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学校综合办公室操作规程制定

一、总则

为规范学校综合办公室的日常运作，提高工作效率和服务质量，确保各项行政事务有序开展，特制定本操作规程。本规程适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确岗位职责、工作流程及标准，促进部门内部协作与外部沟通。

二、岗位职责与权限

（一）综合办公室主任职责

1.负责办公室整体运营管理，制定并执行年度工作计划。

2.协调部门内部及与其他部门的沟通与协作。

3.审核重要文件、报告及会议决议。

4.管理办公用品采购、固定资产登记等工作。

（二）综合办公室其他人员职责

1.负责日常文件收发、归档及流转。

2.协助组织会议，做好会前准备、记录及会后跟进。

3.处理来电、来信及来访接待工作。

4.负责部分行政事务的督办与执行，如考勤管理、费用报销等。

三、工作流程与操作规范

（一）文件管理

1.文件收发流程：

(1)接收文件后，核对份数、完整性，并在《文件登记簿》中记录。

(2)根据文件内容分发至相关负责人或部门。

(3)重要文件需经办公室主任审核签字后方可传阅。

2.文件归档要求：

(1)定期对文件进行分类、整理，确保档案编号清晰。

(2)必威体育官网网址文件需专柜存放，并落实双人双锁管理。

（二）会议组织流程

1.会前准备：

(1)确定会议主题、时间及参会人员，提前3日发布通知。

(2)准备会议议程、资料，并布置会场。

(3)安排专人负责签到、摄像及记录工作。

2.会中执行：

(1)守时召开会议，维持会场秩序。

(2)记录关键决议及待办事项，形成会议纪要。

3.会后跟进：

(1)3日内将会议纪要分发给参会人员。

(2)跟进决议事项的落实情况，及时反馈进展。

（三）行政事务处理

1.考勤管理：

(1)每日统计员工出勤情况，核对异常情况并及时沟通。

(2)月底汇总考勤数据，提交财务部门核对薪资。

2.费用报销：

(1)申请人提交报销单据，注明事由、金额及附件清单。

(2)审核人检查单据合规性，签字后报财务部门处理。

(3)财务部门审核通过后，3个工作日内完成报销。

四、协作与沟通机制

（一）部门内部协作

1.每周一召开晨会，通报本周重点工作及分工。

2.遇紧急事务时，启动跨岗位协作机制，指定专人负责协调。

（二）外部沟通规范

1.接待访客：

(1)主动问好，引导访客至接待室或相关办事窗口。

(2)需要领导接见的，提前汇报并安排会面。

2.电话接听标准：

(1)通话铃响3声内接听，自报部门及姓名。

(2)简明扼要记录信息，必要时转达其他同事。

五、监督与改进

（一）定期检查

1.每月月底由办公室主任组织内部检查，评估规程执行情况。

2.重点检查文件管理、会议组织等环节的规范性。

（二）持续改进

1.收集员工意见，每季度修订完善操作规程。

2.根据实际工作需求，优化流程步骤，提高效率。

六、附则

本规程自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如遇特殊情况需临时调整，应报请学校管理层批准。

**一、总则**

为规范学校综合办公室的日常运作，提高工作效率和服务质量，确保各项行政事务有序开展，特制定本操作规程。本规程适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确岗位职责、工作流程及标准，促进部门内部协作与外部沟通。具体而言，本规程的制定基于以下原则：

(一)**服务导向原则**：以服务师生、服务部门、服务学校发展为核心，提升综合办公室的辅助保障能力。

(二)**规范高效原则**：通过标准化、流程化的操作，减少工作随意性，提高工作效率，降低出错率。

(三)**协同合作原则**：强调部门内部及与其他部门的沟通协作，形成工作合力，共同推进学校事务发展。

(四)**持续改进原则**：定期评估规程执行情况，根据实际情况和反馈意见进行修订和完善，确保持续优化。

**二、岗位职责与权限**

（一）综合办公室主任职责

1.**负责办公室整体运营管理**：

(1)制定并实施综合办公室年度、季度、月度工作计划，并定期进行总结评估。

(2)组织召开办公室内部工作会议，传达学校相关精神，部署工作任务，协调解决问题。

(3)监督检查各项规章制度和操作流程的执行情况，确保工作规范有序。

(4)负责办公室年度预算编制和财务管理工作，合理使用经费，确保资源有效利用。

2.**协调部门内部及与其他部门的沟通与协作**：

(1)建立健全沟通机制，定期与其他部门负责人进行沟通，了解工作需求，协调解决跨部门问题。

(2)组织开展部门间联谊活动，增进了解，促进合作。

(3)处理师生反映的各类问题，做好上传下达，维护学校良好秩序。

3.**审核重要文件、报告及会议决议**：

(1)审核各类请示、报告、计划、总结等文件的合规性和完整性，提出修改意见。

(2)参加学校重要