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原材料采购管理制度

原材料采购作为企业生产经营活动的首要环节，其管理水平直接关系到产品质量、生产成本、生产效率乃至企业的整体竞争力。为确保企业原材料采购活动的规范、高效、经济与安全，特制定本管理制度。本制度旨在通过明确采购流程、职责分工、供应商管理、成本控制及风险防范等方面的要求，为企业原材料采购工作提供系统性的指导和约束。

一、指导思想与基本原则

原材料采购管理应以企业发展战略为导向，以满足生产经营需求为目标，遵循以下基本原则：

1.质量优先原则：采购的原材料必须符合国家及行业标准、企业内部质量规范及特定订单要求，坚决杜绝不合格品流入生产环节。

2.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、招标等多种方式，追求最优的性价比，有效控制采购成本，提升企业盈利能力。

3.合规诚信原则：严格遵守国家法律法规及企业内部规章制度，与供应商建立并维护公平、公正、诚实、守信的合作关系，杜绝商业贿赂等不正当行为。

4.效率提升原则：优化采购流程，减少不必要的环节，提高采购响应速度和执行效率，确保生产连续性。

5.风险控制原则：对采购过程中的市场风险、价格风险、供应风险、质量风险等进行有效识别、评估和控制，保障供应链的稳定。

二、组织架构与职责分工

为确保采购管理制度的有效实施，需明确各相关部门及岗位的职责权限，形成权责分明、协同高效的组织保障体系。

1.采购部门：作为原材料采购的归口管理部门，主要负责制定和执行采购计划、供应商的开发与管理、采购合同的谈判与签订、采购订单的下达与跟踪、采购物资的催交与协调、采购成本的控制以及采购数据的统计分析。

2.需求部门（如生产部、研发部等）：根据生产计划、研发项目等提出原材料需求，明确原材料的规格型号、质量标准、数量及交货期等具体要求，并对需求的准确性负责。参与相关原材料的质量检验和供应商评估。

3.供应链管理部门/仓储部门：负责原材料的入库验收、仓储保管、库存预警及出库管理，确保库存数据的准确性，并及时反馈库存信息给采购及需求部门。

4.质量管理部门：负责制定原材料的质量标准，对采购入库的原材料进行检验或验证，出具检验报告，参与供应商的质量体系审核与评估，并对不合格品的处理进行监督。

5.财务部门：负责采购预算的审核，根据合同及验收凭证办理付款手续，进行采购成本的核算与分析，并对采购资金的使用情况进行监督。

6.法务部门/合规部门：负责对采购合同的法律合规性进行审核，提供法律咨询，参与重大采购争议的处理，确保采购活动符合法律法规要求。

7.跨部门协作机制：可根据需要设立采购管理委员会或类似跨部门协作机构，由各相关部门负责人组成，负责审议重大采购策略、供应商选择、价格政策等，协调解决采购管理中的重大问题。

三、采购流程管理

规范的采购流程是保证采购工作有序进行的基础，应涵盖从需求提报到付款结算的全过程。

1.需求提报与审批：需求部门根据生产计划、库存情况及项目进度，填写统一的《原材料采购需求单》，明确品名、规格、数量、质量标准、交货日期及用途等信息，按规定权限逐级审批。对于大额或特殊采购需求，需附加详细的需求说明或论证报告。

2.采购计划编制：采购部门汇总各需求部门的审批需求，结合库存水平、市场供应状况及企业资金情况，编制月度、季度或年度采购计划，报相关领导审批后执行。采购计划应具有一定的前瞻性和灵活性，以应对市场变化。

3.供应商选择与管理：

*供应商准入：建立严格的供应商准入标准，对供应商的资质、生产能力、质量体系、财务状况、商业信誉、环保及社会责任等方面进行调查和评估，符合条件者方可纳入合格供应商名录。

*供应商评估与分级：定期对合格供应商的表现进行综合评估，评估指标可包括质量、价格、交期、服务、合作配合度等。根据评估结果对供应商进行分级管理，实施动态调整，激励优秀供应商，淘汰不合格供应商。

*战略供应商合作：对于关键原材料或长期合作的重要供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系，通过共同研发、信息共享、利益共享等方式实现双赢。

4.采购方式确定：根据采购金额、物资特性、市场竞争程度等因素，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于常规、小额采购，可采用框架协议或集中采购等方式提高效率。

5.采购执行与合同管理：

*询比价/招标：采购部门根据确定的采购方式，向合格供应商发出询价单或招标文件，获取报价并进行比较分析。

*合同签订：在确定供应商后，应与供应商签订书面采购合同，明确品名、规格、数量、价格、质量标准、交货地点、交货期、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等关键条款。合同文本应规范，并经法务部门审核。

*订单下达：合同签订