中小企业财会实务专题.pptVIP

第三节 采购与付款控制 一、应强化以下几方面： 权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理； 请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确； 采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应明确规定； 付款方式、程序、审批权限和与客户对账办法应当明确。 二、职责分工与授权批准 （一）职责分工 下列为不相容岗位： 请购与审批； 询价与确定供应商； 采购合同的订立与审核； 采购、验收与相关会计记录； 付款的申请、审批与执行。 付款业务不相容岗位分离具体要求： 使用部门发出的请购需求，必须经授权审批人员审批通过，才能让采购部门组织采购，使用部门不得越权直接指挥采购部门； 询价由采购部门和使用部门共同完成，按照规定的授权批准程序确定供应商，询价与确定供应商不能由一个部门或一个人单独完成； 订单或采购合同未经分管采购的负责人审核，采购部门不得私自下达或签署。 付款业务不相容岗位分离具体要求： 货物的验收工作应由专业职人员负责，采购人员或财务人员不得兼任此项工作。 付款必须由采购人员提出申请，经授权审核人员审核后，出纳人员才能支付。 担任付款任务的出纳人员不能由记录应付账款的会计人员兼任。 应对办理采购业务的人员进行定期岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂，损害企业利益。 （二）授权批准 任何采购行为必须按规定进行审批，审批人在授权范围内进行审批，不得越权审批；经办人在职责范围内按照制度规定办理采购与付款业务。 对于重要的采购行为，应当由企业领导集体决策审批或者请专家论证，以防止决策失误。 企业应当尽量实施集中或相对集中采购，减少各个环节的工作量，提高工作效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。 采购与付款程序 请购 审核 采购 验收 付款 三、请购与审批控制 （一）基本要求 合理设置请购权限和请购程序。根据购置物资或劳务的类型，确定请购权。 请购的必要性控制。企业采购需求应与生产经营计划相适应，以保证必要性。 请购的经济性控制。应按以销定产和合理库存的原则，根据企业预算、实际需要等情况，提出采购申请，凡是不需要、不急用的商品一律不得采购，防止不必要的资金占用和增加仓储负担。 （一）基本要求 请购的规范性控制。采购时应当明确采购类别、质量等级、规格、数量等相关要求和标准、到货时间等相关要求。 请购的审批控制。预算内采购，审批程序简化，由请购部门负责人签字批准后，即可采购；超过预算和预算外采购，经请购部门负责人签字批准后，应提交上一级审批人审批，再采购。 仓库接受生产部门需求 库存量是否低 于生产需求量 仓库发料 填写一式三联的请购单 生产计划部门审批 是否超计划数 或计划外请购 审批后的请购单，一联留存，一联退回仓库备查，一联交采购部门 报上一级领导审批 采购部门办订货和采购手续 否 是 否 是 请购与审批控制流程图 四、采购与验收控制 采购方式 采购物资 采购方式 一般物品或劳务 订单采购或合同订货 小额零星物品或劳务 直接购买 紧急需求和小额零星物品或劳务 制定特殊采购处理程序 四、采购与验收控制 供应商选择 建立供应商评价制度,由采购部门、生产部门、财会部门、仓库等共同评价。 包括对商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商资质、经营状况进行综合评价。 对紧急和小额零星采购范围、供应商选择也应做出明确规定。 四、采购与验收控制 采购价格 企业使用询价、比价、议价等手段确定采购价格。 询价：由采购人员执行，或组织价格调查小组进行，通过各种通信手段或亲自到相关供应商、市场上，了解相关产品报价，为后续定价程序提供资料。 比价：将询价资料比对，遵循价格优先的原则确定价格。 议价：与有关厂家进行讨价还价，最后义定采购价格。 四、采购与验收控制 验收入库 由独立验收部门或指定专人进行验收。 一般物品或劳务，验收其品种、规格、数量是否与要求相符；对于大批量非贵重物品可采用抽验方式。 验收完毕填制检验报告、计量报告、验收证明。 采内参部门接到审批后的请购单 填写一式两联采购单，一联留存，一联交采购员 采购员凭采购单与供应商下达订单或签订采购合同 采购部门核对合同与采购单 退回采购员处理 合同正式生效 合同副本分别转交生产计划部门和财务部门，以备查 不符 相符 采购控制流程图 采购来的材料运抵仓库 仓储人员验收 验收品种、数量和质量，并与请购单核对 移交采购部门处理 填写一式三联的验收入库单，一联仓库留存，一联交采购部门，一联交财务部门 验收完毕，材料入库，仓库登记材料明细账 不符 相符 验收控制流程图 五、采购的付款控制 基本要求 采购部门民和须审核请购单、验收部门签收的验收报告和供应商出具的填值税发票的明细、数量、规格是否一致，然后据以出具采购付