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采购申请审批流程模板（供应商选择与成本控制版）

一、适用场景与价值定位

本模板适用于企业各类采购场景，包括但不限于：生产型企业原材料采购、办公设备/耗材采购、服务类项目采购（如IT运维、咨询服务）、工程项目材料采购等。当企业需要通过标准化流程规范采购行为、保证供应商选择的合规性与经济性、实现采购成本的可控与优化时，本模板能有效解决以下痛点：

采购需求发起随意，缺乏预算与必要性审核；

供应商选择过程不透明，存在廉政风险；

成本控制无依据，易出现超预算或性价比低的情况；

审批环节冗余或缺失，影响采购效率。

通过使用本模板，可实现“需求清晰、流程规范、供应商优质、成本可控”的采购管理目标，同时为后续采购审计与数据分析提供支撑。

二、全流程操作步骤详解

（一）第一步：采购需求发起与初步审核

责任人：需求部门申请人、需求部门负责人*

填写《采购申请表》：申请人需明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交货日期等关键信息，并附《采购需求说明书》（如技术参数、质量标准等）。

部门负责人初审：需求部门负责人*审核采购需求的合理性（是否为必要支出、是否符合部门工作计划）及预估成本的准确性，签字确认后提交至采购部门。

输出物：《采购申请表》（附件1）、《采购需求说明书》

（二）第二步：采购需求合规性与预算复核

责任人：采购专员、财务审核、采购经理

采购部门审核：采购专员核对《采购申请表》与《采购需求说明书》，重点审核：

采购物品/服务是否在《合格供应商清单》内；

是否存在可替代的闲置库存（优先内部调拨）；

预估单价是否参考近期历史采购价或市场均价。

财务部门复核：财务审核*核查采购预算是否充足（对照年度/月度预算表），若超预算，需需求部门说明原因并提交《预算调整申请表》，按权限报批。

输出物：《采购需求审核意见表》（附件2，含采购、财务审核意见）

（三）第三步：供应商信息收集与资格预审

责任人：采购专员、采购经理*

供应商信息收集：根据采购需求类型，通过以下渠道收集至少3家潜在供应商信息：

企业《合格供应商清单》（优先选择历史合作评级≥B级的供应商）；

公开招标平台（如采购网、行业招标网站）；

供应商自荐（需提交资质文件供审核）。

资格预审：采购专员对供应商资质进行初步审核，重点核查：

营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；

生产/经营资质（如ISO9001质量体系认证、行业特定资质）；

财务状况（近1年审计报告，避免资不抵债供应商）；

历史合作履约记录（无重大质量、法律纠纷）。

输出物：《供应商资格预审表》（附件3，含合格供应商名单）

（四）第四步：供应商评估与成本对比

责任人：采购专员、采购经理、技术专家（如需）、财务审核*

询价与报价收集：向通过资格预审的供应商发出《询价函》（附件4），要求提供：

详细报价单（分项报价：含单价、数量、总价、增值税率）；

成本构成说明（如原材料成本、加工费、运费、税费等）；

交货周期、质量保证条款、售后服务承诺。

多维度供应商评估：成立评估小组（采购经理、技术专家、财务审核*），采用“评分法”综合评估供应商，评分标准参考《供应商评估打分表》（附件5），维度包括：

价格（40%）：对比各供应商总价及分项成本，优先选择性价比高的方案；

资质与能力（25%）：生产规模、技术实力、供货稳定性；

服务（20%）：交货及时性、售后响应速度、质量保障措施；

合作历史（15%）：过往合作评价（如验收合格率、付款及时性）。

成本控制分析：财务审核*对报价进行成本拆解，重点核查：

是否存在隐性成本（如额外运费、包装费、调试费）；

批量采购折扣（若采购量≥X台/吨，可要求供应商提供阶梯报价）；

替代方案成本（如功能相近但价格更低的型号）。

输出物：《供应商评估报告》（附件6，含评分结果、推荐供应商）、《成本分析对比表》（附件7）

（五）第五步：采购方案审批与决策

责任人：采购经理、分管副总、总经理*（根据采购金额授权）

提交审批材料：采购经理*汇总以下材料，按审批权限逐级报批：

《采购申请表》；

《供应商评估报告》；

《成本分析对比表》；

超预算采购的《预算调整申请表》（如需）。

审批决策：审批人重点审核：

采购需求是否符合公司战略；

供应商选择过程的合规性（是否经过充分评估、有无应询价未询价情况）；

成本控制措施是否到位（是否低于历史采购价、是否实现最优性价比）。

输出物：《采购审批单》（附件8，含各环节审批意见）

（六）第六步：采购合同签订与执行

责任人：采购专员、法务专员*（如需）、供应商

拟定合同：采购专员根据审批结果，拟定《采购合同》（附件9），核心条款包括：

标的物名称、规格、数量、单价、总价；

质量标准（需符合《采购需求说明书》要求）；

交货时间、地点、方式；

付款