采购订单审核清单.docVIP

采购订单审核清单通用工具模板

一、适用场景与价值

采购订单审核是企业采购管理中的关键控制环节，旨在保证采购活动的合规性、准确性及经济性。本清单适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门、财务部门、需求部门及相关管理层，用于规范采购订单的审批流程。具体场景包括：

常规采购：计划内物料、设备或服务的采购订单审核；

紧急采购：因生产急需或突发需求需缩短流程的订单审核（可适当简化步骤但需保留核心审核项）；

大额采购：超过指定金额（如10万元）的高价值订单专项审核；

战略供应商合作：长期合作框架下的订单履约审核。

通过系统化审核，可有效避免订单信息错误、供应商资质风险、预算超支等问题，保障采购流程透明高效，降低企业运营风险。

二、审核流程与操作步骤

采购订单审核需遵循“发起-初审-复评-终审-归档”的标准化流程，各环节责任主体及操作步骤

步骤1：订单发起与初步自查（采购专员）

操作内容：

采购专员根据采购需求部门提交的《采购申请单》，在ERP系统中创建采购订单，填写完整信息（含供应商信息、物料/服务详情、价格、交货期、付款方式等）；

对照《采购申请单》自查订单信息：需求部门、物料名称/规格型号、数量、预算科目是否与申请一致；供应商名称、地址、联系方式是否准确无误；单价、总金额是否在报价有效期内且符合采购协议约定；交货日期是否满足项目需求；

附上必要附件：供应商报价单、采购申请单、合同（如适用）、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等复印件）。

输出成果：完整的采购订单电子档及纸质版（需签字）+附件材料。

步骤2：需求部门确认（需求部门负责人）

操作内容：

需求部门负责人收到采购专员转交的订单及附件后，1个工作日内完成确认；

重点审核：订单中的物料/服务名称、规格型号、数量是否与实际需求完全一致（避免“采购≠使用”）；交货日期是否影响生产/项目进度；特殊质量要求是否在订单中明确标注；

确认无误后签字确认；若存在需求变更，需提交书面《变更申请》，说明变更原因及调整内容，由采购专员同步更新订单。

输出成果：需求部门负责人签字确认的订单（或《变更申请》）。

步骤3：采购部合规性初审（采购经理）

操作内容：

采购经理审核订单的采购流程合规性及供应商选择合理性：

流程合规：订单是否经过《采购申请单》审批流程（如小额采购需部门负责人审批，大额采购需分管副总审批）；紧急采购是否履行了“紧急申请审批”手续；

供应商合规：供应商是否在《合格供应商名录》内；若为新供应商，是否已完成资质审核（如ISO认证、行业资质等）及现场考察；

商务条款：价格是否低于或等于市场均价（可通过历史采购数据、第三方比价平台验证）；付款方式是否符合公司财务制度（如“预付款不超过30%”）；交货地点、运输方式是否明确；

审核通过后签字；若发觉问题（如供应商资质不全、价格异常），退回采购专员补充材料或重新谈判。

输出成果：采购经理签字确认的订单（或《整改通知单》）。

步骤4：财务部预算与资金审核（财务经理）

操作内容：

财务经理重点审核订单的资金预算及支付条款：

预算匹配：订单总金额是否在对应预算科目额度内（如“生产用原材料”预算是否充足）；若为跨期采购，是否提前办理预算调整手续；

资金计划：付款节点是否与公司现金流匹配（如避免集中大额支付导致资金紧张）；预付款、进度款、尾款比例是否符合财务风控要求；

成本合理性：单价是否偏离历史采购成本或标准成本（偏差超过5%需提供书面说明）；税费计算是否准确（如增值税税率是否符合规定）；

审核通过后签字；若预算不足或支付条款不合理，与采购部协商调整订单或申请追加预算。

输出成果：财务经理签字确认的订单（或《预算调整申请》）。

步骤5：法务/风控部条款审核（法务专员/风控经理，如需）

操作内容：

涉及重大合同（如年度框架协议、定制化服务订单）或高风险条款（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式）时，需提交法务部/风控部审核；

重点审核：订单中的法律条款是否与主合同一致；违约责任是否明确（如逾期交货的违约金计算方式）；必威体育官网网址条款、知识产权条款是否完整；争议解决方式是否约定为公司所在地法院诉讼；

审核通过后签字；若存在法律风险，出具《法律意见书》要求采购部与供应商协商修改。

输出成果：法务/风控部签字确认的订单（或《法律意见书》）。

步骤6：最终审批（分管副总/总经理）

操作内容：

根据订单金额及重要性，确定最终审批人（如5万元以下由采购总监审批，5万元以上由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）；

审批人重点审核：订单整体是否符合公司战略采购目标；是否涉及重大风险（如独家供应商依赖、超预算采购）；各部门审核意见是否一致；

审批通过后，在订单“最终审批”栏签字，订单生效；若未通过，注明退回理由，订单流程终止。

输出成果：最终审批人签字确