企业行政管理审批标准化表单.docVIP

企业行政管理审批标准化表单工具指南

一、表单应用场景解析

在企业日常运营中，行政管理审批涉及多个高频场景，标准化表单能有效规范流程、提升效率并规避风险。典型应用场景包括：

费用报销类：员工日常办公费用、差旅费用、招待费用等支出报销，需明确事由、金额及票据合规性；

物品采购类：办公用品、固定资产（如电脑、设备）的申购，需列明规格、数量、预算及用途；

合同协议类：供应商合同、服务协议的审批，需核对条款合法性、金额及部门权责；

事务申请类：用印申请、会议室使用、员工假期（年假、病假）等行政事务的流程发起；

资质审批类：供应商准入、外部机构合作等需多部门协同评估的合规性审批。

通过标准化表单，可统一各场景审批要素，保证信息传递完整、责任划分清晰，减少因流程不规范导致的重复沟通或审批延误。

二、标准化操作流程详解

（一）表单领取与填写

表单获取：申请人通过企业OA系统、行政部共享文件夹或线下行政服务中心领取对应类型表单（如《费用报销审批表》《物品采购申请表》），保证使用必威体育精装版版本（表单右上角标注版本号及生效日期）。

信息填写：

基础信息：完整填写申请人姓名（*）、所属部门、联系方式、申请日期，保证信息真实可追溯；

事由描述：清晰说明申请事项（如“采购部门A4纸100包”“报销北京出差交通费用”），避免模糊表述（如“买些办公用品”）；

明细内容：根据申请类型填写具体明细（如采购物品需列明名称、规格、单价、数量、预算金额；费用报销需分类填写差旅/招待/办公费用明细并附票据清单）；

附件清单：注明需提交的附件（如发票复印件、合同草案、报价单、会议纪要等），并在提交时一并附上。

（二）提交与初审

提交路径：

线上提交：通过OA系统填写表单并附件，选择“直接上级”作为第一审批节点，提交后系统自动流转；

线下提交：将填写完整的纸质表单及附件提交至部门助理或行政部，由专人录入OA系统。

初审要点：直接上级或部门负责人在1个工作日内完成初审，重点审核：

申请事项是否属于部门职责范围及预算额度内；

填写信息是否完整、附件是否齐全（如发票抬头是否为企业全称、金额是否与申请一致）；

事由是否符合公司行政管理规定（如差旅行程是否与工作内容相关、采购物品是否为必需品）。

初审不通过需注明原因并退回申请人修改，通过后进入下一审批环节。

（三）复审与审批

复审环节：根据申请类型由对应职能部门复审：

费用报销：财务部复审票据合规性、报销标准是否符合规定（如差旅住宿是否超标、招待费用是否超出年度预算）；

物品采购：行政部/采购部复审库存情况（如同类物品是否有库存）、供应商资质（如是否在合格供应商名录内）；

合同审批：法务部复审合同条款（如违约责任、知识产权归属）、财务部复审付款条款。

复审部门需在2个工作日内完成审核，必要时可发起补充材料或部门会签（如涉及跨部门协作事项）。

终审环节：根据审批权限划分，由最终负责人审批：

日常费用报销（金额≤5000元）：部门负责人终审；

大额费用（5000元＜金额≤20000元）：分管副总终审；

固定资产采购、合同签订等重大事项：总经理终审。

终审通过后，审批结果由OA系统或行政部通知申请人；不通过则明确原因并终止流程。

（四）结果反馈与归档

执行反馈：审批通过后，申请人需在规定时限内办理后续手续（如费用报销至财务部领款、采购物品至行政部领用），并在完成后3个工作日内通过OA系统反馈执行结果。

表单归档：行政部每月收集审批完成的表单（含电子版及纸质版），按“申请类型-日期”分类归档，保存期限不少于3年（涉及合同、固定资产等需保存5年以上），保证后续审计或查询可追溯。

三、审批表单模板

企业行政管理审批通用表单

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

联系方式

申请日期

年月日

申请类型□费用报销□物品采购□合同审批□用印申请□其他

紧急程度□普通□紧急（需注明原因）

申请事由

（详细说明申请事项背景、目的及具体内容，如：为配合项目开展，需采购型号打印机1台，预算3000元）

明细内容

（根据申请类型填写，示例：采购物品需列明名称、规格、单价、数量、小计；费用报销需分类填写差旅/办公/招待费用明细）

序号

1

2

合计金额（大写）

附件清单

（请勾选并注明附件名称，如发票、合同、报价单、会议纪要等）

□发票（共张）□合同草案□供应商报价单□会议纪要□其他：

审批流程

申请人签字：

直接上级/部门负责人签字：

职能部门复审（如财务/行政/法务）：

分管领导/总经理终审：

日期：年月日

日期：年月日

日期：年月日

日期：年月日

备注

（可填写其他需说明事项，如特殊审批要求、附件补充说明等）

四、使用规范与风险提示

（一）填写规范

信息真实性：申请人需对表单内容及附件真实性负责，严禁虚报