《文秘》—常用事务文书的拟写.pptVIP

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技能要求：通过本节的学习，能够

★在具体公务中正确选用传真、备忘录、事务性通知、邀请

信、感谢信、贺信、请柬

★准确拟写传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺

信、请柬

知识要求：通过本节的学习，掌握

★事项性通知(事务通知、会议通知)的知识与拟写

★礼仪文书的知识与拟写;一、传真

1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。

2、特点：

1）真实，既传送的是文书原件的真迹；

2）便捷，即操作便当，传递迅速；

3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。;天地公司传真;这是一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。正文的首部写明收件人

姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真

号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司

的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的

标志图标。;二、备忘录

1、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体

内部人员之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为menmo。

2、特点：

1）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带；

2）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。

;发给：初萌———秘书

发自：施林———行政部经理

日期：2006年1月6日

内容：总经理来京行程安排

总经理将于2006年1月8日星期一到达北京，并将于1月10日下午离开返

回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港

办公室。;三、事务性通知

1、事项通知

事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情

或某些情况，一般不要求执行或办理。

（1）事项通知的适用范围

当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这

种通知，如成立、合并、撤销、???整某一机构，启用新的印章，更换单位名称，

更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。

（2）事项通知的写法

这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实

在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作

有所推动和改进。这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。不用于发

布法规，也不用于批转公文，多是针对一些临时性的事务，只起告知和沟通的作

用。这类通知在形成时大都不编发文号，用过之后，也无须立卷归档。

;2．非正式公文类通知

１）启事型通知

这种通知与启事相近。当需要把一些临时发生的情况和准备采取的措

施告知有关单位和个人时，多使用这种通知书，如《ＸＸ办事处关于报送２

００５年卫生工作总结的通知》。

２）凭证型通知

这种通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用。其行

文对象都是与某一事项有关的单位或个人。比如，某单位要主持召开一个全

省乃至全国范围内的学术讨论会、产品鉴定会等，总要事先向有关单位或个

人发出通知。一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为

其参加会议的凭证。;3、会议通知

写好会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。

1）把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的工作任务。

2）把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作例会。

3）把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门主持。

4）把会议的内容或主要目的写清楚。

5）把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清楚。

6）把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接点出具体与会人员的姓名，一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写“召开副科级以上干部会议”，如果是党干部会，可写成：“召开党员干部会议”。

7）把对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材料、证件等。

8）把联系电话（联系人）、联系