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档案管理基础（第二版） 21世纪高职高专精品教材●现代秘书系列 目录 第一章 概论 第二章 档案的收集 第三章 档案的整理 第四章 档案的鉴定 第五章 档案的保管 第六章 档案的检索 第七章 档案的利用 第八章 档案的编研 第九章 档案的统计 第十章 人事档案管理 第十一章 会计档案管理 第十二章 其它类型档案的管理 第一章 档案管理工作概述 概念 档案管理工作是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。 第一节 档案的形成、分类和作用 第二节 档案工作的内容、机构、法规体系和原则 第一节 档案的形成、分类和作用 什么是档案？ 档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。 档案是历史的原始记录。 档案的起源与沿革 我国早在三千多年钱的殷商时代，就已经有档案保存。 几个甲骨文图片 简牍档案和缣帛档案 简牍：简牍是对我国古代遗存下来的写有文字的竹简与木牍的概称。 金石档案 除甲骨外，现今保存下来的，还有殷商和周代铸在青铜器上的铭文，一般称之为金文或钟鼎文。 档案的特点 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的 档案是保存备查的文件 档案内容的记录方式和载体是多种多样的 档案是原始的历史记录——这是档案的主要特点和本质属性 档案的本质属性——原始记录性 ▲为什么说原始记录性是档案的本质属性？ 根本原因在于：档案是其形成者在工作活动中 形成和使用的原始记录的转化物。 首先，档案是原始的信息，而不是再生信息； 其次，档案内容是其形成者工作活动的直接记录，具有客观记录性。 原始性与记录性的有机结合构成了档案独一无二的本质特征。 档案的一般属性：知识属性和信息属性 （一）档案是贮存和传播知识的一种形式 档案不仅具有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。 （二）档案是一种重要的信息资源 什么是信息？ 钱学森在《论系统工程》一书中，有比较明确通俗的定义：“信息是代表物质某一状态的资料”，“情报、图书、文献和档案都是一种“信息””。 ▲档案的形成条件有哪些？ 1.处理完毕的文件才能成为档案 2.对以后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存 3.经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案。 档案与文件的关系 文件是档案的前身，档案是文件的归宿； 文件是档案的基础，档案是文件的精华； 文件是档案的因素，档案是文件的组合。 档案的分类 档案的外在形式 档案实体的构成要素 包括： 档案的载体 档案信息的表达方式 档案信息的记录方式 档案的版本：是指文件从拟写到办理过程中所形成的不同稿本。 归档时： 注重选择可靠程度最高的定稿、正本、 试行本、修订本等版本； 一般只保留原稿、原本，不留存副本； 文件办文纸和文件阅办单要与文件一并保存。 档案的一般作用 行政管理的查考凭据 生产建设的参考依据 政治斗争的必要工具 科学研究的可靠资料 宣传教育的生动素材 维护国家、集体和个人利益的法律书证 档案的基本作用 确凿的凭证作用 档案具有凭证作用的根本原因是档案的原始记录性，决定因素是档案的形成过程和形成特点。 档案是从当时当事直接形成的，是令人信服的历史证据； 从档案的载体形态上看，档案文件上保留了真切的历史纪录，具有可靠的真实性。 广泛的参考作用 发挥档案参考价值的优势在于： *档案具有原始性和可靠性； *档案信息内容的广泛性； *档案的信息内容是人们顺利进行工作活动的标志。 档案作用的发挥 档案发挥作用的规律 1.档案作用的时效律和扩展律 2.档案机密性递减律和社会性递增律 3.档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律 4.发挥档案作用的限制因素 档案利用实践 社会发展水平 人们的档案意识 档案管理水平 第二节 档案管理工作 档案管理工作内容（环节）： 收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计。 需要掌握档案管理工作流程图（课本12页图1-5） 档案管理工作的性质 （一）档案工作是一项管理性的、科学性的工作； （二）档案工作是一项服务性的、条件性的工作； （三）档案工作是一项政治性的工作； 档案管理工作的基本原则 档案工作实行统一