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第十一讲、会务工作（一） 第一节、会议概述 一、什么是会议 会议是指3个或3个以上的人（其中的一个可以是主持人）按一定的组织原则聚集在一起，围绕某些共同的内容而进行的多向沟通。 会议往往是事先约定和有组织、有目的的，那些无组织的自发的聚合议论，不能说是会议。 广义的会议包括各种有组织的集会、聚会，如庆祝会、追悼会等。狭义的会议主要是指有议事内容的会议，如办公会、讨论会、协商会等等。 二 、会议的种类 1.按会议规模分： 大型——千人乃至数千人、上万人参加 中型——百人至数百人参加。 小型——少则几人（三人以上），多则几十人参加 荣事达召开的大型商贸会议 小型会议台 按会议性质分 1.法定性会议 指按法律法规召开的具有法律效力的会议，如党代会、人代会、团代会、职工代表大会等 2.决策性会议 指各级领导为发挥集体的作用，对工作中的重要问题，集体讨论作出决策，如各类党的委员会议，各级领导成员的办公会等。 3.联席性会议 指为了开展某种较大规模的活动，或讨论研究涉及几个部门或单位的事情，需要几个单位或部门共同协商、协调而召开的会议。 按会议内容分类 1.工作会议 为研究工作而召开会议。 2、综合性会议 指全面讨论研究某地区、某部门涉及诸多方面问题的会议。 3、专业会议 指为了研究商讨某项专门业务，而专门召开的有极明显专业特征的会议。例如科研成果鉴定会、钢材定 购会。 4.纪念性会议 指为了纪念某一重要事件或重要人物而举行的会议。 7.竞技表演性会议 指各类体育、文艺比赛和表演性的集合。 8.追悼会 指为悼念死者而举行的会议。 按时间分 常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会； 非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。 三、会务工作的三大环节 第二节、会前准备工作 会议前期准备流程 一、拟定会议的名称 完整的会议名称包括四个部分 1.会议的主办单位或会议范围 2.会议的时间或届别 3.会议的主题 4.会议的类型 例如： 大同贸易公司2003年电子商品销售工作研讨会 有时也可以省略某些内容—— 第三届宋代文学研讨会 二、确定会议议程和日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。 议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。 注意事项： 1.先急后缓：先讨论急需解决的问题 2.先重后轻：先讨论重要的，难解决的问题 3.先同后异：将性质相同，互有关联的议题排列紧凑 4.先宽后窄：将必威体育官网网址性比较强的议题放在后面 5.适当准备一些后备议题。 会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。 在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所有活动与时间一一对应。 @日程表中一般包含当日议程内容，但议程表无法容纳日程表全部内容。 三、确定会议的时间 1.会议每一阶段的起止时间都要确定好 2.确定时间要精确到年月日时分 3.一次会议的时间最好不要超过100分钟，中间要安排短暂的休息 四、确定会议地点 在租借会场时，应注意以下几点： 1、确认租借的日期和时间，并确认在开会当日是否可以使用。 2、确认会场大小是否合适。 3、确认会场的租金是否在预算之内。 4、考虑会场的交通是否便利，有无足够的停车位。 5、确认会场的各种设备，如麦克、投影仪等会议所需设备及物品是否齐全。 6、确认会场周围是否有配套的餐饮设施等。 五、确定与会人员 1.会议主持人 2.会议出席人：有发言权，有表决权 3.会议列席人：有发言权，没有表决权 4.会议旁听者：没有发言权和表决权 秘书确定与会人员名单后，最好同时还附上这些人员的基本情况一览表（包括职务、年龄等）送给上司审核。 六、会场的布置和布局 （一）相对式：教室形、礼堂形 适用会议：大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等 优点：设主席台，会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重 （二）全围式：圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形 适用会议：小型会议及座谈会、协调会等类型的会议 优点：容易形成融洽和合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，便于与会代表充分交流思想、沟通感情。 半围式：马蹄形、U字形、V字形、C形 适用会议：中小型的工作会议，展示、咨询、述职、考评和听证等会议等 优点：介于相对式与全围式之间，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛 七、会场设备 1.灯光设备 2.空调设备 3.音响设备