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学校综合办公室规程方案

**一、总则**

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）的日常运作，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规程方案。本方案适用于办公室全体工作人员，旨在明确职责分工、优化工作流程、加强内部协作，提升服务质量。

**二、组织结构与职责分工**

（一）组织架构

1.办公室设主任1名，负责全面工作；

2.副主任2名，协助主任分管具体事务；

3.下设文秘组、行政组、后勤组3个核心部门，各组设组长1名。

（二）职责分工

1.**文秘组**

-负责文件起草、审核、归档；

-协调会议安排及记录整理；

-处理外来函件、通知的收发与分发。

2.**行政组**

-负责办公用品采购、管理及分发；

-协调各部门预算申请与报销流程；

-监督考勤制度执行。

3.**后勤组**

-负责办公环境维护、设备检修；

-协助组织员工活动及培训；

-处理访客接待与接待安排。

**三、工作流程与规范**

（一）文件管理

1.文件分类标准：按“红头文件”“内部通知”“工作总结”等分类；

2.收文流程：登记→传阅→存档；

3.发文流程：起草→审核→编号→打印→盖章→分发。

（二）会议管理

1.会前准备：确定议题、通知参会人员、准备会议材料；

2.会中记录：详细记录决议及待办事项；

3.会后跟进：整理会议纪要并分发给相关人员。

（三）考勤管理

1.考勤方式：采用指纹打卡或电子签到系统；

2.异常处理：请假需提前提交申请，经组长审批后方可生效；

3.统计周期：每月5日前完成上月考勤统计并公示。

（四）办公用品管理

1.采购流程：需求提交→预算审批→采购→入库；

2.使用规范：按需领用，定期盘点，避免浪费；

3.报废处理：损坏或过期物品需填写报废申请表，经审核后报废。

**四、内部协作与沟通**

（一）沟通机制

1.每日晨会：总结昨日工作，安排当日任务；

2.定期例会：每周五召开部门协调会，解决跨组问题；

3.紧急事务：通过内部即时通讯工具或电话快速响应。

（二）协作要求

1.各组需定期交叉检查工作进度，确保衔接顺畅；

2.需跨组合作的事项需提前提交协作申请，明确分工与时间节点；

3.重大事项需经主任或副主任联合审批，确保决策科学。

**五、工作监督与改进**

（一）监督机制

1.办公室主任每周抽查各组工作情况；

2.员工可匿名提交意见箱建议，定期评估工作成效；

3.设立季度考核指标，如文件处理时效、考勤准确率等。

（二）改进措施

1.每季度召开总结会，分析问题并提出优化方案；

2.鼓励员工参加业务培训，提升专业技能；

3.引入信息化管理工具，如电子档案系统，提高工作效率。

**六、附则**

本方案自发布之日起施行，办公室全体人员需严格遵守。如遇特殊情况需调整，由主任提出修订意见，经管理层讨论后执行。

**三、工作流程与规范（续）**

（一）文件管理（续）

1.文件分类标准（续）：

-**红头文件**：指学校正式发布的政策性文件、通知、公告等，需加盖公章，由文秘组专人管理，确保存档完整；

-**内部通知**：部门内部工作安排、临时通知等，无需盖章，按部门传阅即可；

-**工作总结**：各部门每月、每季度总结报告，需经组长审核后存档备查。

2.收文流程（细化）：

-**登记**：文秘组人员每日定时（如8:00-9:00）在《收文登记簿》中记录来文日期、发文字号、标题、来源等信息，并标注优先级（如“紧急”“常规”）；

-**传阅**：根据文件内容确定传阅范围，如人事文件传阅至各部门组长，财务文件传阅至财务组等，传阅人需签字确认；

-**存档**：传阅完毕后，文秘组将文件整理成册，按年份和编号归档，电子版同步录入档案系统。

3.发文流程（细化）：

-**起草**：根据发文需求确定文种（如通知、函件），明确主送、抄送单位，语言需规范、简洁；

-**审核**：由起草人提交至组长初审，组长审核内容、格式后，报请主任或副主任终审，确保无错漏且符合学校规定；

-**编号**：审核通过后，由文秘组在文件右上角标注发文号（如“校办发〔2023〕XX号”），并录入发文台账；

-**打印**：按需打印纸质版，重要文件需双面打印并装订；

-**盖章**：文件需加盖学校公章或相应部门印章（如人事处章），文秘组核对章与文件一致性；

-**分发**：纸质版按主送单位优先、抄送单位其次的顺序分发，电子版通过内部邮件系统发送至相关邮箱。

（二）会议管理（续）

1.会前准备（细化）：

-**确定议题**：提前收集各部门需讨论事项，由文秘组汇总后提交主任审核，明确会议主题；

-**通知参会人员**：至少提前2天发送会议通知，注明时间、地点、议题、参会人员及需准备材料，可通