【信息管理课件】信息资源的组织与过程管理.pptVIP

第五章信息资源的组织与过程管理 本章重点：掌握信息资源的需求分析、信息资源的开发和信息资源利用的概念和方法 第五章 信息资源的组织与过程管理 §5.1 信息资源的需求分析 §5.2 信息资源的开发 §5.3 信息资源的利用 §5.4 小结 §5.1 信息资源的需求分析 返回 5.1.1 用户及其信息需求 §5.2 信息资源的开发 返回 5.2.1 信息资源的开发概论 5.2.2 信息源分析 5.2.3 信息采集和转换 5.2.4 信息资源的组织 §5.3 信息资源的利用 返回 5.3.1 信息检索 5.3.2 信息资源的传播与服务 5.3.3 信息资源利用对社会的影响 5.1.1 用户及其信息需求 返回 信息用户：使用信息或进行信息消费的人。 信息用户可分为个人用户和团体用户。 信息需求：人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需要。 个人信息需求 个人信息需求是在个人生活和工作中产生的信息需求。 个人生活中的信息需求包括： 1．物质生活方面的信息需求； 2．精神、文化生活方面的信息需求； 3．个人安全的信息需求； 4．娱乐、休闲方面的信息需求； 5．人际交往方面的信息需求； 6．劳动和其他社会工作方面的信息需求； 7．个人爱好方面的信息需求； 8．求学及扩充知识方面的信息需求； 9．发明创造方面的信息需求；等等。 职业信息需求 工作中产生的信息需求是职业信息需求。职业信息需求包括： 1．为熟悉工作各环节而产生的信息需求； 2．为了解行业状况或同行的工作情况而产生的信息需求； 3．为熟悉服务对象情况而产生的信息需求； 4．为提高职业技能和工作能力而产生的信息需求； 5．为了解突发或意外的事件的性质而产生的信息需求； 6．为解决突发或意外的事件而产生的信息需求；等等。 组织信息需求 组织信息需求是指社会组织为实现其目标和宗旨而产生的一系列信息需求。一方面，组织的信息需求与组织中各个部门的信息需求密不可分，组织中各个部门的信息需求的总和构成了组织的信息需求。另一方面，组织信息需求与个人信息需求具有密切的联系。因为，在完成组织各项活动的过程中产生的信息需求的总和构成了组织的信息需求，而组织的各项工作又是由不同的组织成员来完成的。 满足组织的信息需求应从满足组织的各个部门的信息需求做起，这是满足组织信息需求的基础；满足个人的职业信息需求是满足组织信息需求的重要组成部分，同样会影响到组织目标的实现。 不同层次的工作人员的信息需求 一般而言，可将组织活动分为管理层、专业层和操作层。不同层次的工作人员有不同的信息需求。 操作层的工作人员主要由负责生产产品和提供服务的工人和负责事务性工作的普通职员构成，如，仓库保管员、销售员、秘书、打字员等。其工作性质决定了他们的信息需求种类相对单一需求量也较少。 专业层的工作人员主要是专业技术人员，包括工程师、会计师、系统分析员、律师、市场分析员、产品设计师以及广告人员等。其信息需求的特点为： 1．专业技术人员通常需要原始的、没有经过加工处理的数据。 2．专业技术人员的信息需求取决于工作性质。 管理层的工作人员可分为高层、中层和基层管理人员。基层管理人员的主要职责是监督操作层人员的工作。从事部门管理工作的人员是中层管理人员。高层管理人员是组织的最高决策人员。 各层管理人员的信息需求的共性： 1．为制定计划，需要了解组织当前的生产情况。同时，要掌握影响组织发展的周边环境信息。 2．为实现管理控制目标，需要掌握组织内部和组织外部的相关信息。如，本组织产品的市场占有率和竞争者产品的市场占有率等。 3．为处理影响组织生存和发展的重要问题所需要的信息。这些信息可能要从组织各部门收集信息，然后用适当的形式加以重新组织。 5.2.2 信息源分析 返回 信息源就是信息的来源。 对组织的信息源进行分析是信息资源组织的重要步骤，其目的在于指导信息收集，明确信息的收集方向。 根据不同的分类标准，可以将信息源区分为不同的类型。 1．以组织边界为界线，可分为内部信息源和外部信息源 内部信息源产生组织的内部信息。 外部信息源是指在组织外部为组织活动提供信息的信息源，与组织自身的业务和外部环境相关。 外部信息来源广泛，反映了组织的生存环境是决定组织生存和发展的重要因素。 2．根据信息是否数字化，可分为数字化信息源和非数字化信息源。 数字化信息源提供的信息来自于计算机存储设备，包括内存和外存，并且可以通过网络传输。 组织内部的非数字化信息源包括专业书籍、期刊、文书、档案等印刷型的文献，以及直接观察，如管理人员到车间巡视，了解企业的生产情况；组织内部的生产快报；手工收集的信息；零次信息，组