人际关系与沟通 教学课件 作者 张文光 第十四章 会议沟通.pptVIP

第十四章 会议沟通 学习目标： 1.了解会议的意义及会议成本，以使会议这种群体沟通方式发挥其应有的价值。 2.认识会议准备和安排的重要性，按会议的实际情况做好各种准备安排工作。 3.认识会议主持人和与会者对会议成功的重要作用，明确各自的责任。 4.掌握会议主持人的沟通技巧，并能在会议实践中灵活运用。 5.掌握会议困境的控制方法，并能在会议实践中灵活运用。 第一节 会议的准备与安排 第二节 会议主持人的沟通技巧 第三节 会议主持人的控场技巧 第一节 会议的准备与安排 一、会议的意义及目的 （一）会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种重要的群体沟通方式 （二）会议的目的 【问题讨论】我们到底为了什么开会？ 二、会议的准备与安排 （一）确定会议的必要性 1．无需开会的“五个如果” 2．必须开会的“五个如果” （二）确定会议的类型 按会议的目的可分为信息型会议和决策型会议两大类。 （三）确定与会者 我们在确定与会者时可以参照下列三个“有利于”的标准。 1. 有利于会议的顺利进行。 （1）代表着一个团体或群体的人。 （2）对会议的协调作用不可或缺的人。 （3）如果不按其意思办，就会大吵大闹的人。 2. 有利于议题的讨论。 （1）跟讨论议题有直接关联的人。 （2）可以提供专业或独家信息的人员，令讨论更有效率的进行。 3. 有利于会议组织者的意愿表达。 （四）编制会议议程 （五）发送会议通知和相关资料 （六）选择一个适宜沟通的会议室 （七）谁主持 （八）做一个有用的与会者 会议准备工作核对单。 1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听教材 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定会议主办方的相关资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知 此外要特别注意： 1.了解与会人员中是否有少数民族及相关的风俗习惯。 2.了解与会人员中有没有人吃素，要为这些人单独做准备。 3.了解是否有外宾出席会议，是否需要配备翻译人员。 4.了解是否有媒体记者出席会议，要为其准备单独的座位。 第二节 会议主持人的沟通技巧 一、成功开始会议 （一）准时开会 （二）做好开场白 二、主持人的沟通技巧 （一）主持人的倾听技巧 （二）会议中的说话技巧 1.展示 2.探询 3.评论 4.建立 5.测试理解情况 6.总结 7.排除与引进 8.就程序提出建议 （三）主持人的提问技巧 1. 棱镜型问题 2. 环形问题 3. 广播型问题 4. 定向型问题 三、结束会议的技巧 （一）何时结束 （二）总结会议 （三）评论结束 四、做好会议评估 第三节 会议主持人的控场技巧 一、有效控制会议的进程 二、改善沉默，打破冷场 1.顾虑重重的沉默 2.持少数意见的沉默 3.胸有成竹的沉默 4.心有余悸的沉默 5.话不投机的沉默 6.敌对的沉默 7.事不关己的沉默 8.自由主义的沉默 三、减少会议中的空话、废话 四、化解意见冲突 五、控制开小会者 六、干预打断他人的发言者 七、正确对待迟到、早退者 自我检测项目： 1.为什么说会议是一种不可替代的沟通手段？ 2.开会的目的有哪些？ 3.为什么说高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了？ 4.开一个会议应该做哪些准备工作？怎么准备和安排？ 5.会议主持人的作用是什么？在主持中应注意哪些沟通技巧？ 6.与会者的职责有哪些？在会议沟通中应注意哪些问题？ 7.会议的困境有哪些情况？应该如何应对？