份附表均有更新。贾玉芬徐建勋 目的： 规范PO（采购订单）的更改、取消操作，使更改信息能及时反馈到相关部门并得到有效的控制。 范围： 适用于我司所有已批准生效的采购订单（包括物料和EMS采购订单）的更改和取消。 职责： 采购认证人员：与供应商协商订单变更的具体事项，填写订单变更申请单。 采购员：根据已批准的订单变更申请单，作PO的变更操作；发放更改后的PO或订单取消通知，跟催供应商签返。 计划人员：根据物料需求计划提出订单更改通知；对采购人员提交的《订单变更申请单》给出审核意见；对涉及订单数量变更的，同步更改对应的PR数量。 物控人员：生产物控或者研发物控根据审批通过的关闭PO清单，更改对应订单的RP状态 采购经理：对订单更改的必要性和合理性作审批。 定义： 无 流程图： 作业内容与管理重点 6.1 001 接收订单变更通知或要求 认证人员/采购员 订单变更的原因和来源主要包括：（1）我司需求变更，计划部门要求变更订单；（2）最小包装、最小订量、供货等原因，供应商要求变更订单；（3）订单内容错误， 需更改；（4）系统订单的清理（如订单尾数和长单的清理） 注意：对于计划部门提出的订单变更或取消要求，采购部只接受书面的、经审核的通知。 6.2 002 与供应商协商订单变更具体内容 采购认证人员 采购认证员就变更内容与供应商协商、谈判。对于计划部门提出的订单变更要求，认证人员需将与供应商协商的结果通知相应计划人员。 注意：对于计划提出的自购物料的订单取消，采购员原则上须在当天向供应商发出书面的《订单取消通知单》（如遇特别原因，《订单取消通知单》发出时间不晚于第二个工作日）。《订单取消通知单》发出前须经直接采购业务主管审核，与供应商协商处理意见后，应要求供应商将意见签返。 6.3 003 采购认证员确认计划是否是批量的PO清理 采购认证人员 6.4 004填写《订单变更申请单》 采购认证人员/计划人员 对003确认不是批量处理PO清理，采购认证人员填写《订单变更申请单》，说明要修改的项目、内容和修改原因；提交审批。对于最小包装、最小订量原因需更改采购数量的，还需先由相关计划人员作审核、会签。 如订单变更要求是由计划部门提出的，则需要计划人员填写《订单变更申请单》，签字审核后送交采购部执行。采购部无需再填写《订单变更申请单》。 6.5 005《订单变更申请单》审批 采购经理/计划经理 采购经理和计划经理审批《订单变更申请单》。 6.6 006 PO更改和审批 采购员/ 采购经理 采购员根据批准后的《订单变更申请单》，修改订单，提交采购经理审批 6.7 007 采购员确认订单变更素是否涉及到PO数量的变更 采购员 6.8 008发放新PO/取消单