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凤凰豪生海岸酒店 物料采购管理手册 目录 第一章…………采购管理制度 第二章…………采购办工作流程 第三章…………采购办各岗位职责及分工 第四章…………采购办相关工作表格. 采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度。 采购管理部门 酒店设立专职采购办,接受酒店董事及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作。 采购办工作基本要求 所有采购项目均需董事会董事签批授权同意。 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。 所有采购物品的品质须保持一惯稳定。 采购办工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。 采购办须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及分管领导。 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购办须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购办每天须录入至采购办价格信息库. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 采购办禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 采购办负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 采购审批程序 1.申购单审批程序：使用部门经理仓库主主管领导采购办主管领导采购办寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购办与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购办、使用部门、财务部、主管领导蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果供应商选定：采购办邀请采购办、、主管领导、合作，进行价格及质量的比较，选定供应商。采购办组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价提供酒店所需的物料1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 采购办要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 采购办工作流程 一、各类物品采购工作流程 仓库采购： 仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库要填写一份仓库补“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。主管领导送采购初审，采购采购申请单上签字确认，并注明到货时间。采购初审同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，按采购审批程序报批，经批准后，采购办立即组织实施，一般物品要求之天内完成。有特殊情况，要向主管领导汇报。部门新增物品采购： 若部门欲置新物，部门经理或各餐厅总厨应写有关报告，连同“采购申请单”一并送交采购办，主管领导初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，选定相应供应商，提出采购意见，按采购审批程序报批，经批准后，采购办立即组织实施部门更新替换旧设备和物品采购： 如部门欲更新替换旧有设备或物品，应先填写一份“报告”给财务及审批。经审批后，将一份“报告”和采购申请单一并送交采购办，采购办采购申请单内必须注明以下资料（1）货品名称，规格； （）最近一次订货单价； （）最近一次订货数量； （）提供本次订货数量建议。采购办按酒店采购审批程序办理有关审批，批准后，组织采购。食品的采购：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日购，电话落单或直接到市场选购。燃料采购：采购办根据营业情况与工程部编制每燃油、石油气、柴油采购申购计划，按采购审批程序办理，并组织实施。维修零配件工程物料采购：“采购申请单”，采购申请单内必须注明以下资料（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。采购申请单采购申请单采购申请单内必须注明以下资料