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企业总经理办公室规范化管理工具 第一节 总经理办公室岗位职责 一、副总经理岗位职责 总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划，实现企业经营管理目标，其具体职责如图2-1所示。 二、总经理办公室主任岗位职责 总经理办公室主任在企业里主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，具有参谋、协调、综合、办文、督查、信息等工作职责，其具体职责如图2-2所示。 图2-2 总经理办公室主任岗位职责 三、行政秘书岗位职责 总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作，为公司员工做好行政服务，支持和保障公司战略和发展目标的实现，其具体职责如图2-3所示。 图2-3 行政秘书岗位职责 四、办事专员岗位职责 总经理办公室办事专员的主要职责是，在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作，包括办公用品、设备、档案的管理等工作，其具体职责如图2-4所示。 图2-4 办事专员岗位职责 第二节 总经理办公室管理制度 一、公文管理制度 公文管理制度 第1章 总则 第1条 为规范公司公文管理，提高办事效率，特制定本制度。 第2条 公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。 第2章 公文必威体育官网网址管理 第3条 公文必威体育官网网址等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。 第4条 绝密文件打印用专用磁盘，只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。 第5条 机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。 第6条 秘密文件由阅文人妥善保管。 第3章 公文收发管理 第7条 部门相关人员草拟公文应注意以下事项。 （1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。 （2）反映情况客观，实事求是。 （3）文字准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。 （4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。 第8条 草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。 第9条 总经理办公室及时登记公文，并报公司相关领导审批后打印签发。 第10条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第11条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件应当天给出批复，一般文件应于3天内给出批复。 第12条 公司的所有发文、发文部门应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。有领导指示的，还应附批复件。 第13条 收文工作由总经理办公室统一负责。总经理办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总经理办公室收回归档。 第14条 所有公文发放，一定要有登记、签收手续。 第15条 公司发文，须由总经理办公室统一编号，具体如下所示。 （1）以公司名义对外发文，一律以澳联玻璃“公字”（××年）××号。 （2）公司监事会发文，用澳联玻璃“监字”（××年）××号。 （3）董事会发文，用澳联玻璃“董字”（××年）××号。 （4）其他管理部门的发文，用澳联玻璃“管字”（××年）××号。 第16条 董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。 （1）董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外发布。 （2）公司相关经营管理部门需对外发文，应经经营办公会讨论通过后，方可由总经理办公室对外发布。相关公司重大经营决策的公文，需经董事会审批后方可办理发文。 第17条 红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。 第4章 附则 第18条 本制度由总经理办公室编制，解释权归总经理办公室所有。 第19条 本制度自颁布之日起开始执行。 二、印章管理制度 印章管理制度 第1章 总则 第1条 目的。 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。为规范公司印章管理工作，维护公司的利益，特制定本制度。 第2条 适用范围。 本制度适用于公司印章、公司法人代表和总经理的印章及部门印章的使用、管理等相关事宜。 第3条 相关部门管理责任。 1．公司总经理办公室负责公司印章统一管理，负责发放、回收印章，监督印章的保管和使用。 2．公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取、保管。 第2章 印章领取和保管 第4条 总经理办公室专人统一管理印章的使用等，按规定执行印章相关工作。 第5条 各部门印章由部门领导指派专人妥善保管，不得转借他人。 第6条 总经理办公室建立《印章管理卡》，登记专人领取、印章归还、作废等情况。 印章管理卡 种类 细分 名称 印章内容 管理责任人 办理责任人 备注 公司印章 名印 公司名印 公司全称 总经理 总经