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行政文书格式规范统一文档管理模板

一、适用范围与应用场景

日常办公：部门间工作通知、事项请示、情况汇报等文书的起草与流转；

制度建设：公司内部管理办法、规定、细则等管理类文书的制定与发布；

会议管理：各类会议（如办公会、专题会）的会议纪要整理与分发；

档案归档：具有保存价值的行政文书的分类、编号与长期管理。

通过统一格式规范，可提升文书的专业性与严肃性，避免格式混乱导致的理解偏差，同时提高文书处理效率与档案管理规范性。

二、标准化操作流程指引

（一）文书起草：明确格式基础要求

标题规范

标题居中书写，字体为二号小标宋简体，如“关于召开2024年度年度工作总结会议的通知”；

标题一般不超过30字，若内容较多可分两行，分行时词义完整，间距均匀。

结构

首行缩进2字符，字体为三号仿宋_GB2312，行距为固定值28磅；

层次序号按“一、”“（一）”“1.”“（1）”顺序使用，每一层级字体可适当区分（如“一、”用黑体，“（一）”用楷体）；

段落首行不空两格的情况：条文式文书中的“第一条”“第二条”等顶格书写，后接具体内容。

落款与日期

落款（发文单位或部门）在右下方，字体为三号仿宋_GB2312，单位名称全称规范（如“公司行政部”而非“行政部”）；

成文日期以阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”），字体为三号仿宋_GB2312，日期右空四字符。

页码与页边距

页码位于页脚居中，格式为“-1-”（阿拉伯数字，字体为四号宋体）；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（符合公文标准）。

（二）格式初审：部门内部合规性检查

审核主体：文书起草完成后，由部门负责人或指定专人（如主管）进行格式初审；

审核要点：

检查标题是否准确概括内容，有无错别字；

核对字体、字号、行距、页边距等是否符合本模板要求；

确认层次序号使用是否规范，有无跳级或混用；

检查落款单位名称是否规范，日期是否准确。

处理方式：若格式不符合要求，退回起草人修改；若符合，进入内容审批环节。

（三）内容审批：按权限履行签批流程

审批层级：根据文书重要性确定审批权限，例如：

日常通知：部门负责人审批即可；

涉及全公司事项的制度类文书：需经分管领导（如副总经理）及总经理审批；

重大事项请示（如人事任免、大额资金使用）：需提交总经理办公会集体审议。

审批要求：审批人需对文书内容的真实性、合规性负责，审批意见需明确（如“同意印发”“修改后重报”），并签署姓名及日期。

（四）统一编号：建立唯一识别标识

编号规则：采用“部门简称+年份+序号”格式，例如：“行管〔2024〕15号”（“行管”为行政部简称，“2024”为年份，“15”为当年序号）；

编号管理：由行政部指定专人（如文秘专员）负责编号登记，保证同一部门、同一年度内文书编号不重复、不遗漏；编号后需在文书左上角标注，字体为四号仿宋_GB2312。

（五）印发与分发：规范传递与留存

印发方式：正式文书需使用公司统一信笺纸打印，加盖单位公章（或部门章，根据文书性质确定）；电子版文书需通过公司内部办公系统（如OA系统）发送，避免使用私人邮箱或即时通讯工具传输。

分发范围：根据审批意见明确分发对象（如“各部门、各分公司”），分发需填写《文书分发登记表》（见模板表格），记录接收部门、接收人及接收时间，保证可追溯。

（六）归档管理：分类保存与定期维护

归档范围：所有已审批、印发的具有保存价值的行政文书，包括纸质版与电子版；

分类标准：按文书类型（如“通知类”“报告类”“制度类”）、年度、部门进行分类，每类文书按编号顺序排列；

保存期限：根据文书重要性确定保存期限（如“会议纪要”保存5年，“管理制度”长期保存），电子版需定期备份（如每季度备份一次），防止数据丢失；

查阅流程：内部人员因工作需要查阅归档文书，需填写《文书查阅申请表》，经部门负责人同意后由档案管理员提供查阅，查阅后需签字确认。

三、核心工具表格模板

（一）行政文书审批流程表

文书编号

文书标题

起草部门

起草人

联系方式

内容摘要

初审意见（负责人签字）

复审意见（分管领导签字）

终审意见（总经理签字）

印发份数

分发范围

归档日期

行管〔2024〕15号

关于开展2024年度消防安全检查的通知

行政部

张*

为落实安全生产要求，定于6月10-20日开展全公司消防安全检查

已审核格式合规，内容可行

同意按计划实施

同意印发

15

各部门、各分公司

2024-06-21

（二）行政文书登记台账表

序号

文书编号

文书标题

类别

起草部门

起草日期

审批人

印发日期

接收部门（人）

归档状态

备注

1

行管〔2024〕15号

关于开展2024年度消防安全检查的通知

通知类

行政部

2024-06-01

李*

2024-06-05

各部门、各分公司

已归档

含