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采购管理流程模板及控制要点

一、适用范围与场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购管理活动，涵盖生产物料、办公用品、服务外包、固定资产等各类采购场景。无论是常规月度采购、紧急临时采购，还是年度框架协议采购，均可通过本模板规范流程、控制风险，保证采购活动合规、高效、经济。特别适用于需建立标准化采购管理体系的企业，或希望优化现有采购流程、降低采购成本的管理场景。

二、采购管理全流程操作指南

（一）需求提出与预算确认

需求发起

使用部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目进度等），填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付时间及用途。

关键控制点：需求描述需具体、可量化，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确“A4纸100包，70g，白色”）。

预算审核

需求部门将《采购需求申请表》提交至财务部门，财务人员核对需求是否在年度/季度预算范围内，重点审核预算科目、金额匹配性。

超预算需求需填写《超预算采购申请表》，说明超预算原因（如市场价格上涨、临时新增项目），并由分管领导及总经理审批。

责任人：需求部门负责人、财务主管、分管领导。

（二）供应商选择与评估

供应商寻源

采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。

公开招标：适用于金额较大（如≥50万元）或通用性强的采购项目，通过公共交易平台发布招标公告。

邀请招标：适用于金额适中（如10万-50万元）、供应商资源有限的采购项目，邀请3家及以上合格供应商参与。

询价比价：适用于小额采购（如＜10万元），向3家及以上供应商询价，选择性价比最优者。

关键控制点：供应商需具备合法资质（营业执照、相关行业许可证等），重大项目需考察供应商生产能力、质量体系、供货记录。

供应商评估与确定

采购部门组织《供应商评估表》，从价格、质量、交期、服务、信誉、资质等维度评分（总分100分，价格占比≤30%），选择综合得分最高者。

评估结果需经采购经理、需求部门负责人、分管领导审批，形成《供应商选定审批表》。

责任人：采购专员、采购经理、需求部门负责人。

（三）合同签订与审批

合同拟定

采购部门根据供应商选定结果，拟定《采购合同》，明确以下核心条款：

采购物品/服务名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准、验收方法及违约责任；

交付时间、地点、运输方式；

付款方式（如预付款比例、到货付款、质保金条款）；

必威体育官网网址条款、争议解决方式等。

合同审批

合同依次由法务部门（审核法律条款）、财务部门（审核付款条款）、采购部门（审核商务条款）、分管领导、总经理审批。

重大合同（如金额≥100万元或涉及核心技术）需外聘律师审核。

审批通过后，双方加盖公章（合同章），合同正式生效。

关键控制点：合同条款需与采购需求、供应商评估结果一致，避免口头约定；付款条件需与财务制度匹配。

责任人：采购专员、法务主管、财务主管、总经理。

（四）订单执行与交付跟踪

订单下达

采购部门根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物品信息、交付时间、收货地址及联系人。

订单需加盖采购专用章，扫描抄送财务部门、需求部门及仓库。

交付跟踪

供应商发货后，及时提供《发货清单》（含物流单号）；采购专员*通过物流系统跟踪货物状态，保证按期交付。

若延迟交付，供应商需提前3个工作日书面说明原因，采购部门评估是否影响生产/业务进度，必要时启动备选供应商方案。

责任人：采购专员*、供应商对接人。

（五）验收入库与质量检验

实物验收

货物送达后，仓库管理员*核对《采购订单》《发货清单》，检查外包装是否完好、数量是否一致。

需求部门或质检部门（如涉及技术参数）现场检验物品规格、质量，填写《验收入库单》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论。

不合格品处理

若验收不合格，仓库管理员在《验收入库单》中注明问题（如“规格不符”“外观破损”），采购专员通知供应商24小时内响应，协商解决方案（如退货、换货、折价）。

退换货需重新履行交付验收流程，不合格品需隔离存放，避免误用。

关键控制点：验收需有2人以上在场，签字确认；技术复杂的物品需附检测报告。

责任人：仓库管理员、质检专员、需求部门代表、采购专员*。

（六）付款结算与账务处理

单据审核

供应商根据验收合格结果开具合规发票（增值税专用发票/普通发票），附《采购合同》《验收入库单》《付款申请表》。

财务部门审核发票真伪、金额与合同/订单一致性、验收单与发票信息匹配性，确认无误后安排付款。

付款审批与执行

付款流程：财务主管审核→分管领导审批→出纳*通过银行转账支付。

预付款、进度款、尾款需按合同约定比例支付，质保金（通常为5%-10%）在质保期满无质量问题后退还。

关键控制点：禁止“无合同付款”“无验