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行政主管岗位说明书

一、引言

行政主管作为组织运营的重要枢纽，肩负着确保公司行政体系高效、有序运转的核心职责。本岗位不仅要求对日常行政事务进行统筹管理，更需要在优化办公流程、提升资源利用效率、营造良好工作环境及支持公司战略落地等方面发挥关键作用。其工作质量直接关系到公司整体运营成本、员工工作体验及组织形象。

二、岗位基本信息

*岗位名称：行政主管

*所属部门：行政部

*直接上级：公司副总经理/总经理（根据组织架构调整）

*直接下级：行政专员、前台、保洁、司机等（根据团队配置）

*工作地点：公司指定办公场所

*汇报关系：定期向直接上级汇报工作进展、存在问题及改进建议。

三、主要工作职责

（一）行政管理体系建设与优化

1.负责组织制定、修订和完善公司各项行政管理制度、流程及规范，并监督执行，确保行政工作有章可循。

2.根据公司发展战略和实际运营需求，持续评估现有行政体系的有效性，提出优化方案并推动实施。

3.建立健全行政工作的监督、检查和反馈机制，确保各项制度和流程得到有效落实。

（二）日常办公运营保障

1.全面负责公司前台接待、总机服务、邮件收发、报刊订阅等前台行政事务的管理与指导。

2.统筹管理办公区域的规划、布局、维护与安全，确保办公环境整洁、有序、安全、舒适。

3.负责办公设备（计算机、打印机、复印机等）的采购申请、登记、维护保养及故障报修的协调工作。

4.统一管理公司办公用品的采购、入库、领用、盘点及费用控制，确保物资供应及时且合理利用。

5.负责公司印章、证照的规范管理，包括使用登记、保管及年检等工作，确保合规使用。

（三）资产管理与成本控制

1.牵头组织公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、盘点、维护、报废等全生命周期管理。

2.负责行政费用的预算编制、执行监控与分析，通过有效的管理手段控制行政运营成本。

3.对行政相关的供应商（如物业、保洁、维修、办公用品等）进行评估、选择、管理与关系维护，确保服务质量与成本效益。

（四）行政团队管理与发展

1.根据行政工作需求，合理配置行政团队人员，明确岗位职责与分工。

2.负责行政团队成员的日常管理、工作指导、绩效考核与激励，提升团队整体工作效能。

3.关注团队成员的职业发展需求，组织开展必要的培训与学习活动，促进员工能力提升与个人成长。

4.营造积极向上的团队氛围，增强团队凝聚力与协作精神。

（五）会务与活动支持

1.负责公司重要会议、大型活动（如年会、团建、庆典等）的策划、组织、筹备与现场协调工作，确保活动顺利进行。

2.统筹会议场地、设备、物料、餐饮、住宿、交通等资源的安排与落实。

（六）跨部门协作与沟通

1.作为行政部门的代表，与公司各部门保持良好沟通，了解其行政需求，提供及时有效的支持与服务。

2.积极配合其他部门开展工作，协调解决跨部门行政事务相关问题。

3.代表公司与外部相关单位（如政府部门、物业、供应商等）进行必要的沟通与联络。

（七）突发事件应急处理

1.协助制定和完善公司行政安全相关的应急预案（如火灾、自然灾害、突发公共卫生事件等）。

2.在发生突发事件时，按照预案流程，迅速组织协调资源，采取有效措施，保障人员安全与公司财产安全，降低损失。

四、任职资格要求

（一）教育背景与专业知识

1.大专及以上学历，行政管理、工商管理、文秘等相关专业优先。

2.熟悉国家及地方相关的行政法律法规、政策，掌握现代行政管理理论与方法。

3.具备扎实的公文写作、会务组织、档案管理、资产管理等专业知识。

（二）工作经验

1.具有X年以上行政管理相关工作经验，其中至少X年以上同岗位或行政团队管理经验。

2.有大型企业或知名机构行政主管经验者优先考虑。

3.具备独立处理复杂行政事务和团队管理的实践经验。

（三）核心能力要求

1.组织与协调能力：能够有效规划、组织各类行政活动和资源，协调内外部关系，确保各项工作有序推进。

2.沟通与表达能力：具备优秀的口头和书面沟通能力，能够清晰、准确地传递信息，善于倾听并理解他人需求。

3.分析与解决问题能力：能够敏锐发现行政工作中存在的问题，运用逻辑思维和创新方法分析问题根源并提出切实可行的解决方案。

4.计划与执行能力：能够制定清晰的工作计划，设定优先级，并高效执行，确保目标达成。

5.团队领导与管理能力：具备良好的团队建设、激励和领导能力，能够带领团队成员共同成长，达成团队目标。

6.成本意识与预算控制能力：具备较强的成本观念，能够有效控制行政费用支出，实现资源的优化配置。

7.学习与适应能力：乐于接受新知识、新方法，能够快速适应公司