会议专业化实施方案1程序与标准.docVIP

会议(团队)操作程序与标准目录 销售部 前厅部 餐饮部 工程部 保安部 财务部 一、销售部： 程 序 标 准 1、电话询价与报价 接听客人询价电话 询问客人公司名称，辨别是否为老客户，是本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应价格政策报价。 如是老客户，了解酒店房型等设施可直接向其报价。 如是新客户，对酒店不太熟悉，先简要根据其需求，针对性地介绍一个酒店房间或会议室的概况，并向其推荐。 先让客人作合适的选择。 根据客人的选择，先向其初步报价。 做好客人议价 告知客人这是一个酒店现行的会议价。请客人发送传真告知会议的详细情况，然后我们将根据会议当时酒店的入住情况等综合因素，根据权限是否浮动。 恭维客人或客人的公司，向客人表达友好合作的愿望。 主动为会议客户上门洽谈服务，带上一整套规范的洽谈资料。 4) 如是重要或大型会议，邀请客人来店参观现场，再敲定细节。 3、询问并在会议洽谈纪要上填写客户联系方式 应正确无误地在会议纪要上记录客人的联络方式、存档，并请文员输入电脑，资料共享。 制作书面报价单 根据客人会议的日程及活动内容制作详细的会议计划书及报价。 向客人发送书面报价单，上面注明提请客人尽快确认，以便计划能顺利完成。 超权限报价及时请示 超出酒店会议价格政策的房价，及时向部门经理请示。 将会议计划书及报价单存档 将发给客户的报价单存档于“报价”文件夹中，以便本人不在时其它人员能够跟进此计划。 2、接待参观向客人介绍会议设施 与客户预约 通过前台查找到合适的客户及准备好钥匙。 约定一个双方都感方便的日期、时间和见面地点。 3）事先应对客人所要经过的地点进行检查。 4）将客人的姓名或客户名称及约定见面的时间，地点告知前台，以便使客人感到他们是爱欢迎的和被重视的。 5）事先准备好有关推销资料和宣传卡片。 客人抵店后的接待 在得到客人已到达酒店的通知后，应带好相关资料，微笑地在前台外面迎接客人，并直呼客人姓名，使客人产生一种被认知的亲切感。 了解客人有多少时间，告知客人将要行走的路线。 参观过程中鼓励客人提问题，并做相关记录，同时分发推销资料及饭店简介。 陪同客人参观 带领客人参观客房时，应从低档房间开始。 进房间之前应用手敲门，确认房间无人后，再将门打开，带领客人参观。 在房间中介绍各种设施的特点及客人应能从中得到的享受。 参观客房结束后，在前往多功能厅或会议室之前，要顺路介绍娱乐、商务中心、酒吧、 早茶等其他设施。 客人参观后 若有时间可以请客人喝些饮料。 采用适当方式，了解客户单位活动概况和全年会议等活动情况，以便促销工作明确方向。 总结要点，询问是否有其他问题。感谢各位光临，并亲自送客人出饭店大门。 客人离开后 客人离店后，写报告，并做好记录，为下一步的措施做好计划。 3、对已报价客户的跟踪 向客户发出会议计划单 经反复确认会议计划单，正确无误的状况。 与客人确认是否已收到计划书与报价 在报价发出的当天（不一定是马上），及时与客户联络，是否已收到传真。 3、引导客户搞好合作 如果客户反应积极，即请客人尽快对会议计划予以签字确认，向客人说明尽快确认的好处。 如果客户对会议计划有疑虑，即刻向客户解释，并根据客户的要求进行调整，作出针对性。 如果客户对会议计划反应消极，应向客人了解清楚是计划原因还是由于价格原因等，并作针对性的销售。 4）及时向部门领导反映进展状况。 4、经常与客户保持联系。 经常向客户致电询问会议的计划，将会议行程了解得越细越好，让客人感觉你对他们会议的重视。 4、会议细节的洽谈 1、关注住房安排洽谈 了解会议举行日期及会议的用房状况，并及时在电脑中查询是否发出重要预订，避免矛盾。 同时了解该日期是否还有其它未定的会议信息。既可以作为与客户还价的筹码，又能及时地在可能改变某档会议计划的情况下，建议客户调整，争取收益最大化。 按会议洽谈纪要上的格式和内容记录客人的住宿计划。 2、向客人了解会议活动行程 及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲突。 如有重叠和其它原因，可向客人作有利的针对性的调整建议。 按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活动。 3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价格 在了解能满足客人设施及服务的需求后，向客人报出客人所需设施及服务的价格。 与客人确认以上价格。 4、与客人确认房间布置要求 确认以下事项： 是否撤出迷你吧 是否关闭长途 5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服务 1）会场布置的形式 2）会议背景、会标 会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹纸板等 4）是否需布置鲜花、绿色植物 5）确认桌面文具的摆放 6）是否有其它特殊需求 与客人确认