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文件管理员培训  主讲：刘兵良 —品质保证部 2004/4/10 第一部分 文件编号 文件的编号 质量手册、程序文件、工作文件 特别强调——质量记录的编号（如工作联络函） 具体请参考“文件控制程序”中4.2条款 应注意问题 1、首先我们要对文件进行编号， 2、编号应符合公司文件的规定； 3、文件（质量记录）应唯一，即一份文件一个编号 第二部分 文件的格式 格式要求 质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、检验标准、部门文件、质量记录 （如工作联络函）都有要求的格式及字体，在编写文件时应按要求操作 注意问题 格式应按要求； 包括：台头、编号、页码、文尾、页脚等字体的大小、内容的完整情况（如1、2、3、4、5） 第三部分 受控标识的规定 一、质量手册、程序文件、公司管理制度（条例、办法）、技术文件，作为填写指导的空白质量记录加盖发文部门“受控文件”章；作为受控标识； 二、部门文件 部门文件以部门负责人的手签字为受控文件的标识； 三、外发文件 1、包括内容：管理制度、检验标准、图纸类等 2、有效文件的识别：必须加盖“格力外发文件”章 四、原件不加任何标识，由发文部门保存； 五、非受文件不加任何标识 第四部分：内部文件收发管理 一、文件收发的权责； 二、文件的发放形式； 三、文件有效性确认； 四、文件发放记录； 五、文件的保管； 六、文件的传阅 七、文件的复印； 八、文件回收； （一）文件的收发权责 规定要求 1、各部门文件收发管理对外接口均为本部门的文件管理员； 2、文件发放、接收前应确认文件的有效性； 3、不符合规定的文件不得发出或接收 错误形式 1、目前存在谁都可以发文件的现象，造成文件不能统一监控； 2、目前发放、接收均不确认有效性，未进行审批权限，格式等复核； 3、是文件就接收，不符合要求的文件也接收 （二）文件发放形式 正确要求 1、纸质文件：发文件部门按发放范围发放； 2、电子邮件：发文部门发出电子邮件后，收文部门负责人根据本部门的需求，确定打印份数后打印，由发文部门复核后，加盖发文部门的受控文件章； 3、文件的转发：收文部门可根据部门情况对收文件进行转发（电子文件）或分发（仅限于工厂） 错误操作 主要问题是：电子文件的转发太随意；对于管理制度及程序文件不能分发到相关的人员及部门，导致部分人员及部门无相关的文件，以致无法按文件要求执行； （三）文件的有效性确认 确认有效性的几个方面 1、文件格式：包括——字体、字型、编号、版本状态 形式、审批权限、受控状态、有无漏填内容； 2、质量记录：是否按要求填写，是否对其进行了编号、内容填写是否完善；有无漏填内容等； （四）文件的收发记录 收发记录主要包括： 1、发文部门在发放文件时，同时要求收文部门做好文件签收工作，签收记录于《文件发放登记表》； 2、电子邮件的收发记录以“邮件回执”作为签收记录，但发文件部门文件管理员需跟踪确认收文部门已收到邮件，并将确认情况进行记录； 3、部门内部进行的分发、转发文件同样需要按以上要求做好文件的转发、分发的记录工作； （五）文件的保管 文件的保管要求 1、文件应建立目录，以利于检索； 2、文件应进行分类规档； 3、文件应妥善保管、防潮、防火； （六）文件的传阅 正确操作 1、部门负责人或文件管理员接收到文件后，确认出需传阅的范围； 2、文件在部门内传阅并签名及日期； 3、文件管理员收回文件进行保存，随时备查 文件传阅应注意问题 1、传阅范围应确认准确； 2、文件管理员需跟踪确认文件得到传阅； 3、传阅后，应确保传的签名及日期齐全； 4、文件管理员应确保需传阅的文件得到传阅； （七）文件的复印 1、对于公司文件及质量手册、程序文件不可自行复印； 2、不得自行复印带有：“受控文件”章的文件； 3、文件复印时需采用原件复印； 4、对于部门名义发出的文件，收文部门可以自复印，用于发放时，需做好记录； 5、文件管理员应监控本部门人员，不得随机复印和使用无效的文件； （八）文件的回收 回收的时机 1、文件已经无效—换版、作废、更改； 2、文件持有人调离本岗位； 3、文件持有人离职； 回收的要求 1、按文件发放登记表全数回收；使用处不得存有无效的文件； 2、同时应办理回收手续