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企业管理 Qiy eGuanli 企业档案信息化建设略论 □ 省公司办公室 曾 祯 随着信息技术的飞速发展，档案管理由纸质管理逐步向电子管理转变，数字化档案成为档案的主 要传播介质。本文针对目前企业档案信息化现状、问题，提出了提高档案信息化水平的初浅认识。 档案是重要知识资产和核心信息 实时化、网络化，最大限度地克服实体 资源，是加强管理、推动发展的重要基 档案管理的缺点，充分发挥档案信息优 如何搞好档案信息化管理 础。随着信息网络技术的快速发展，信 势，丰富信息资源内容和数量，加强档 息收集处理、数据库存储压缩、办公自 案信息资源的开发利用，为企业生产经 档案管理信息化是企业发展的必然 动化等技术在档案管理得到全面运用， 营工作提供服务。 趋势。企业档案管理在实际操作过程中 档案管理由实物保管逐步转变为数字 档案信息化管理克服了纸质档案档案信息化管理克服了纸质档案 涉及面广，内容也较多。因此档案管理 档案，突破了时间与空间的限制，实现 保存条件限制保存条件限制。。由于纸质实体档案需 的信息化工作，要逐步推进，实现档案管 了档案信息化收集、存储、共享、利用、 长期保存，受环境因素影响较大，保管 理的标准化、数字化和信息化。 服务等功能，档案在服务经济社会发展 条件较苛刻，难免存在因温湿度不适宜 加强基础设施建设加强基础设施建设，，健全企业档案健全企业档案 大局的作用越来越明显，影响越来越突 造成的霉变、虫蚀现象，给档案管理带 管理标准和制度管理标准和制度。。基础设施建设是档 出。 来困扰，影响档案使用寿命。档案信息 案管理信息化工作取得成功的第一 化管理突破了档案库房的条件限制，打 步。只有建设先进的计算机网络，才能 档案信息化的概念 破了日益增长的入库档案对库房面积 充分发挥档案信息化的整体效益。企 不断增长的要求，且对档案数据进行备 业加强基础设施建设，重点应推进档案 档案信息化是通过计算机对形成 份，使档案永久保存。 信息资源建设，将现有馆藏档案数字 的电子文件数据进行归档、整编、分类、 档案信息化管理可以大幅提高档档案信息化管理可以大幅提高档 化，加大电子文件的推广运用力度。同 存储和管理，对已有的纸质、实物及声 案检索利用率案检索利用率。。一方面通过扫描等技 步建立健全档案管理制度，对数字档案 像档案进行数字化处理，为企业提供有 术手段，将档案馆的实体档案转为成计 的归档、借阅、使用进行规范，使档案信 效档案信息网络化服务的新型档案管 算机可识别和处理的数字化信息，使档 息化管理实现标准化、规范化、科学 理模式。档案信息化能够实现档案信 案管理从依靠人脑进行单一途径检索 化。这样不仅方便档案的整合，而且也 息的数字化和网络化，为档案信息的接 的传统档案管理模式，发展到依靠信息 为档案管理信息系统的开发提供了便 收、传递、存储、共享和利用提供便利条 技术进行全方位、多角度、深层次检索 利。在信息化建设中，加快信息系统的 件。这是档案管理适应时代发展、提高 的数据管理模式，克服依据数据记录到 开发步伐。 服务能力的必然选择。 档案库房查找费时费力的问题，极大地 加强电子文件的归档管理加强电子文件的归档管理。。电子 减轻了工作人员的负担；另一方面最大 文件的归档是档案信息化工作的基 档案信息化管理的必要性 限度地减少了原始纸质档案的使用次 础。为确保电子文件和电子档案的安 数，尽可能地延长纸质档案的寿命，保 全保管和有效利用，档案部门应将归档 档案信息化管理可以达到自动化、 护了实体档案的安全和完整。