ERP第二部分采购管理.ppt

Analyst 8.97.ppt 掌握企业各种采购管理的主要流程及各环节的主要职能 掌握采购管理子系统与其他子系统的关系 采购申请---决定采购需求 对某种物料的需求 内部使用文件 可以自动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料 采购申请需经上级批准 采购申请包括： 物料 地点 时间 数量 货源 货源清单 配额协议 框架协议 总量合同 总值合同 计划协议 采购信息记录 货源清单 货源清单包括： 有效期 供应某一物料的所有供应商 对于某一物料优先选择的供应商 已经被冻结的供应商 配额管理 配额管理例子 询 价 定义 询价（RFQ---- request for quotation）是一个采购组织对一个供应商关于提供一定数量的物料或履行服务的邀请。 结构 一个询价单是由抬头和项目组成. 询价单抬头包含一般信息，如供应商的地址等。 项目包含物料的总量和交货时间等或在询价单中指定的服务。 询 价 你可以输入一个询价单，它可以有或没有参考采购申请、另一个询价单或框架协议。 要在最初的屏幕中维护组织一级和报价的最后期限。 对最初屏幕维护后，输入项目的内容。 要输入供应商（可以有供应商主记录也可以是一次性供应商），选好的供应商，系统会自动从相应的供应商主记录中为您确定地址。而一次性供应商你必须输入地址数据。 然后您将询价单发送给各个供应商，他们将相应的给您发回报价单。您可以将与各个询价单对应的报价单和条件输入系统中。 创建询价 活动描述:询价是对供应商的邀请，通过提供报价表明他对物料供应和服务提供的条款或条件(尤其是价格)。 报价 定义 一个报价是由一个供应商对一个采购组织关于满足对提供物料或履行服务条款的出价。 报价 在确定了需要的物料或服务后，采购部门需要把采购需求转化成采购订单。SAP R/3 系统支持采购部门在货源确定的过程中使用报价单。 首先，您要为需要的物料或服务输入一张询价单，为此您可以手动输入或参照购买请求输入。若采用第二种方法，则您可以将购买请求中的信息直接引入到询价单中去。然后为各询价单分配选好的供应商，系统会自动从相应的供应商主记录中为您确定地址。 然后您将询价单发送给各个供应商，他们将相应的给您发回报价单。您可以将与各个询价单对应的报价单和条件输入系统中。 询价/报价单 报价 小结:询价/报价单 通过向供应商发出报价单申请，由供货商提供报价单。报价单包括供货商提供的特定物料和服务的价格、条件以及附加信息。 报价单申请可由请购单生成或手工输入，传送给若干个供货商。报价单的数据输入到系统中存储的各个报价单申请中。报价单申请和报价单组成一个单元。 询价/报价单的处理 采购员可以使用价格比较清单对报价单的价格和条件进行对比分析，以确定最优惠的报价单，数据可自动存储在采购信息记录中，同时可以生成对报价不满意的供货商的回绝信。 询价/报价单的主要特点 用户使用相关功能可以直接由请购单生成报价单申请。 供货商的报价单数据输入到报价单申请中。 报价单作为生成价格准则的基础。 什么是采购订单? 采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准的采购业务 它包括: - 供应商 - 物料 - 数量 - 价格 - 要求送货时间 - 贸易条款 - 付款条款 采购订单处理 在采购订单处理阶段，采购员的目的是用最少的时间和工作处理采购订单。因此，一般使用系统中已有的数据生成采购订单。除减轻数据输入的工作量外，SAP系统的有关功能还可以尽量减少发生错误的可能性，以保证数据的一致性。 参考 生成采购订单时，采购人员可以参考请购单（采购申请），从一个清单中选择请购单，并从中生成采购订单的项目，也可以参考现有的采购订单。 如果存在所需物料的合同（长期采购协议），采购员可以参考合同的项目生成下达订单。在下达订单中，只需输入订货数量和发货日期，其他细节如文本、价格、条件可从原合同中拷贝。 生成采购订单：选项 生成采购订单时，采购人员可以使用一些选项 供货商已知：当已知从哪个供货商采购物料时使用此程序 供货商未知：当不知从哪个供货商采购物料时使用此程序。输入采购的物料项目后，系统找出并建议可能的供货商，将采购订单的项目分配给选定的供货商，然后可生成采购订单。 查询已分配的请购单：采购人员可以使用此程序列出所有已分配了货源的请购单，可从此清单中生成采购订单。 采购订单 采购订单 框架协议 合同 合同 合同可以使用两种基本形式：金额合同和数量合同。（注意在文字和实际中这种概念有多种说法，如“一览子订单”、“一览子合同”、“主协议╲合同等） 金额合同