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第二章 OA系统的主要功能 第一节 数据库管理 第二节 文字处理 第三节 语言处理 第四节 图形图像处理 第五节 管理信息系统与决策支持系统 第六节 电子日程管理与文档管理 办公自动化是一门综合性很强的新兴科学，它涉及的技术比较多，尽管每种技术都有各自的特点，但都是以管理好庞大的信息为出发点。一个比较完整的办公自动化系统，必须包括信息收集、信息处理、信息传递、信息的反馈和信息存储等基本环节。 在各类办公活动中，通常使用的信息以5种形式存在： (1) 数据，包括数据文件、记录等； (2) 文字，主要指文件、电报、卷宗等； (3) 声音，如电话、语音输入/输出、声音文件等； (4) 图形，包括照片、传真图像和统计图表等； (5) 影像，指电视会议等活动图像。 第一节 数据库管理 一、 数据处理 数据处理最初是指在计算机上加工商业、企业的信息和数据，现在常用来泛指非科技工程方面的所有计算、管理和操作任何形式的数据资料。例如，企业管理、库存管理、报表统计、帐目计算、信息检索等方面的应用都是数据处理。 1) 数据与数据处理的概念 数据指编码后的信息。广义而言，数据处理是指对所有数字化了的信息(如数值、文字、图形、图像、声音、视频、动画等各种信息)进行计算机处理。 2) 数据处理需解决的问题及解决方法 数据处理的特点是，存储数据所需要的存储空间远远大于操纵数据的程序所需要的空间。因此，数据处理必须解决的问题是：大量的数据存放到什么地方，大量的数据如何组织，如何有效地检索数据，如何对数据进行分类与查找，如何科学地维护这大量的数据。 （一）数据存储 数据存储备份技术和存储管理源于20世纪70年代的终端/主机计算模式，由于数据集中在主机上，因此，易管理的海量存储设备——磁带库是当时必备的设备。 1. 存储备份 人们对数据存储备份一词并不陌生，然而对备份的真正内涵并不完全了解。在一般人脑海里，往往把备份和拷贝等同起来，把备份单纯看作是更换磁带，为磁带编号等一个完全程式化的、单调的操作过程。 2. 磁盘阵列 磁盘阵列又叫RAID(Redundant Array of Inexpensive Disks——廉价磁盘冗余阵列)，是指将多个类型、容量、接口，甚至品牌一致的专用硬磁盘或普通硬磁盘连成一个阵列，使其能以某种快速、准确和安全的方式来读写磁盘数据，从而达到提高数据读取速度和安全性的一种手段。 3. 磁带库 广义的磁带库产品包括自动加载磁带机和磁带库。自动加载磁带机和磁带库实际上是将磁带和磁带机有机结合组成的。自动加载磁带机是一个位于单机中的磁带驱动器和自动磁带更换装置，它可以从装有多盘磁带的磁带匣中拾取磁带并放入驱动器中，或执行相反的过程，它可以备份100 ～200 GB或者更多的数据。 4.光盘塔、光盘库和光盘网络镜像服务器 目前最好的多媒体海量信息存储载体或重要文献资料备份媒体非光盘莫属。因为光盘不仅存储容量巨大，而且成本低、制作简单、体积小，更重要的是其信息可以保存100年至300年。因此，光盘普遍用于重要文献资料、视听材料、教育软件、影视节目和游戏动画等媒体信息的存储，供广大用户重复只读。 （二）数据组织管理 任何信息系统都有一个数据组织的层次体系。在该层次体系中，每一后继层都是其前继层数据元组合的结果，最终实现一个综合的数据库。数据库是计算机存储器中合理组织、相互关联的数据的集合。这些数据具有冗余度小，数据的存储独立于使用它的程序，可共享性等特点。 (1) 位：是主存储器和辅助存储器的基本单位。由于计算机是电子的，因而只能实现两种状态。从物理上讲，可以通过不同途径来实现这两种状态(电流的方向、开关、涂在带上和盘上的铁淦氧的磁性排列)。 (2) 字符(字节)：在通过键盘(光符号识别器或其他输入设备)输入一个字符时，机器直接将字符翻译成某特定的编码系统中一串位的组合。一个计算机系统可以使用不止一种编码体制。 (3) 数据元：描述数据元的最好办法是举例说明。一个人的社会保险号、姓名、信用卡号、街道地址和婚姻状况等都是数据元。在数据的层次体系中，数据元是最低一层的逻辑单位。 (4) 记录：将逻辑上相关的数据元组合在一起就形成一个记录。一个职工记录中可能包含若干数据元以及作为职工记录的一个值的若干数据项。记录是能够从数据库中存取的最低一层的逻辑单位。 (5) 文件：是逻辑上相关的记录的集合。职工主文件包含每一个职工的记录，库存文件包含每一种库存货物的记录，应收帐目文件包含每个顾客的记录。“文件”