01业主档案管理规定WI-NWGZ-AL.KF-03-01.docVIP

业主档案管理规定 1.目的 1.1规范业主档案的管理工作 2.适用范围 2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。 3.职责 3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。 4.程序要点： 4.1由客服组前台对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的必威体育官网网址工作，特制定如下管理规定。 5.业主档案内容： 5．1收楼资料： 5.1．1《业主家庭情况登记表》; 5.1．2《业主证领用登记表》; 5.1．3业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）； 5.1．4《物品资料及钥匙签收表》; 5.1．5楼宇情况检查表； 5.1．6收楼通知书； 5.1．7 交款通知书； 5.1．8购房认购书 5.1．9管理公约签约页； 5.1．10《物业服务合同》； 5．2装修资料： 5．2．1《装修申请审批表》; 5．2．2《住宅室内装修管理协议》； 5．2．3《装修承诺书》； 5．2．4《闭水试验确认书》； 5．2．5《房屋装修工程、防水工程质量、防炎安全承诺书》； 5．2．6《装修人员管理条例》； 5．2．7相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）； 5．3入住日常资料： 5．3．1业主来函； 5．3．2客户服务单； 5．3．3催缴费通知单； 5．3．4《整改通知单》； 6. 业主档案袋的整理 6.1业户资料整理、分类: 6.2 资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找； 6.3 业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表； 6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。 6.5 业户资料归档时间和更新: 6.6 客服组办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台； 6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档； 6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理； 6.9 客服组前台每月30日进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性； 6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理； 6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主任审批后销毁。 7.业户资料查阅及印取: 7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服组前台进行登记，并说明因由； 7.2经客服组主任审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料； 7.3属查阅资料的，由前台客服助理陪同进行现场查阅； 7.4属印取资料的，前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取； 8.必威体育官网网址要求： 8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁； 8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新； 8.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理； 8.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。 9.业主档案的跟踪： 9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。 9.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报物业部经理批准，经客服组主任办理登记手续后方可查阅。 9.3业主档案应永久保存。 9.4将各业主资料输入电脑进行管理。 10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。 11.相关文件和记录 11.1《业主资料情况表》WI-NWGZ-AL.KF-06-41 11.2《业主档案目录》 广州新世界物业管理有限公司·作业文件 文件编号 WI-NWGZ-AL.KF-03-01 版本号 A 管理规定 修订状态号 0 页 码 3/3