肇庆市商业技工学校《归档文件整理制度》详解.doc

肇庆市商业技工学校《归档文件整理制度》 （行）第一条 为了简化工作程序,提高工作效率,改革归档文件整理方法,推进文件、档案管理的现代化，根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》、教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》[2003]29号）和上级有关法规文件精神，结合本校实际，制定本实施细则。第二条 本实施细则所指的归档文件，是指本校在各项职能和业务活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。第三条 本实施细则所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。第四条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用,有利于降低保管成本与提高工作效率的原则。第五条 本校各部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门兼职档案员进行整理，按照《部门归档工作流程与归档范围、保管期限表》的规定定期向档案室移交。第六条 部门兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，妥善保管。第七条 档案室人员必须严格履行岗位职责，加强与部门的联系，进行业务指导，认真细致，严把质量检查关。第八条 归档文件的整理单位与装订一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。其它情况在遵循便于整理和利用的原则下,视文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在装订时，作为一件：（一）文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件。（二）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。（三）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件。（四）原件与复制件作为一件。（五）转发文与被转发文作为一件。（六）装订成册的报表、名册、图册等，按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组合起来作为一件（七）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件。（八）学校会议记录，包括党委（扩大）会、校长办公会等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序，装订在一起。学校各部门、学院的会议记录一年作为一件。（九）在教学类档案中，一般采用:学籍档案一般情况下一个班级作为一件招生名册按批次计件，一般一个批次作为一件或视材料的实际情况而定学籍变动中的审批表等可作为一件或数件学生处分材料，针对作为一件计算机、普通话测试成绩，同一批次的作为一件教学任务通知书、教学进程表视实际情况以一个作为一件。（十）出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件。同一种期刊的同期底稿视作一件。同种期刊每两期的审稿意见书作为一件。（十一）仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。（十二）科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定与研究成果报奖材料，可将鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题研究成果报奖材料原则上将成果申报书、成果推荐书及附件作为一件，如果课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件。（十三）基建类档案中，一类基建图纸视作一件。（十四）财会档案中，一本会计凭证、帐册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后。正文在前，附件在后。原件在前，复制件在后。转发文在前，被转发文在后。回复性文件在前，报请性文件在后。结论性材料在前，依据性材料在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后。文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。三、对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。四、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：（一）对破损的文件应予修整。（二）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等,复制方法主要采用复印。（三）去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等(特别重要的除外)，可保持原貌。五、装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。一般采用不锈钢订书钉装订，对于较厚的材料采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。六、教学档案中的学籍成绩表，每件加封面和封底后装