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1文件—法律法规和其他要求控制程序 CMJ/ QES·P 4.2.3—2006 编 制：公司办公室 批 准：徐立平 受控状态： 版 本： A/1 1. 目的 为了对公司管理体系文件予以控制，识别和获取适用的有关质量、环境和职业健康安全的法律、法规和其他要求，及时地将相关信息传达给全体员工和相关方，特制定并保持本程序。 2.范围 本程序适用于公司所要控制的文件及法律、法规和其他要求,并对法律、法规和其他要求的识别、获取、更新及有效性评价、控制作出规定。 3.职责 3.1公司办公室是本程序的归口管理部门，并负责行政性管理文件的控制，负责外来文件的收、发登记，报请领导批示处理意见后进行文件传递，并对需控制的这类文件实施有效控制。 3.2工程技术处是技术性文件、竣工资料等质量管理文件的归口管理部门，负责对施工技术标准、规范等技术类文件、竣工资料实施有效控制。 3.3安全处是环境和职业健康安全管理文件的归口管理部门，负责对环境和职业健康安全的法律、法规和其他要求以及环境和职业健康安全管理体系运行文件实施有效控制。 3.4 项目部负责对项目部需要的技术性文件（如设计图纸、技术标准、标准图集）法律、法规和业主及相关方要求的文件实施有效控制。 3.5总经理负责管理手册的批准，管理者代表负责手册的审核及程序文件的审批。 4.程序 4.1文件的分类 本公司管理体系文件分为内部文件和外来文件两大类，共6个种类（A、B、C、D、E、F类），其中： 4.1.1内部文件（A、B、C类）包括： A类：管理手册、（包括管理方针和目标）、程序文件、管理性文件； B类：合同文件，包括招投标文件； C类：施工组织设计/项目管理实施规划、施工方案或项目管理计划、作业文件（作业指导书、作业规程、管理记录等）； 4.1.2外来文件（D、E、F类）包括： D类：施工图及设计文件（标准图集）；来自业主、监理单位、质监站和其他管理部门等涉及工程质量、安全、环保的文件； E类：国家、行业或地方有关质量、环境和职业健康安全的法律、法规及其它要求技术标准、规范等技术文献； F类：上级主管部门有关的文件； 4.2文件的编制与审批 4.2.1根据管理职责，管理体系文件的编制与审批实行分级分体系管理。 4.2.2管理手册由管理者代表组织编制并审核，由公司总经理审批发布；程序文件由归口部门负责编制，由管理者代表审批； 4.2.3技术性管理文件由工程技术处负责编制，重点工程的技术文件由工程技术处审核，公司总工程师批准。一般工程的技术性文件由工程技术处审核，工程技术处负责人/副总工程师/主任工程师批准。 4.2.4环境/职安文件管理文件由安全处编制，公司分管领导批准。 4.2.5管理性文件由公司相关部门编制，公司分管领导审批。项目部管理性文件由项目经理审批。 4.3文件的修改 4.3.1文件需要修改时，由文件修改提出人/部门填写《文件修改申请单》说明修改原因及内容，报文件主管部门，按原审批手续审批后，文件管理部门下达《文件修改通知单》或重新下发更新文件； 4.3.2文件更改可以采取划改或换页的方式进行，文件持有人依据《文件修改通知单》及时对文件进行修改，修改采取杠改的形式，修改时用双线将错误内容划去，并在其上方写出正确的内容。采用划改时，文件的修改状态可不作变化。篇幅修改较大的，采取换页的形式。文件换页要在文件的右下角用“1、2、3……”注明修改次数。文件中属于错别字、缺漏字的，可以自行改错。 4.4.3同一文件经更改3次以上，应进行换版更新，并按要求重新审批和发放。 4.4文件的收发 4.4.1各级文件管理部门应建立《收文薄》和《发文薄》，保留文件的收发记录。 4.4.2收文：各部门、项目部建立，《收文薄》，进行收文登记,登记内容包括:文件名称、文件来源、文件号、份数、日期等； 4.4.3发文：文件发放单位/部门建立《发文薄》，将文件发放到规定的场所/人员,并做好发放登记。登记内容包括：文件名称、发文号、主送或收文单位、份数、签收日期等； 4.4.4文件发放时，文件管理人员应对管理手册、程序文件和公司对外有必威体育官网网址要求的受控文件注明分发号。 4.4.5 确保文件使用部门得到需用文件的有效版本；以确保文件的有效性和文件使用部门/现场要有需要的文件作为文件控制的重点。 4.5文件的换版与作废 4.5.1在文件换版或重印时要注明版本号，并按原编制、审批程序进行。 管理手册、程序文件经多次修改或需进行大幅度换页修改时，应进行换版。原版次文件作废，换发新版，在文件每页的右下角用“A、B、C……”注明版次； 4.5.2文件的作废 4.5.2.1 管理手册、程序文件和公司对外有必威体育官网网址要求的文件，管理部门应及时收回作废文件，并进行销毁处理； 4.5