文書處理實施要點簡報.ppt

* 承辦人員其他應注意事項如下： （一）緊急事項得先以電話洽辦，隨即補具公文。 （二）凡請示、核備、通知、催辦及得以簡明文字答復之例行案件，應利用定型化公文。 （三）公文書或附件需要收文機關轉發者，應儘量附送電子檔案，以節耗費而爭時效。 （四）來文內有極顯明之錯誤字句，應電洽改正，或於抄發時在文旁改正。 （五）承辦人員對公文內容背景應確實明瞭，經擬辦後，應即分別按其性質放入公文夾遞送主管審核或核定。 * 與其他機關或單位有關者應先行協調會商，並依下列規定辦理。如果有涉及其他機關或單位權責時，雙方承辦人員應先行溝通協調，如無法解決，再由主管與主管協調，並應本相互尊重對方立場共同研商解決處理，未經溝通協調前，不得簽請召開會議商討。如有涉及數個機關或單位權責雖經協調仍無法解決時，應先簽提本府主任秘書會報討論，如仍無法解決時，再提請市政會議討論解決，經決定作成紀錄後，不再送會。 送會案件，主辦機關或單位應先敘明本機關或單位就該案具體意見，再行送會。未敘明者，受會機關或單位得予退回。 * 文書陳核時應依下列規定辦理： （一）文書之陳核，應於稿面適當位置蓋章（簽稿併陳者，簽稿均應蓋章），其權責區分如下：１、初核者係承辦人員之直接主管。２、複核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。３、會核者係與本案有關之主管人員 (如無必要則免送會) 。４、決行者係依分層負責規定之最後決定人。 （二）陳核之文件如未簽擬意見，應交還重擬，再行陳核。 （三）承辦人員擬有二種以上意見備供採擇者，首長或主管應明確擇定一種或另批處理方式，不可作模稜兩可之批示。 （四）重要文稿之陳判，應由承辦人員或單位主管親自遞送。 * 核稿應注意事項如下： （一）核稿人員對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返。 （二）核稿時如有修改，應注意勿將原字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，並於修改處蓋職名章。　　 （三）上級主管對於下級簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或改正，不宜輕易發回重擬。　 （四）核稿人員對於承辦人員所填稿件之機密性、時間性或重要性，認為不當時，得予改定並蓋章。 （五）兼任數項核稿職務者，同一文稿，以核閱一次為限。 * 決行應注意事項如下： （一）文稿之決行按分層負責之規定處理。 （二）注意每一文稿之內容，各單位間文稿有無矛盾、重複及不符等情形。 （三）對陳判之文稿，認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。 （四）決行時，如有疑義，應即召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定明確批示。 （五）以首長授權之職名章 (即甲、乙、丙、???章）蓋章決行時，本人核稿處亦應蓋本人職名章。 （六）核稿人員代理決行者決行文稿時，應於決行處蓋本人職章，並於蓋章處右側加一「代」字，本人核稿處毋需再行蓋章。 * 校對應注意事項如下： （一）待發之公文應由校對人員或承辦人負責校對，校對時應注意公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符。 （二）機密及重要文件，應指定專人負責校對。 （三）校對人員發現待發之公文有嚴重錯誤時，應退回重新處理。 （四）校對人員如發現原稿有疑義或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員予以改正；有關數字、人名、地名及時間等應特加注意校對。 （五）公文校對完畢，應先檢查受文者及附件是否相符齊全，若文件在二頁以上，須於騎縫處加蓋(印)騎縫章，再於原稿加蓋校對人員章，送監印人員蓋印。 （六）重要公文及重要法案承辦人員應先校對，嗣複校後再送發。 * 總發文字號得視實際需要，採用收發文同號方式，以 簡化收發文處理手續。 發文代字應冠以承辦單位之代字，此項代字應於每年開 始預為編定，以便統一使用。 發文登錄人員清點發文文稿時，如發現有漏填發文日期及字號者，應予補填。 公文之送達或付郵由總發文人員統一辦理。 人工交換之公文，應填具交換清單按每日規定時間、地 點集中交換。電子交換之公文，應於發送後，由發送人 員於原稿首頁及發文送件清單上蓋「已電子交換」章戳，並至遲於發文次日。 郵寄人事命令、證件、有價證券、訴願文件、機密文書及 對受文者權利義務有重大影響之文件時，應以掛號郵件寄發。 總收發人員應隨時注意登記有關機關及人員之通訊地 址，以便文件之投送。 * 文書減量應注意事項如下： 無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查。 無機密性之通案公文可登載公報、公告、大眾傳播媒體或機關電子公布欄，以代替行文。 同一機關之內部各單位，洽辦公務時，應以便箋、原文影印分送會簽，或以電子方式處理。 屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以公務訊息郵件之方式告知。 自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可利用機關內部網路轉知者，無須另外行文。 接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答復。