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档案管理知识讲座 ——程鹏 一、档案工作概述 1、档案的概念： 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的多种形式的历史记录。 2、如何正确理解档案的定义： ★ 社会性 ★ 历史性 ★ 确定性 ★ 多样性 ★ 原始记录性 3、档案的种类： 从形成领域分：公务档案与私人档案 从形成时间分:历史档案与现行档案 从档案的门类分：文书档案、科技档案、专门档案 从档案载体分：纸质档案与新型载体档案 4、档案的价值与作用： 档案的价值： ★ 凭证价值和情报价值 ★ 现实价值和长远价值 ★ 第一价值和第二价值 档案的作用： ★ 行政作用 ★ 业务作用 ★ 文化作用 ★ 法律作用 ★ 教育作用 二、文书整理概述 1、文书立卷是文书处理部门的一项重要职责，法定的义务。 中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日颁布了新的《党政机关公文处理工作 条例》 第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作 。 第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职过程中形成的公文，由其兼职机关归档。 2、什么是文书整理？ 文书整理，就是将办理完毕且具有查考保存价值的文件材料，按照他们在形成过程中的联系和规律进行系统整理。 3、为什么要整理？ ☆整理的意义 文书档案整理工作，是建立档案实体管理秩序，对所保存的档案进行有序化、条理化和系统化的一项档案管理的主要业务工作，在档案管理中具有重要意义。 (1)文书档案整理工作是档案业务建设的核心环节。 （2）文书档案整理工作是开发利用档案信息资源的必要条件。最终实现档案的有效利用。 ☆整理的必要性： 首先整理是文书运转处理程序的最后环节，是文书工作与档案工作的交接点。 其次整理是日后查考文书材料的需要。 最后整理归档是我国各社会组织现有办公条件下整理和保存公务文书的方法。 4、怎样整理？ ▼基本原则 文书档案整理的基本原则是遵循文件形成的客观规律，保存文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于保管和利用。 （1）归档的文件材料应收集齐全完整 （2）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系 （3）区分文件材料的不同价值 （4）整理后的文件材料便于保管和利用 5、 《归档文件整理规则》概述： 《归档文件整理规则》1997年确立编写的指导思想；1998年在广东、深圳、福建等省试点；1999年12月18日在全国档案工作标准化技术委员会第八次年会上通过，2000年12月6日由国家档案局中央档案馆发布，2001年1月1日实施。 其特点有：简化性、兼容性、灵活性、前瞻性。 简化性：1、取消案卷，把档案保管单位还原以文 件本身，免除了组卷过程。 2、界定“件”的方法简单 3、分类层次简化且固定 4、装订以件为单位 5、取消案卷、卷内两级目录 6、直接装盒无须填写盒内目录、 7、无须拟写案卷题名和填写案卷封面，只盖档号章和填写盒脊 8、利用方式上进行机上检索、全文阅读、资源共享，保护原文 兼容性：1、兼容计算机和手工管理两种方式，既有引导性又有过渡保留了分类、排列等工作环节，特别强调按事由排列，便于在不使用计算机的前提下提供文件