档案管理办法(暂行).docVIP

青岛国信发展（集团）有限责任公司 档案管理办法（暂行） 第一章 总则 第一条 为加强集团档案管理，发挥档案对集团各项工作的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》和《青岛市档案管理条例》等有关规定，结合集团实际，制订本办法。 第二条 集团档案是指集团总部、各全资及控股子公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。 第三条 本办法适用于集团总部、所属全资及控股子公司（以下简称子公司）。 第二章 档案管理体制 第四条 集团档案实行统一管理、分级保存的管理体制，集团各级办公室（或承担相应职能的部门）是各级档案管理工作的主管部门。其主要职责是： （一）贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关政策，建立健全档案工作各项制度； （二）统筹规划并负责本单位内部档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案资料的齐全、完整、准确与安全，积极主动地为各项工作服务； （三）接受上级档案主管部门的指导、检查和监督； （四）指导、检查和监督所属单位的档案工作； （五）依据青岛市档案主管机关的规定，按照管理权限开展本单位及子公司的档案检查和考核工作； （六）参与所属产权变动单位档案的处置工作； （七）完成与档案管理工作相关的其他工作。 第五条 集团人事档案依据集团干部管理权限，由各级人力资源管理部门按照有关规定归档管理，并设兼职档案管理人员。 第六条 各级工作部门的档案管理权限及人员配备 （一）集团办公室主管全集团档案管理工作，履行主管部门职责，负责集团总部产生的各类档案及一级子公司产权的权属材料等其他必要材料的存档与管理，配备专职档案管理人员。 （二）各级子公司档案管理主管部门，履行本单位档案主管部门职责，配备适应需要的档案库房、配套保管设施，负责本单位日常档案管理工作，并设专（兼）职档案管理人员。其中： 1、一级子公司产生的档案及其子公司的产权权属材料等其他必要材料，由一级子公司档案主管部门统一存档并管理，并于每年规定时间将本单位年度档案目录报集团办公室备案；配备专职档案管理人员。 2、二级及以下子公司产生的档案及其子公司的产权权属材料等其他必要材料，由二级及以下子公司档案主管部门统一存档并管理，并于每年规定时间将本单位年度档案目录报上级档案主管部门备案；配备兼职档案管理人员。 （三）集团总部职能部门及各级子公司内设机构，负责本部门职能范围内档案材料的收集、整理、移交等工作，确保本部门档案的齐全、完整、准确与安全，并及时移交档案管理部门，任何个人不得将集团的档案材料据为己有；设兼职档案管理人员。 第三章 档案的形成、移交和归档 第七条??文件材料的形成 凡是直接记述和反映本单位、本部门生产、职能活动的，具有现实和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。 第八条 文件材料的归档范围 遵照《集团公司文件材料归档范围及保管期限表》（见附件1）的要求。 第九条??文件材料的归档时间 在工作活动中产生的文件材料在处理完毕后，必须按规定时间定期整理移交给档案管理部门集中保管。 （一）党群工作、行政管理、劳动人事、生产技术管理、经营管理、安全生产等方面的管理性文件材料，在次年的四月底前归档。 （二）财务档案由财务会计部门按会计档案归档整理要求立卷，可保管三年后归档。 （三）技术档案一般按工作阶段或在项目结束时归档：基建项目文件材料在其项目竣工验收后或财务决算后三个月内归档（图纸、招投标文件材料在工程竣工审计结算结束后移交档案部门），周期长的可分阶段、单项归档；对于机密性强（如资源资料、重要图纸等）的重要的外来材料在工作完成时随时归档。 （四）网上形成的电子文件经审批定稿或者流程结束后，由各部门（单位）负责电子文件管理的指定人员负责整理、著录、归档并随时做好备份工作，定期将本部门（单位）在网上的电子文件拷贝至光盘，在年度归档时转入档案室。 （五）集团各级员工因公外出学习、考察、参加会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，在公务活动结束后及时送交档案室办理移交登记手续。未及时办理移交归档手续的，所发生的差旅及文件材料购置费用不予报销。 （六）员工人事管理文件材料办理完毕后，由人力资源管理部门整理并定期归档。 （七）集团各级子公司按归档范围要求向上级档案主管部门移交档案，部分重要的、利用频率高的档案可根据需要适当延长移交期限。 第十条??文件材料的归档要求 （一）归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。 （二）归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。 （三）归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的