江西石油Process Desc_FI_AP_V2.docVIP

推广单位 模 块 FI ISO 9000记录号 创 建 人 日 期 2005/12/21 审 核 人 中石化股份公司ERP推广项目 应付流程描述 应付流程描述目录 FI_AP_01 创建无采购单供应商主数据流程 2 FI_AP_02 维护无采购单供应商主数据流程 14 FI_AP_03 发票过帐流程（凭采购定单） 27 FI_AP_04 对供应商预付款过帐流程 29 FI_AP_05 结清供应商预付款 31 FI_AP_06 发票过帐流程（无采购定单） 32 FI_AP_07 员工借款 34 FI_AP_08 员工报销 35 FI_AP_09 付款流程 37 FI_AP_10 应付账款模块月结流程 39 FI_AP_11 应付/实付凭证审核流程 43 FI_AP_12 创建员工主数据流程 44 FI_AP_13 维护员工主数据流程 53 FI_AP_01 创建无采购单供应商主数据流程 流程名称 创建无采购单供应商主数据流程 流程说明 此流程描述无采购单采购的供应商主数据创建的管理需要，在SAP系统中相应的作业处理过程。所谓无采购单采购的供应商是指没有购买信息的供应商，比如说不是所有与供应商的交易都会使用采购单。无采购单采购供应商的例子有税收当局、保险公司、服务公司和员工，请参考“FI_AP_12 创建员工主数据流程”。 推广单位 对此流程的要求 / 期望 主数据资料准确完整。 标准报表，供应商维护列表，便于：提供供应商记录的创建/维护信息；审核供应商主数据的创建和维护结果。 中国石化标准代码编制组对供应商代码标准有相应规定。 供应商的详细主数据。 在线实时的供应商主数据。 供应商主数据在创建和更改时的审核追踪记录。 流程输入 输入 供应商主数据申请单 无购买定单供应商供货发票 提供部门 相关部门 频率 需要时 流程输出 输出 供应商主数据数据清单 1．完成的供应商主数据申请单； 2．在SAP系统中的供应商主数据。 接受部门 供应商主数据管理员 频率 需要时 业务流程描述 01 规则/一般数据 供应商主数据 供应商主数据需在记录应付款交易时创建。无定单供应商主数据只包括一般数据和会计数据，不包括采购业务数据。 供应商号码 当供应商主数据创建时会在系统中产生特定的主数据编码。这样在新的供应商主数据创建前，记录的管理员需检查系统中相关信息来确认在该供应商主数据没有重复创建。内部和集团内、外部供应商须向总部提出申请，由总部统一配码。当供应商主数据创建后，就可以在同一客户的多个公司代码中使用。在使用供应商号码记录交易时，应保持号码唯一。 无购买定单供应商记录主数据结构 一般数据 一般数据中维护的数据有供应商名称、地址、联系方式等。 公司代码数据 在此维护公司代码相关信息，因为同一供应商可能在不同的公司代码下有不同的统驭科目和不等的应付款項。 统驭帐户 需在每个供应商主数据中设统驭科目。如果把供应商主数据视为明细科目，可把其统驭科目理解为上级科目（或一级科目）。统驭科目可以保证当发票或其他交易数据过入供应商帐户时，系统会自动将这些信息过入总帐科目。这样应付帐款明细帐的信息就通过统驭科目在总帐中得到更新了。 供应商组 应将所有供应商主数据分组。由供应商组来确定供应商编号（内部编号或外部编号）。 一旦在供应商组下创建了供应商主数据，就不能直接改变此主数据的供应商组。如果一定要改变，就应在目前的供应商主数据记录上先标志删除符号，然后在另一个供应商组下创建新的供应商主数据。 02 控制 申请单 申请人应填写供应商主数据申请单，申请创建无采购定单供应商主数据。 相关文件 下面的相关文件在创建无采购定单供应商主数据时需具备： 已获批准的无采购定单发票。上列申请表需与发票核对相符。 如可能，供应商的营业执照复印件。为确保重要信息的正确性，如供应商名称和供应商营业执照号。供应商的营业执照号可以避免数据被重复记录。 所有无购买定单供应商主数据的创建都需有供应商主数据申请单支持。 批准 所有无采购定单供应商主数据的创建申请都需有应付帐款会计主管审核批准。 职责分离 应由与供应商相关交易（如应付帐款）独立的管理员管理供应商主数据的创建和更改，以符合职责分离的原则。这个独立行使职能的职位（如供应商主数据管理员）将对供应商主数据的维护负全责。 避免重复记录 在创建新的供应商主数据前，申请者需检查系统，确认SAP中不存在该供应商的数据。 如果供应商主数据已存在，应检查是否为设立公司代码而创建。如果并不仅仅为设立公司代码而设，那么： 申请