科龙顾客服务部条码信息管理工作流程.docVIP

顾客服务部条码信息管理工作流程及需求 顾客服务部对条码的应用范围有以下几点： 结算管理： 流程：服务商完成安装（维修） 填写结算凭证 上传至服务中心 中心回访并对条码初审 初审合格通知服务商开具发票连同原始结算凭证分类传至总 部结算科 结算科复审 开具结算通知书 通知服务商开具结算发票。 流程说明： 服务商在安装维修时，第一次接触条码，并将条码正确填入结算凭证（空调安装后，须将条码贴在安装单中）。 服务中心在收到服务商上传的结算凭证后，首先对条码的核对和用户回访，这时，必须有相应的数据库支撑，才能有效地判定条码的真实性。 如服务商的维修安装单内涉及到退换配件时，应先把更换下来的配件与维修单一起交至当地服务中心配件实物管理员，配件管理员在收到旧件后并在维修安装单确认，方可结算维修费。 配件的结算：配合服务商领用配件押金帐管理，当服务商超出配件押金范围领用配件时，超额部分可选择购买或以交现金、从安装维修费扣除等方式增加配件押金，购买配件或增加押金的款项可由总部结算组从服务商的安装维修费中扣除。 三包机更换费用结算：服务商按“三包机管理办法”规定在完成更换机后，填写换机凭证，在换机凭证上贴或写上新更换机器的结算联条形码进行结算。新换空调的条形码不允许再结算安装费用。换机需经管理中心回访证实，如空调在安装前发生更换时，不支付换机费。结算组收到证实审核的“换机凭证”后，根据凭证的用户资料，修改用户档案中机身号码。 配件管理： 旧（新）件的退换：服务商将旧件与维修单送至当地服务中心仓库 仓库实物管理员确认旧件的真实性 仓库实物管理员在维修单上确认签收 冲减押金帐目。 流程说明： 网点要求退新配件时，应向中心提出申请，中心仓管核实，中心主任审核，总部配件监控员核实，配件科科长审核，顾客服务部部长审批后方可退新配件。 中心实物管理员要对网点退的新（旧）配件进行严格检查，确认是本厂新（旧）配件才可接收。 中心仓管员将网点退新（旧）配件的明细输入新信息平台-----《网点旧坏配件返厂登记表》，以冲减网点押金帐目。 三包退换机：用户要求退换时，中心或网点派人上门鉴定维修，达到“三包”退换规定条件的由中心填写《顾客服务部中心三包机退换申请审批表 中心工程师核实 TCS专员回访确认 中心主任审核，上报顾客服务部部长审批。 流程说明： 中心工程师核实时，须对条码的真实性、退换故障及原因进行确认。 中心收到顾客服务部部长审批的《顾客服务部中心三包机退换申请审批表》后，填写《三包机申领表》，经分公司支持科科长审批后，物流专员开出电脑出仓单。 中心带电脑出仓单到中转仓提出新机。与用户换机后中心应及时将用户机移交給中转仓，换回《产品入库单》以平中心帐目。 中心同时须对用户基础信息进行维护，将产品条码（型号）进行更新。 配件的申领及发放：中心将每月将配件计划输入新信息平台，上传至总部，总部配件监控员对中心 配件计划进行审核 报配件科科长审批 发至总部仓库发货。 流程说明： 总部配件监控员对中心配件计划进行审核时，须对产品的配件内容进行审核，通过配件数据库，对配件的零件号、配件名称进行初审，再审配件的申报数量。 信息管理： 分两类：1、维修凭证内质量信息和维修信息。 2、批量事故信息、新产品信息等等。 第一类：维修凭证在结算已叙述。 第二类：需要汇总数量及对应条码。故需对条码进行判定真伪。 所以：我部对条码优化整合项目的需求，需要一套软件及数据库支持： 结算科需要条码库的支撑来判别条码的真伪。 配件实物管理员需要配套软件来查阅退换回来的新（旧）件的真实性。 配件监控员需要配套软件及数据库来判定申领新配件的正确性。 中心工程师需要条码库的支撑来判定安装（维修）凭证的真伪，对三包期内、售前（质量）退换机的条码的真伪。 总部结算科对条码扫描器的需求：10个。 第 1 页 共 2 页