4.1會議管理A.0.docVIP

名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第1頁共5頁 一、目的 為達成公司政策之一貫性，目標之明朗，掌握工作之進度及預算費用執行狀況及跨部門的工作協調，能配合客戶之要求，提供更好 的產品與服務。 二、範圍 本公司之各項會議均適用之。 三、定義 無 流 程 圖 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第2頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 總經理室 1 會議需求 6.1會議需求 6.1.1定期召開之例行會議 6.1.1.1依ISO規定之管理審查會議。 6.1.1.2營業目標未達成時。 6.1.1.3執行專案時，跨部門之工作協調與溝通；專案完成時。 6.1.2不定期召開之工作會議不列入計劃中。 總務人事組 2 計劃/修訂 6.2計劃/修訂 6.2.1總務人事組主管於每年十二月彙集董事長、總經理、各部門主管與管 理代表下一年度預定召開之各項會議內容，如日期、時間、地點、與 會人員與會議主題等相關資料，排定〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106) 如附件1，呈總經理審核。 6.2.2總務人事組主管依總經理裁示，進行計劃之修訂。 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 總經理 3 審核 6.3審核 6.3.1總經理依年度政策之需求及掌控工作進度之需求，審核〝年度會議計 劃表〞(MS-G4-0106)如附件1，若核可，進入流程4，進行公佈實施 作業若未核可，則回到流程2，進行計劃修訂作業。 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 總務人事組 4 公佈實施 6.4公佈實施 6.4.1總務人事組主管依【文件與資料管制程序書】(MS-M2-0501)之相關規 定將〝年度會議計劃表〞(MS-G4-0106)如附件1辦理公告，並其分發 給董事長、總經理、各部門主管、各單位主管與管理代表，由各會議 召集人據以召開會議。 文件與資料管制 程序書 (MS-M2-0501) 年度會議計劃表 (MS-G4-0106) 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第3頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 相關單位 總務人事組 5 通知 6.5通知 6.5.1各會議召集人依各會議所需之前置時間，以電子郵件、傳真或親自送 交方式，分發〝會議通知單〞(MS-M4-0108)如附件2給各會議之與會 人員，若有變更則另行以電話通知，若為每週召開一次之會議，由各 會議召集人直接通知各會議之與會人員，不需分發〝會議通知單〞 (MS-M4-0108)如附件2。 6.5.2不定期召開之會議，各會議召集人決定會議之日期、時間與地點前， 應避開固定會議召開之日期、時間與地點，若需使用總公司二樓會議 室，須先聯絡總務人事組事務員，確認可以使用後，依本作業內容 6.5.1之相關規定，通知各會議之與會人員。 會議通知單 (MS-M4-0108) 相關單位 6 會前準備 6.6會前準備 6.6.1各會議召集人於召開會議前，依〝會前準備清單〞(MS-M4-0111)如附 件3，進行各項會前準備事宜，各與會人員依職務所需或主管指派， 準備會議所需之資料與文件。 會前準備清單 (MS-M4-0111) 相關單位 7 會議召開 6.7會議召開 6.7.1各與會人員於會議召開時間，準時與會，主席依會議程序依序進行。 6.7.1.1會議程序： A主席宣佈會議開始 B主席致詞 C上次會議決議事項檢討報告 D討論事項 名翔恿線股份有限公司 會議管理程序書 文件編號 MS-M2-0103 制訂日期：89年10月26日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0版 頁 次 第4頁共5頁 四、權責 單位 五、作業流程 六、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單 No 流程 E臨時動議 F結論 G散會 6.7.1.2注意事項 A各與會人員應於會議開始前10分鐘完成簽到。 B各與會人員若因故可能遲到，應於會議開始前與各會議召集人聯 絡報備，未報備者