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物业财务管理流程标准操作手册

第一章总则

1.1目的

为规范物业管理处的财务管理行为，明确各岗位职责，确保财务活动的合法性、合规性、准确性和及时性，提高资金使用效益，保障公司及业主的合法权益，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本公司所属各物业管理处的各项财务管理活动，包括但不限于收入管理、支出管理、会计核算、财务监督等。各物业管理处全体财务人员及涉及财务活动的相关岗位人员均须严格遵守本手册规定。

1.3基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家财经法律法规、会计准则及公司财务管理制度。

2.审慎性原则：财务活动应保持谨慎，合理控制风险，确保资金安全。

3.效益性原则：优化资源配置，力求以合理成本实现最大效益。

4.权责对等原则：明确各岗位在财务管理中的权利与责任，确保事事有人管，人人有专责。

5.规范透明原则：财务流程应规范有序，财务信息应清晰透明，便于监督。

第二章收入管理

2.1物业费及相关费用收取

2.1.1收费标准与公示

物业管理处应根据物业服务合同约定的收费标准，在服务区域内显著位置及官方渠道进行公示，包括收费项目、计费方式、标准金额、缴费周期及优惠政策（如有）。

2.1.2收费方式

1.常规收费：财务人员或授权收费员应在指定收费点，根据业主/住户信息，准确核算应收费用，开具收款票据，并在系统中及时登记收款信息。

2.批量代扣：对于开通银行代扣业务的业主/住户，财务人员应于缴费周期前，与合作银行对接，准确提供代扣数据，代扣成功后及时核对到账情况并更新系统。

3.线上支付：积极推广并维护线上缴费渠道（如微信、支付宝、银行APP等），确保系统稳定，到账信息准确，并及时与财务系统对账。

2.1.3票据管理

1.收费时必须向付款方开具符合规定的发票或收据，严禁不开票、虚开票。

2.票据由专人保管，建立领用、核销登记制度，确保票据连号使用，作废票据需完整保存并注明“作废”字样。

2.2其他收入管理

包括但不限于停车费、广告费、场地租赁费、特约服务费等。此类收入应参照物业费收取流程，明确收费标准，规范开票流程，并及时入账。

2.3欠费管理

1.定期（如每月）梳理欠费情况，生成欠费清单。

2.通过电话、短信、书面通知等方式进行催缴，必要时可依据物业服务合同采取进一步措施。

3.对催缴情况进行记录，持续跟踪。

第三章支出管理

3.1预算控制

各项支出应严格控制在年度预算范围内。预算外支出需按规定程序报批。

3.2费用报销

3.2.1报销原则

1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的、与业务相关的合理支出。

2.合规性原则：报销凭证必须合法、合规，符合公司报销规定。

3.及时性原则：费用发生后应及时办理报销手续。

3.2.2报销流程

1.申请：报销人填写《费用报销单》，粘贴合法有效的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等），注明费用事由、金额、发生日期等信息。

2.审批：报销单须经部门负责人审核签字，再按审批权限逐级上报审批。审批人应对费用的真实性、必要性及合规性进行审核。

3.复核：财务部门对审批通过的报销单及原始凭证进行复核，检查凭证的完整性、合规性及金额的准确性。

4.付款：复核无误后，由出纳根据报销单办理付款手续（现金或银行转账），并在报销单上加盖“付讫”章。

3.3采购与付款

3.3.1采购申请与审批

1.对于日常办公用品、维修材料等采购，需由使用部门提出《采购申请单》，注明品名、规格、数量、预估单价、用途等，按审批权限报批。

2.大额或长期采购项目应通过招标或比价方式选择供应商，确保采购成本合理。

3.3.2入库与验收

采购物品到货后，应由专人（如库管员或使用部门负责人）对数量、质量、规格型号等进行验收，确认无误后在送货单上签字，并办理入库手续。

3.3.3付款审批与执行

1.财务部门根据审批后的采购合同/订单、验收单、合法发票等凭证，审核无误后，按合同约定的付款方式和期限办理付款。

2.付款时，出纳应仔细核对收款方信息，确保资金支付准确无误。

3.4工资薪金支付

人力资源部门按月提交经审批的工资表，财务部门复核无误后，按时足额发放至员工个人账户，并代扣代缴个人所得税及各项社会保险。

第四章款项缴存与银行对账

4.1款项缴存

1.收取的现金应于当日或次日上午缴存银行，严禁坐支现金、白条抵库。

2.缴存时应填写存款凭单，确保金额与账面一致，并将银行回单及时交会计入账。

4.2银行账户管理

1.按规定开设和使用银行账户，不得擅自多头开户或出租、出借银行账户。

2.银行印鉴章应实行分人保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

4.3银行对账

1.每月必须与银