秘书职业资格理论考试 第1章 文书基础.docVIP

文书基础 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类 1、行政公文（通用公文）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。由国务院2008年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》明确规定 2、事务文书：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等 3、商务文书：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等 二、通用公文的制发过程 1、发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等8个过程 2、草拟的要求 （1）符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关规定。立场要明确、正确 （2）情况要确实，不能捏造事实 （3）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。 文内使用简称，应先用全称，并注明简称。 （4）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。这是特别要注意的。 （5）结构层次序数“一、”“（一）”“1.”“（1）” 3、签发：决定公文能否生效的环节 第二节 应用文书的格式 一、通用公文用纸和印装规格 1、A4纸张，210mm×297mm 2、公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为37±1mm 公文用纸订口（左白边）为28±1mm 版心尺寸为156×225mm（不含页码） 3、从左至右横写横排，一般每页22行，每行28个字 4、公文左侧骑马钉或平订，不掉页；后背平整、不空 二、通用公文格式要素 （一）眉首 1、公文份数序号 （1）将同一份文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 （2）带有密级的公文要编制份数序号 （3）使用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 （4）例如印制100份公文，其第1份的序号可写成0001，最后一份的序号写成0100，应根据公文的份数来决定编几位数字，但至少不低于两位数，即1编为01 2、秘密等级和必威体育官网网址期限 （1）绝密、机密、秘密 （2）如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字，如“机 密” （3）如需标识秘密等级和必威体育官网网址日期，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两者之间用★隔开，如“机密★一年” 3、紧急程度 （1）特急、急件 （2）有的文件要求限时送达，则在文件封套上标注“限X月X日X时前送达”的字样 （3）如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字，如“急 件” （4）如需同时标识秘密等级的，秘密等级标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 4、发文机关标识 （1）由发文机关全称或规范简称后加“文件”组成 （2）对于平行文与下行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm （3）对于上行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm （4）发文机关标识，小标宋体字，用红色标识，一般应小于22×15mm（高、宽） 5、发文字号 （1）发文机关代号、年份、序号组成；用3号仿宋体 （2）如：国办发〔2006〕5号 （3）年份标全称；用六角括号；序号不编虚位如005；不加“第5号”； （4）平行、下行文的发文字号位置：发文机关标识下空2行，居中 （5）上行文的发文字号位置：发文机关标识下空2行，居左空1字 （6）联合行文时只标识主办机关的发文字号 6、签发人（会签人） （1）指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人 （2）位置平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”3个字用3号仿宋体，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名 （3）联合上报公文时，文件主办机关的签发人姓名置于第1行，其他机关签发人的姓名按发文机关标识中机关名称的先后排列次序，在第1行之下依次排列，此时下移红色反线，使最后一个签发人的姓名与左侧的发文号处于同一行。发文字号与红色反线仍旧相距4mm 7、红色反线 （1）在发文字号下的4mm处 （2）与版心等宽，即156mm （二）主体 1、公文标题 （1）红色反线下空2行，用2号小标宋体字 （2）可分1行或多行居中排布；回行时要注意词意完整，排列对称，间距恰当 （3）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号 2、主送机关（公文的主要受理机关） （1）标题下空1行，用3号仿宋字，左侧顶格，回行时仍然顶格 （2）同类机关单位之间用顿号，不同类别的机关之间用逗号，末端标全角冒号 （3）联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列 3、正文 （1）主送机关下1行，用3号仿宋字 （2）文种如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 （3）每自然段